Лекция № 5

Организация переписки (обмена корреспонденцией) и контроль исполнения документов

Регистрация и учет документов

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы, отправляемые организацией, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат как традиционные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Регистрация поступающих в организацию документов осуществляется централизованно, в канцелярии. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству. Движение документа в процессе его исполнения в обязательном порядке фиксируется в справочном экземпляре регистрационно-контрольной карточки канцелярии. Документы, зарегистрированные в канцелярии, вторичной регистрации в подразделениях не подлежат. Регистрация документов, их последующая обработка и отправка осуществляется в день подписания документов; исходящие телеграммы и телефонограммы подлежат отправке в первую очередь. Копии исходящих документов подшиваются в дела согласно номенклатуре дел.

Организация контроля за исполнением документов

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела или специально назначенным лицом. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, - с даты их поступления. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

Вопросы для обсуждения

1 Из каких разделов состоит контрольная картотека?

2 Какие сроки исполнения документов Вы знаете?

3 Какое должностное лицо снимает документ с контроля?

4 Что является объектом контроля исполнения документов?

5 Из каких элементов состоит регистрационный индекс документа?

6 Оформите на документах реквизит «отметка о контроле».

7 С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документов?

8 Каков порядок продления срока исполнения документа?

9 В чем заключается цель документооборота?

10 Какие документы позволяют осуществить анализ и совершенствование документооборота?

Хранение документов. Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения, что является необходимым условием четкой работы аппарата управления организации. Различают три вида номенклатур: типовая, примерная и номенклатура дел отдельной организации (конкретная). Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатур структурных подразделений. Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем организации. Вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются ответственные за делопроизводство лица, назначаемые руководителями структурных подразделений.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

• помещать в дело только исполненные документы;

• помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре;

• помещать все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

• помещать приложения вместе с основными документами;

• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

• дело должно содержать не более 250 листов.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное

оформление дел. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дел предусматривает подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; описание дела на обложке.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в папках-скоросши-вателях.

Для проведения исторической и практической ценности документов, производят экспертизу ценности документов. Основные задачи экспертизы: определение состава документов, подлежащих государственному хранению, установление сроков хранения документов, не подлежащих передаче в государственный архив, отбор к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Экспертная комиссия состоит из 3-5 человек и назначается приказом руководителя организации, учреждения, предприятия. Состоит из наиболее квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников.

Вопросы для обсуждения

1 Что такое документооборот?

2 Охарактеризуйте понятие «Номенклатура дел».

3 Охарактеризуйте понятие «Дело».

4 Что такое регистрация документов?

5 Укажите основные стадии делопроизводства.

6 Назовите этапы работы с документами, характерные для документооборота.

7 Что включает в себя понятие «Формирование дел»?

8 Кто осуществляет предварительное рассмотрение документов?

9 По какому принципу происходит отбор документов на хранение или уничтожение?

10 По каким признакам строятся номенклатуры дел?

11 Дайте определение экспертизы ценности документов.

12 В чем заключаются задачи экспертизы документов?

13 Какие виды номенклатур дел разрабатываются учреждениями?

14 На какие группы можно разбить сроки хранения документов, устанавливаемые перечнями?

15 Какие требования необходимо соблюдать при переплете или подшивке дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу?

16 Как осуществляется нумерация листов в деле?

17 Какие данные указываются на титульном листе описи постоянного хранения?