Методичні рекомендації до виконання роботи 4

Завдання виконується наступним чином.

1. Запустіть MS Excel. Змініть назву робочого аркуша на “Прізвище студента ІС-4”. Введіть заголовки стовпців таблиці даних. Для розміщення заголовків включити режим переносу за словами: Формат → Ячейки → Выравнивание → флаг «переносить по словам».

2. Безпосередньо заповніть даними поля першого рядка списку.

3. Введіть початкові дані за допомогою команди програми MS Excel Форма з меню Данные.

Якщо активною є клітинка в списку і формат клітинок першого рядка відрізняється від формату клітинок інших рядків, за допомогою команди Данные → Форма програма MS Excel автоматично створює форму для цього списку (з назвою робочого листа), використовуючи перший рядок списку як назви полів форми. Створена форма призначена насамперед для зручного введення інших записів (рядків) у цю таблицю даних (хоча можна безпосередньо заповнювати таблицю). Щоб додати ще один запис до таблиці, використовують кнопку <Добавить>, після чого заповнюють усі поля для наступного запису. Якщо в списку є поля, які обчислюються програмою, вони також подаються у формі, але без відповідних полів введення даних. Для перегляду вже заповнених записів використовують кнопки <Назад> і <Далее>.

Крім того форма дає змогу шукати записи за певними критеріями. Для цього потрібно клацнути на кнопці <Критерии>, після чого у правому верхньому куті форми з’являється напис Критерии. Якщо заповнити відповідні поля форми, кнопки <Назад> і <Далее> показуватимуть лише записи таблиці, що задовольняють введеним умовам. Для числових полів можна вводити математичні умови порівняння (=, <, >, <>, <=, >=). У текстових полях можна використовувати символи шаблону:

“*” – будь-яка кількість будь-яких припустимих символів;

“?” – будь-який один довільний символ.

4. Сортування даних за допомогою команди Сортировка пункту меню Данные.

З даними у списку в MS Excel можна здійснювати перетворення різного типу. Одне з найпростіших – сортування – виконується за допомогою команди Данные → Сортировка. Програма автоматично розпізнає таблицю даних (коли активною є клітинка всередині списку) і відкриває діалогове вікно Сортировка диапазона. Діалогове вікно дає змогу вибрати черговість сортування за стовпцями і напрям сортування кожного із стовпців.

5. Фільтрація таблиці даних для простих умов відбору.

Для простих умов фільтрації даних найзручніше скористатися командою Данные → Фильтр → Автофильтр. Якщо помістити курсор всередину таблиці даних (списку) і виконати цю команду, то праворуч від заголовка кожного стовпця з’явиться кнопка зі стрілкою вниз, за допомогою якої можна виконувати різні команди фільтрації списку. Коли потрібно відфільтрувати дані лише у деяких стовпцях, можна застосувати автофільтр лише для них (треба, щоб вони були розташовані поряд, створювали один діапазон клітинок). Перед виконанням команди Автофильтр потрібно ці стовпці виділити.

Кнопка зі стрілкою вниз розкриває команди автофільтра, а також список усіх значень клітинок стовпця за абеткою, що дає можливість з’ясувати весь набір значень і які із значень програма розглядає як неоднакові. Якщо вибрати один з елементів цього списку, таблиця даних буде відфільтрована за цим елементом, і на екрані відобразяться лише ті записи, що відповідають заданому фільтру. При цьому в рядку стану буде наведено результат фільтрації, наприклад, Найдено записей 2 из 8.

На відміну від сортування порядок відфільтрованих рядків не порушується.

У разі великої кількості запропонованих для вибору елементів списку для швидкого переходу до певного елемента треба ввести початкову літеру, враховуючи розкладку клавіатури та написання літери, тобто велика чи мала.

Якщо стовпець містить хоча б одну пусту клітинку, то в списку, що розкривається, будуть присутні елементи Пустые і Непустые, які дають змогу відфільтрувати записи, в яких значення зазначеного поля не введені або введені.

Перша команда автофільтра Все відміняє будь-які введені умови фільтрації і повертає таблицю даних до початкового вигляду.

