Лекция № 1 Введение
Основная задача дисциплины- изучение основ делопроизводства и значение управленческой документации в системах управления организациями, формирование навыков составления организационно-распорядительных документов по основным направлениям работы административно-управленческих служб.
Предметом дисциплины являются методы документирования и документационное обеспечение деятельности предприятий и организаций.
Высокая культура управленческого труда базируется на знании основ делопроизводства и деловой документации. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как способа доказательства и средства управления. Документы отражают оперативную деятельность учреждений, организаций и предприятий. От правильного составления документа зависит его юридическое значение, его правовая сила. От своевременного составления и оформления документов, от того, насколько быстро можно навести необходимую справку и проверить исполнение, насколько организовано хранение документов в архиве, зависит четкость действий, руководство делами учреждений, организаций, предприятий и осуществление деловых взаимоотношений с другими органами и клиентурой.
Будущие специалисты экономических, финансовых, административных служб должны четко знать правила оформления документации и корреспонденции, уметь читать, составлять и оформлять организационно-распорядительные документы, вести служебную переписку по важнейшим вопросам коммерческой деятельности, составлять документы по товарным операциям, претензиям и искам.
История делопроизводства
Первые документы появились практически одновременно с возникновением письменности.
Со временем работа с документами, включая их создание, контроль и хранение, вылилась в определенный вид деятельности - так называемое делопроизводство. История документов и делопроизводства тесно связана с эволюцией материалов, на которых записывались документы, с развитием технологии их передачи, а также с изменением правил их создания и оформления (рис. 1.1).
Рис. 1.1. Эволюция делопроизводства
В качестве носителей, на которых вырезались, высекались и писались документы, использовались самые разные материалы. Например, как утверждал Геродот, на пирамиде Хеопса был высечен документ, в котором было зафиксировано, сколько продуктов было выдано людям, занятым на строительстве пирамиды.
Клинописные таблички, берестяные грамоты, папирус, пергамент, бумага, магнитная лента, накопитель на магнитных дисках, лазерные диски - вот далеко не полный перечень носителей, применявшихся когда-то и используемых сегодня для хранения документов.
На Руси деловые документы появились в Х веке. Первыми документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров с греками 907, 911, 944 и 971 годов.
Первый свод законов Киевской Руси "Русская правда", датированный XI веком, позволяет судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии того времени.
В "Русской правде" уже употребляются термины, свидетельствующие о развитии правовых отношений в Древней Руси: послух (свидетель), вира (штраф), куна (деньги).
В XI-XV веках формируется круг людей, занимающихся делопроизводством, устанавливаются правила засвидетельствования документов подписями, печатями князей, городов и отдельных чиновников. Появляются первые формулярники - пособия по делопроизводству с образцами распространенных документов.
Централизация государства приводит к развитию государственного делопроизводства: создаются приказные избы - приказы. Высшим правительственным учреждением становится Боярская дума. Документы того времени составлялись в виде узких столбцов, которые скатывались в свитки. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра.
Существовало ограниченное число видов документов приказного делопроизводства: грамоты (царские указы), наказы (указания царя воеводам), приговоры, челобитные (обращения граждан), отписки (доклады, поступающие в приказы с мест).
Приказное делопроизводство касалось в основном государственных и гражданских дел.
При Петре I от свитков перешли к тетрадям - свернутым вдвое листам, которые сшивались в книги. С середины XVII века принимаются меры по унификации1) делопроизводства и постановке его на законодательную основу.
Петр I уделял много времени реформам в области управления государством. При нем появляются новые учреждения и регламенты2) для них.
В 1720 году был утвержден "Генеральный регламент", ставший основой для работы всех коллегий, а система делопроизводства стала называться "коллежской". Делопроизводство получило законодательную основу. В "Генеральном регламенте" была определена законченная система норм документирования. "Генеральные формуляры", т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования.
В этот период лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной речи, в нее проникает большое количество иностранных слов и терминов (акт, баллотировать, апелляция и т.п.).
Уже с петровских времен в российской системе делопроизводства (в отличие от западной) более пристальное внимание уделялось исполнительской дисциплине. Основной задачей делопроизводства становится учет и контроль. Среди участников процесса делопроизводства выделяются непосредственно субъекты делопроизводства (руководители и исполнители) и делопроизводственный персонал, который осуществляет контроль делопроизводственной дисциплины.
В 1773 году Екатерина II издает "Общее учреждение для управления губерний", согласно которому документы делились на внутренние и внешние, предназначенные для других учреждений.
В начале XIX века появились министерства. В 1811 году было издано "Общее учреждение министерств", с появлением которого оформление документов стало более единообразным. С этого времени начинают формироваться черты канцелярского стиля: неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, лексическое однообразие. С середины XIX века сложился новый порядок изложения дела в виде краткой записки по существу вопроса с целью ускорения прохождения дел. По очередности исполнения все поступающие в министерство дела делились на чрезвычайные, срочные (принимались к производству незамедлительно) и текущие.
