Короткі теоретичні відомості

Пакет програм MS Excel надає можливість роботи з електронними таблицями.

Електронний процесор MS Excel розглядає прямокутний блок клітинок (таблицю даних) як список, з яким можна здійснювати низьку операцій (сортування, фільтрацію та інші), якщо дані в таблиці організовані за ознакою однорідності, а саме, кожен стовпець містить дані одного типу. З точки зору баз даних кожен стовпець є полем даних, а кожен рядок – записом для окремого екземпляра об’єкта бази даних. Перший рядок списку програма MS Excel розглядає як заголовки стовпців списку (назви полів) і не включає його до результатів обробки списку.

Кожна клітинка має відносну адресу (наприклад, A1) і абсолютну (наприклад, $A$1), а також їй можна присвоїти ім’я.

Заповнювати та корегувати таблиці можна безпосередньо або за допомогою форм. Використовувати форми зручно для таблиць великого розміру.

Сортування списку виконується з метою впорядкування даних за значеннями (без урахування формату).

Звернення користувачів до автоматизованої інформаційної системи (АІС) здійснюється у вигляді запитів.

Основні етапи роботи АІС:

• інтерпретація введених запитів;

• виконання дій, зазначених в них;

• формування й вивід повідомлень і документів.

Запит – це формалізоване повідомлення, що надходить на вхід системи й містить умову на пошук даних, а також вказівку про те, що необхідно проробити зі знайденими даними.

Для пошуку необхідних даних призначені пошукові запити.

Елементарним запитом називають речення виду: <ім'я_поля> = <припустиме_значення_поля>. Пошуковий запит, що використовує це речення, є простим. Він полягає в знаходженні тих записів, які мають відповідне значення вказаного поля. Складні запити утворюються з елементарних за допомогою логічних операторів «И», «ИЛИ» та круглих скобок.

В MS Excel одним з інструментів організації пошукових запитів є фільтрація списків.

Фільтрація – це швидкий і легкий спосіб пошуку у списку підмножини даних і роботи з нею. Фільтр – це програма, що відбирає в послідовності рядків таблиці тільки записи, які задовольняють заданій логічній умові. У відфільтрованому списку відображаються тільки рядки, що відповідають умовам відбору. MS Excel надає дві команди для фільтрації списків, які відрізняються способом завдання умови фільтрації:

• Автофільтр для простих умов відбору;

• Розширений фільтр для більш складних умов відбору.

На відміну від сортування, при фільтрації порядок записів у списку не змінюється. При фільтрації тимчасово приховуються рядки, які не потрібно відображати.

Рядки, відібрані при фільтрації в MS Excel, можна редагувати, форматувати й виводити на друк, а також створювати на їхній основі діаграми, не змінюючи порядок рядків і не переміщаючи їх.

Переклад деяких термінів

Українською мовою	Російською мовою
Довільний символ	Произвольный символ
Припустимі символи	Допустимые символы
Зірочка	Звездочка
Перетворення	Преобразование
Сортування даних	Сортировка данных