Команда Первые 10… призначена для стовпців з числовими даними. За цією командою відкривається діалогове вікно Наложение условия по списку, призначене для відображення визначеної кількості рядків з найбільшими або найменшими значеннями в цьому стовпці.

Команда Условие дає змогу задавати складніші критерії фільтрації, ніж точна рівність певному значенню. За цією командою відкривається діалогове вікно Пользовательский автофильтр, в якому визначають одну (перший рядок) або дві умови (перший і другий рядки), що можуть бути зв’язані між собою логічними операторами “И” (елементи стовпця повинні задовольняти як першу, так і другу умови) або “ИЛИ” (елементи мають задовольняти одну з цих двох умов).

Якщо стовпець містить числові дані, для них можна встановити звичайні умови порівняння (равно, не равно, меньше, меньше или равно і таке інше). Для текстових даних можуть бути застосовані умови начинается с, заканчивается на, содержит тощо, а також використані підстановочні знаки: “?” – один будь-який довільний символ, “*” – будь-яка кількість будь-яких припустимих символів. При пошуку в тексті власне символу “знак питання” або “зірочка”, перед ними треба поставити знак “~” (тильда).

У разі недостатності фільтрації даних за одним стовпцем, можна задати додаткові умови для інших стовпців. Додаткові критерії відбору зв’язані логічним оператором “И”, тобто зрештою залишаться лише записи, що одночасно задовольняють усі задані умови.

Для деактивації автофільтра слід повторно виконати команду Данные → Фильтр → Автофильтр.

6. Розширена фільтрація таблиці даних для складних умов відбору.

У разі застосування розширеного фільтра можна задати складніші умови відбору записів зі списку (більш як два набори умов для одного стовпця; умови, що задаються за результатом обчислення за формулою та інші). На відміну від автофільтра, при розширеній фільтрації умови відбору строк списку вводяться в окремий діапазон клітинок – допоміжну таблицю-фільтр, де вказуються деякі з стовпців та строк таблиці даних.

Після виконання команди Данные → Фильтр → Расширенный фильтр відкривається діалогове вікно Расширенный фильтр, в якому потрібно встановити діапазони клітинок (з заголовками) для таблиці даних, таблиці-фільтру (містить умови відбору) і результатів фільтрації, а потім натиснути кнопку ОК.

Якщо активною є клітинка всередині таблиці даних, MS Excel автоматично визначає діапазон клітинок списку, в іншому разі слід вказати цей діапазон, включаючи заголовки стовпців.

Для формулювання умов відбору в розширеному фільтрі треба в будь-якому вільному місці робочого аркуша створити додатковий рядок із заголовками стовпців, а наступні кілька рядків використати для введення в них умов відбору записів таблиці даних. Можна обмежитися тільки тими заголовками стовпців (назвами полів), для яких встановлюються умови фільтрації. Умови відбору в клітинках відповідних стовпців можна записувати в кілька рядків. Критерії в одному рядку з’єднуються логічним оператором “И”, в різних рядках – логічним оператором “ИЛИ”. Якщо в діапазоні умов деяка клітинка порожня, це означає, що таку умову задовольнятиме будь-яке значення у стовпці. Тому фільтрація списку не відбудеться, якщо в діапазоні умов виявиться порожній рядок.

Розглянемо деякі випадки на прикладі рис.4.1.

Рис.4.1. Фрагмент листа «Дані про адресу та загальну площу квартир клієнтів»

У найпростішому випадку, коли зі списку треба отримати тільки записи з одним значенням в одному стовпці (наприклад, виділити лише записи, що мають значення “Восточная” для стовпця “Вулиця”), достатньо для діапазону умов вказати тільки дві клітинки – з назвою стовпця і нижче з потрібним значенням:

Вулиця

Восточная

Якщо ж цікавлять два значення з одного стовпця (логічний оператор “ИЛИ” – або “Восточная”, або “Артема”), в діапазон умов слід нижче додати ще одну клітинку з відповідним значенням:

Вулиця

Восточная

Артема

У разі необхідності обмежити відібрані записи додатковою умовою для іншого стовпця (наприклад, цікавлять з вулиці “Восточная” лише записи з прізвищем “Петренко”, тобто з’єднані логічним оператором “И”), у тих самих рядках слід додати назву стовпця та відповідне значення:

Вулиця	Прізвище
Восточная	Петренко

Для іншої ситуації, коли до відібраних записів потрібно додати записи з умовою для іншого стовпця (наприклад, цікавлять усі з вулиці “Восточная” та всі з прізвищем “Петренко”, тобто з’єднані логічним оператором “ИЛИ”), значення для другого стовпця записують у наступному рядку:

Вулиця	Прізвище
Восточная
	Петренко

Щоб повернутися до початкового вигляду списку записів, слід використовувати команду Данные → Фильтр → Отобразить все.

