Ответственность за нарушения в кадровом делопроизводстве

Трудовое законодательство РФ обязывает работодателя документально оформлять отношения с работником, в частности: оформить трудовой договор (ст. 67 ТК РФ) и приказ о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), вести учет времени отработанного каждым работником (ст. 91 ТК РФ), ежегодно утверждать графики отпусков (ст. 123 ТК РФ) и т.п. Отсутствие таких документов может явиться основанием для привлечения работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

В то же время при исчислении ряда налогов затраты, связанные с производством, принимаются для уменьшения налоговой базы при условии их документального подтверждения. И если проверки соблюдения трудового законодательства не так уж часто проводятся, а штрафы за трудовые нарушения не велики, то небрежность в кадровом делопроизводстве может серьезно отразиться на финансовом благополучии организации при налоговых проверках.

Общие требования к оформлению первичных документов предусмотрены в Законе о бухучете от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ. За отсутствие первичных документов по учету труда и его оплаты (если на основании этих документов организация производит те или иные расходы, влияющие на формировании налоговой базы по налогу на прибыль, НДС, НДФЛ, ЕСН) организация может быть привлечена к налоговой ответственности в виде штрафа по статье 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета (штраф может составлять более 15000 руб.) Такая ответственность возможна и при отсутствии занижения налоговой базы, а просто за отсутствие таких первичных документов как: приказ о приеме, приказ о переводе, приказ о предоставлении отпуска, приказ об увольнении, приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении, табель учета рабочего времени, расчетно-платежная (расчетная) ведомость либо платежная ведомость, записка-расчет о предоставлении отпуска, записка-расчет при увольнении работника, акт о приемке работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному для выполнения определенной работы.

Кроме того, пунктами 21 и 22 статьи 270 НК РФ установлено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются в составе расходов на оплату труда расходы на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работнику помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов), а также расходы в виде премий, выплачиваемых работникам за счет средств специального назначения или целевых поступлений. Поэтому необходимо, чтобы размеры окладов, условия выплаты премий прописывались и в трудовых договорах для включения их в расходы по налогу на прибыль.

Правила хранения документов

Все организации, независимо от организационно-правовой формы, а также предприниматели без образования юридического лица обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, образующихся в их деятельности в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными актами РФ.

Правила хранения документов установлены целым рядом нормативных правовых актов, регулирующих архивное дело, в том числе Федеральным законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Кроме того, отдельные положения, касающиеся хранения документов, содержатся также в налоговом и бухгалтерском законодательстве.

В настоящее время конкретные сроки хранения всех документов (бухгалтерских, финансовых, кадровых и пр.) установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденным Росархивом 06.10.2000 г. Сроки хранения для ряда документов налогового и бухгалтерского учета установлены Налоговым кодексом РФ и Федеральным законом от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Перечнем установлено, что исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом завершения их в делопроизводстве. Так, если срок действия договора закончился в 2004 г., то срок его хранения начинает течь с 1 января 2005 г. Срок хранения свидетельства о постановке на учет в налоговых органах начинает течь с года, следующего за годом, в котором организация (или индивидуальный предприниматель) была снята с налогового учета. Срок хранения личной карточки работника исчисляется с года, следующего за годом, в котором был прекращен трудовой договор с данным работником. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумаге.

Документы, образующиеся в деятельности организации (индивидуального предпринимателя) по срокам хранения можно подразделить на следующие категории:

- документы временного хранения (до 10 лет включительно);

- документы долговременного хранения (более 10 лет);

- документы постоянного (бессрочного) хранения (до 10 лет включительно).

Так, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность, рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики (за исключением документов, которые нужно хранить постоянно) относятся к временным документам. Срок их хранения составляет 5 лет. Вместе с тем ряд документов бухгалтерского и финансового характера имеют срок хранения менее 5 лет.

Так, например, в течение 1 года нужно хранить следующие документы:

- срочные финансовые донесения, оперативные отчеты и сведения;

- заявки на получение кредитов;

- сведения о расходовании кредитов за месяц (за квартал - в течение 3 лет);

- месячные кассовые планы (квартальные - 3 года);

- месячные бухгалтерские балансы и отчеты; документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы);

- месячные статистические отчеты и таблицы по всем основным направлениям и видам деятельности для данной организации.

Необходимо иметь ввиду, что согласно Перечню в течение 5 лет нужно хранить документы бухгалтерского учета и другие документы о начисленных и перечисленных суммах налогов. Однако в Налоговом кодексе РФ для указанных документов установлен меньший срок хранения - 4 года. Если Перечнем установлен более длительный срок хранения, чем это предусмотрено НК РФ (или другим специальным законом), то документ следует хранить в течение срока, установленного Перечнем, поскольку за несоблюдение этого срока может быть применена административная ответственность. Но если такой документ по истечении срока хранения, установленного налоговым законодательством, затребует налоговый орган, то за его непредставление налогоплательщика нельзя будет привлечь к налоговой ответственности. И наоборот, если Перечнем установлен срок хранения меньшей продолжительности, чем это предусмотрено НК РФ, то организации следует хранить документы в течение срока, установленного НК РФ. Так, в соответствии со ст. 283 НК РФ налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие размер убытка, переносимого на будущее в течение всего срока (но не более 10 лет), пока он уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

Для кадровых документов Перечнем установлены как временные, так и долговременные и постоянные (бессрочные) сроки хранения (разделы 7 "Трудовые отношения" и 8 "Кадровое обеспечение").

Оформление и учет личного состава (учет труда и его оплаты) следует осуществлять в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. N 1 (до этого действовали формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. N 26), так как в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 29.05.1998 г. N 57а, Минфина РФ от 18.06.1998 г. N 27н (зарегистрировано в Минюсте РФ 16.07.1998 г. N 1561) с 1 января 1999 года первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

В состав кадровой документации входят следующие документы:

- трудовой договор,

- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1),

- личная карточка работника (форма N Т-2),

- личная карточка государственного служащего (форма N Т-2ГС (МС)),

- штатное расписание (форма N Т-3),

- учетная карточка научного, научно - педагогического работника (форма N Т-4),

- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5),

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6),

- график отпусков (форма N Т-7),

- приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-8),

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9),

- командировочное удостоверение (форма N Т-10),

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а),

- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма N Т-11).

По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда должны применяться следующие формы:

- табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12),

- табель учета рабочего времени (форма N Т-13),

- расчетно - платежная ведомость (форма N Т-49),

- расчетная ведомость (форма N Т-51),

- платежная ведомость (форма N Т-53),

- журнал регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а),

- лицевой счет (форма N Т-54),

- лицевой счет (свт) (форма N Т-54а),

- записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60),

- записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-61),

- акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73).

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех организационно - правовых форм и форм собственности, а по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда - на юридические лица всех организационно - правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 г. N 20, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются предоставлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими требованиями законов, иных нормативных актов. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса РФ.

Руководители организаций несут персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства в своей фирме.