Веками документы оформлялись вручную, и качество документа определялось исключительно почерком исполнителя. Лишь в конце XIX века появились первые механические пишущие машинки. Большая скорость подготовки и компактность документа, возможность получения сразу нескольких копий ускорила процесс делопроизводства, но тем не менее процесс создания документа оставался весьма трудоемким - даже для внесения незначительных изменений текст приходилось перепечатывать заново.
К этому времени начали издаваться сборники, содержащие образцы разнообразных документов. В XX веке унификация (единообразие) документов принимает необратимый характер, разрабатываются особые правила ведения служебной документации.
Совершенствованию делопроизводства уделяла внимание и советская власть: в 1918 году вышло постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". В 1918 году была введена единая форма бланков делового письма.
В 1931 г. вышли "Общие правила документации и документооборота", в 1963 году - "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР". В 1973 году появились "Основные положения ЕГСД" (Единой Государственной Системы Делопроизводства) - комплекс правил и рекомендаций по ведению документационного обеспечения управления от момента создания документа до сдачи его в архив. В 70-80-х годах сложился блок ГОСТов (государственных стандартов) на управленческие документы. В конце 70-х появились персональные компьютеры, снабженные текстовыми редакторами. С тех пор идет процесс перехода на компьютерные технологии работы с документами. Для того чтобы понять, как развивался компьютерный документооборот, мы кратко рассмотрим этапы изменения используемых в бизнесе информационных технологий (ИТ) и эволюцию офисного программного обеспечения.
Организация делопроизводства. Документ и система
документации
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по
рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Важнейшим носителем информации, т.е. результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека выступает документ. Документ определен как “ материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве”. Зафиксировав информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. История рассматривает документ прежде всего как исторический источник. Таким образом, документ может выполнять несколько функций, т.е. он многофункционален.
В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы.
Связывая процесс управления с документированием, следует отметить, что он включает такие основные документируемые операции, как: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решения до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации; хранение и поиск информации.
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.
Документами называются соответствующим образом составленные, подписанные и заверенные деловые бумаги, которые оформляют различные хозяйственные операции, правовые отношения и действия юридических лиц и отдельных граждан.
Корреспонденция – это совокупность писем и документов, предназначенных для оформления деловых (служебных) отношений, для переписки между предприятиями, учреждениями и гражданами.
Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. Эти функции отражаются в документах.
Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:
документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью;
документы по функциям управления.
Управленческая деятельность фиксируется в различных видах документов. Их можно разделить на группы:
распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы);
организационные документы (уставы, положения, инструкции);
организационно-распорядительные документы (протоколы);
информационно-справочные документы (справки, докладные записки письма, телеграммы, телефонограммы и др.);
претензионные документы (претензионные письма, иски, жалобы).
Для выработки определенных принципов составления и оформления
документов, форм и методов работы с ними, производится их классификация. Документы классифицируют по содержанию информации, которую они несут, происхождению, назначению, месту составления, исполнения и хранения, степени подлинности и ряду других признаков. Важнейшим классификационным признаком документа является его содержание. Согласно этому выделяют документы по административным вопросам, вопросам материально-технического снабжения, планирования, бухгалтерского учета, подготовки и расстановки кадров, финансово-кредитным, внешнеторговой деятельности и др.
Документы классифицируют по различным признакам.
По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные.
По содержанию – первичные, в которых фиксируются исходные данные, и сводные, в которых фиксируются данные из первичных документов.
По происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.
По наименованию - приказы, протоколы, акты, справки, письма и ряд других документов.
По месту составления - внутренние, составляемые работниками данного предприятия, и внешние, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц.
По срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен.
По степени гласности - обычные, секретные и для служебного пользования.
По юридической силе - подлинные и подложные документы.
По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии.
Подлинник – это документ, окончательно отредактированный, соответствующим образом оформленный и подписанный. Обычно это первый экземпляр документа.
Копия – это полное воспроизведение подлинного документа. Копия должна быть заверена подписями ответственных работников аппарата, а также печатью учреждения. На верхнем поле первого листа копии документа пишется слово «Копия». В делопроизводственной практике имеют место такие разновидности копий, как отпуск, дубликат и выписка.
Отпуск – это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником .
Дубликат – это вторично воспроизведенный документ, целиком повторяющий подлинник (оригинал). Дубликат выдают взамен утраченного подлинного документа.
Выписка – это копия какой-либо части подлинного документа. При этом на документе пишется заголовок «Выписка» и указывается, из какого документа она сделана, его индекс и дата. Выписку подписывает уполномоченное лицо, затем ее заверяют печатью.
По срокам исполнения - срочные, весьма срочные, несрочные.
По количеству отраженных в них вопросов - простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов).
По форме - стандартные и нестандартные.
По срокам хранения документы подразделяют на три группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения ( до 10 лет) и длительного срока хранения ( свыше 10 лет).