Перечень отдельных документов по кадрам, которые должны храниться в организации не менее 10 лет

┌─────────────┬─────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Номер статьи│ Вид документа │

│ в Перечне │ │

├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤

│32а │Штатные расписания, изменения к ним │

├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤

│269 │Документы о структуре аппарата управления (нормативы│

│ │численности, справки, расчеты) │

├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤

│272 │Документы об организации труда при совмещении профессий│

│ │(акты, протоколы, справки, докладные записки) │

├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤

│276 │Документы о проверке выполнения условий коллективного│

│ │договора (протоколы, справки, акты, переписка) │

├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤

│284а │Нормы выработки и расценок (кроме временных),│

│ │разработанные и утвержденные в организации │

├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │Сетки по оплате труда, ставки, разработанные и│

│286а │утвержденные в организации │

├─────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и│

│298 │охраны труда, техники безопасности (справки, предложения,│

│ │обоснования, рекомендации) │

└─────────────┴─────────────────────────────────────────────────────────┘

Законом об архивном деле установлено (ст. 23), что в случае ликвидации коммерческой организации (или прекращения деятельности индивидуального предпринимателя), в том числе в результате банкротства, архивные документы, образовавшиеся на данный момент в процессе ее деятельности (за исключением документов, сроки хранения которых истекли), ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий обязаны передать на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на договорной основе. При этом перед передачей документы должны быть систематизированы.

При реорганизации коммерческих организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяют учредители этих организаций либо органы, уполномоченные на то учредительными документами.

Место хранения

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обязанность создавать архивы в организациях законодательно не закреплена. Документы долговременного и постоянного срока хранения можно хранить непосредственно в архиве организации или сдать их на хранение в частный архив. Законом об архивном деле установлено (ст. 13), что организации могут создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Они вправе самостоятельно определить место хранения своей документации. Архивные документы (включая кадровую документацию) передаются в архив организации не позднее чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве. Документы с временными сроками хранения, как правило, не подлежат передаче в архив организации.

Законом установлено (ст. 15), что организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

В том случае, когда в организации создается большой объем документооборота, целесообразно создать архив как самостоятельное структурное подразделение организации. Если же количество документации сравнительно небольшое, то можно организовать архив как подразделение в составе секретариата.

Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при отсутствии подлинников принимаются копии, заверенные руководителем организации. Для упорядочения передачи дел в архив, целесообразно составить соответствующий график, который согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы и утверждается руководителем организации. Кроме того, нужно разработать регламент выдачи документов из архива по запросу сотрудников, а также сторонних организаций. Срок, на который могут быть выданы документы, не должен превышать 3 месяцев.

Не реже одного раза в пять лет в архиве организации целесообразно проводить проверку наличия состояния документов для установления фактического наличия единиц хранения документов и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам.

Если у организации нет необходимости создавать собственный архив, то можно обратиться в частную архивную фирму, которая возьмет на себя ответственность за сохранность документов, а также магнитные носителя с записанной на них информацией. При этом обязательно должна быть составлена подробная опись сдаваемых единиц хранения. В свою очередь частный архив должен обеспечить не только сохранность, но и конфиденциальность, полученных на хранение документов.