Глава 2. Обзор существующих систем

Для автоматизации управленческого учета можно использовать различные системы, такие как «БЭСТ», "Галактика", "1С". Наша компания, например, использует программу "ЭКОНОМИСТ". Сама программа реализована на базе комплекса «1С:Предприятие 7.7» и представляет собой отдельную конфигурацию для организации независимого учетного контура. 1С-Предприятие было взято за основу в силу своей программной гибкости и необычайной популярности среди отечественных компаний. По различным оценкам программы фирмы «1С» использует более 70% компаний различного профиля. Почему 1С присуща такая популярность? Вероятно потому, что система программ «1С:Предприятие» предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимися современными предприятиями. «1С:Предприятие» представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Каждый руководитель может выбрать решение, которое соответствует актуальным потребностям предприятия и будет в дальнейшем развиваться по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации. В основе системы программ "1С:Предприятие" лежит единая технологическая платформа. Она является фундаментом для построения всех прикладных решений – различных конфигураций. Наличие единой технологической платформы не просто облегчает создание отдельных прикладных решений, но и обеспечивает их невысокую стоимость. Главное преимущество такого подхода - стандартизация разработки, обеспечение масштабируемости и обеспечение быстрого внедрения современных технологий во всех прикладных решениях. Благодаря тому, что возможности "1С:Предприятия" позволяют создавать и индивидуальные решения, учитывающие потребности конкретной организации на «1С» можно автоматизировать:

• бухгалтерию;

• торговый отдел или склад;

• зарплату и кадры;

• отраслевые решения;

Сегодня уже есть готовые решения для управленческого учета и бюджетирования таких известных российских фирм как «Инталев», «Рарус», самой фирмы «1С», а также Sinkevich Technologies (программа «Экономист»). Программа для управленческого учета и бюджетирования ЭКОНОМИСТ Основная цель создания этой программы - предоставить руководству и экономическим службам фирм малого и среднего размера надежный, простой в использовании и недорогой инструмент для учета, анализа и планирования своей деятельности. Программа, первая версия которой появилась в 2001 г., представляет собой специальную конфигурацию для 1С-Предприятия 7.7. В настоящее время распространяется версия 3.1 Место «ЭКОНОМИСТА» в информационной системе компании «ЭКОНОМИСТ» позволяет гибко настроить управленческий план счетов и заложить специфичную учетную политику исходя из требований пользователя и международных стандартов финансовой отчетности (МСФО: IAS, GAAP). ЭКОНОМИСТ используется как отдельная программа, которая позволяет автоматизировать систему внутрифирменного управленческого учета, организованного параллельно с бухгалтерским и оперативным, а также осуществлять бюджетирование всего хозяйственного цикла компании. При этом возможно получение первичной информации (по движению денег, товара, взаиморасчетов и т.д.) из тех программ, которые уже используются у заказчика в бухгалтерии и на складе. Для этого организуются шлюзы экспорта-импорта данных, что позволяет избегать многократного ввода одних и тех же данных в разные программы. С помощью этих специальных шлюзов экспорта-импорта возможен автоматический перенос первичных данных в ЭКОНОМИСТ из других учетных программ. Подобная архитектура позволяет встраивать программу в существующую информационную систему предприятия, не ломая и не уничтожая ее.

рис. 1 Архитектура экспорта/импорта данных в «ЭКОНОМИСТ» из других учетных программ.

Таким образом, бухгалтера и менеджеры продолжают использовать для себя свои привычные программы, а руководство компании при помощи ЭКОНОМИСТА получает, свежую, полноценную управленческую отчетность, причем по принципам МСФО. Такой подход известен в практике автоматизации и позволяет избежать чрезмерных затрат на сложные интегрированные системы и одновременно увеличить скорость внедрения управленческого учета и бюджетирования. Следует отметить, что указанный подход является единственно возможным способом получать достоверные данные управленческого учета, если в компании больше одной учетной системы, несколько юридических лиц и направлений деятельности. Бюджетирование Согласно классическим западным учебникам одной из составляющих управленческого учета является бюджетирование. Однако нередко можно слышать, когда управленческий учет и бюджетирование воспринимаются как взаимодополняющие, но, тем не менее, самостоятельные инструменты управления предприятием. Любое предприятие планирует и анализирует доходы и расходы, то есть занимается бюджетированием. Можно долго спорить о том, входит ли бюджетирование в систему управленческого учета. Здесь все зависит от терминов: управленческим учетом можно называть всю систему управления финансами, а можно - только ее учетную функцию. В любом случае бюджетирование подразумевает анализ планируемых и фактических показателей, причем данные следует брать из управленческого учета. Поэтому управленческий учет и бюджетирование неразрывно связаны и не должны существовать отдельно. Еще одной отличительной особенностью программы ЭКОНОМИСТ является возможность бюджетирования всей хозяйственной деятельности компании. В программе ведется два разреза учета: фактический и плановый, итоги по которым разделены, позволяя производить их сравнение в управленческих отчетах. Функция бюджетирования реализована просто и наглядно: чтобы составить бюджет, пользователь должен ввести стандартные документы в будущем периоде, пометив их, как бюджетные. Таким образом, в программе воплощена идея имитационного моделирования деятельности компании. