44.Довідково-інформаційні документи

Звіт — службовий документ - що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого і т. д.

Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи.

Розрізняють статистичні та текстові звіти. Статистичні звіти оформляються від руки або машинописним способом на трафаретних бланках, текстові — на загальному бланку або на чистому аркуші паперу (формат А4) машинописним способом або за допомогою оргтехніки, здебільшого за схемою. Звіти складають про роботу, виконану протягом певного періоду. Вони мають бути конкретними, тобто давати стислу відповідь на запитання схеми.

Реквізити звіту: назва виду документу, дата (дата підписання), заголовок до тексту (про що звіт і за який період), текст (вступ, основна частина, висновки і плани на перспективу), підпис, відбиток печатки (у разі потреби).

Проект текстового звіту готує секретар-референт.

45.Етикет службового листування

Існують службові листи, що потребують відпові(листи-прохання, звернення, пропозиції, запити, вимоги) та ті, що не потребують(листи-попередження, нагадування, підтвердження, відмови, супровідні листи, гарантійні, листи-повідомлення, розпорядження, подяки, рекомендаційні листи). За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Починати лист потрібно із звертання, важливо обміркувати початкову фразу, потрібно серйозно підійти до вибору завершальних речень, ділові листи не повинні бути надто довгими, уникайте категоричності, будьте ввічливими.

46.

47.Українська термінологія в професійному спілкуванні

Офіційно-діловий стиль, крім загальновживаної лексики, послуговується термінами. Термін – це слово або усталене словосполучення, що чітко й однозначно позначає наукове чи спеціальне поняття. Термін не називає поняття, як звичайне слово, а, навпаки, поняття приписується терміну, додається до нього. У цій різниці вбачається відома конвенційність терміна, яка полягає в тому, що вчені чи фахівці тієї або іншої галузі домовляються, щоб розуміти, яке поняття вкладати в той чи інший термін. Отже, конкретний зміст поняття, визначеного терміном, буде зрозумілим лише завдяки його дефініції – лаконічному логічному визначенню, яке зазначає суттєві ознаки предмета або значення поняття, тобто його зміст та межі.

Усі терміни мають низку характерних ознак, до яких належать:

а.) системність терміна (зв'язок з іншими термінами даної предметної сфери);

б.) наявність дефініції (визначення) в більшості термінів;

в.) моносемічність (однозначність) терміна в межах однієї предметної галузі, однієї наукової дисципліни або сфери професійної діяльності;

г.) стилістична нейтральність;

д.) відсутність експресії, образності, суб’єктивно-оцінних відтінків.

Терміни поділяються на загальновживані (авангард, ідея, гіпотеза, формула) та вузькоспеціальні, уживані в певній галузі науки (знаменник, дільник, чисельник). Тому терміни вживаються не в усіх сферах мовлення, а лише в деяких (освіта, культура, техніка, діловодство та ін.). Терміни становлять основу наукової мови кожної галузі суспільства.

У множині термінів кожної галузі відрізняють дві складові частини: термінологію і терміносистему. Термінологія – це така підмножина термінів, яка відображає поняття, що утворилися і функціонують у кожній галузі стихійно. На відміну від термінології, терміносистема – це опрацьована фахівцями певної галузі та лінгвістами підмножина термінів, яка адекватно й однозначно відображає систему понять цієї галузі.

Від термінів слід відрізняти номенклатурні назви – своєрідні етикетки предметів, явищ, понять. Якщо в основі терміна лежить загальне поняття, то в основі номенклатурної назви – одиничне.

До номенклатури входять серійні назви марки машин, приладів, верстатів, найменування підприємств, установ, організацій, географічні назви та назви рослин, тварин і под..

В офіційно-діловому стилі терміни підпорядковуються законам, що діють в інших стилях: вони з’являються, уточнюються, розмежовуються із загальновживаними словами, близькими за значенням, потім кодифікуються, пізніше можуть вибувати зі складу активних, переходити до пасивних.

До використання термінів у діловому стилі ставляться такі вимоги:

• послуговуватися термінами, зафіксованими лише у словнику, наприклад, діловодство, а не діловедення;

• вживати терміни зі значенням, закріпленим у словнику. Особливої уваги заслуговують багатозначні терміни, які функціонують в одній або кількох галузях з різними значеннями. Наприклад: справа як сукупність документів, як одиниця зберігання текстових документів в архіві, як різновид справи (атестаційна справа, кримінальна справа тощо);

• суворо дотримуватися правил утворення від термінів похідних слів, перевіряти за словниками та довідниками значення термінів у випадкусумніву, орієнтуватися на ті терміни, які для даної термінологічної системи уже кодифіковані, зафіксовані у словнику.