При виконанні команди Расширенный фильтр програма MS Excel переглядає всю таблицю даних, а не тільки відфільтровану її частину, тому не потрібно виконувати команду Отобразить все перед новою фільтрацією списку записів.

Крім критеріїв точної рівності деякому значенню можна використовувати інші критерії порівняння: <, <=, <>, >, >=. Для текстових критеріїв слід враховувати певні правила. Якщо в клітинку записати одну літеру, при фільтрації будуть знайдені всі значення, що починаються на цю літеру. За умовою “>В” після фільтрації залишаться записи, що починаються з літер від “В” до “Я”, для “<В” – від “А” до “Б”. Крім того, символи шаблону (“*”, “?”) обробляються так само, як в автофільтрі.

У загальному випадку, у фільтрі заголовок кожного стовпця таблиці, що фільтрується, можна представити один раз або двічі, а в рядку під ними можуть бути використані числові значення поля зі знаками нерівності. Це дає можливість записати нерівність 27<Загальна площа квартири, кв.м<32 у вигляді наступної таблиці-фільтру:

Загальна площа квартири, кв.м	Загальна площа квартири, кв.м
>27	<32

Можна побудувати таблицю-фільтр, що містить кілька рядків. Кожному рядку відповідають елементарні умови, об’єднані союзом ”И”, а умови, що відповідають різним рядкам, об’єднуються союзом ”ИЛИ”. Наприклад, таблиця-фільтр

Загальна площа квартири, кв.м	Загальна площа квартири, кв.м	Вулиця
>27	<32	Восточная
>44,1		Багратиона

визначає усі записи, що задовольняють логічній умові [(27<Загальна площа квартири, кв.м<32) И (Вулиця = ”Восточная”)] ИЛИ [(Загальна площа квартири, кв.м>44,1) И (Вулиця = ”Багратиона”)].

7. Розширена фільтрація таблиці даних з використанням обчислювальних критеріїв.

Програма MS Excel дає можливість також використовувати обчислювальні критерії, що потребують виконання складніших операцій, ніж просте порівняння. Це може бути, наприклад, порівняння із середнім значенням якогось стовпця всієї таблиці даних (середня площа, середній вік, середня заробітна плата працівників тощо). Для виконання фільтрації такого типу треба:

• в деякій клітинці за межами списку обчислити потрібне значення (наприклад, у клітинці H6 записати =СРЗНАЧ(F3:F10));

• в вільній клітинці за межами списку ввести заголовок стовпця, що не повинен збігатися з будь-яким заголовком таблиці даних (наприклад в клітинку H8 ввести “Умова1”), а нижче в клітинку H9 ввести умову обчислювального критерію (наприклад, =F3>$H$6, де F3 – перша клітинка стовпця даних “Загальна площа квартири, кв.м”). При цьому слід дотримуватись правил: посилання на клітинки за межами списку повинні бути абсолютними, а посилання на клітинки всередині списку – відносними;

• у діалоговому вікні Расширенный фильтр у полі Диапазон условий встановити діапазон клітинок умов відбору за обчислюваним критерієм ($H$8:$H$9).

8. На завершальному етапі:

• збережіть аркуш з таблицею початкових даних і умовами відбору разом з книгою електронної таблиці на робочому столі під своїм прізвищем, запишіть на зовнішній носій і роздрукуйте;

• продемонструйте вміння користуватися технологією введення записів в таблицю даних, технологією пошуку даних за певними критеріями, технологією сортування і фільтрації даних у списку в середовищі MS Excel;

• у звіті наведіть зразки первинних і результуючих документів, тексти логічних умов, за якими виконувався відбір даних за допомогою кожної таблиці-фільтру, відповіді на контрольні питання.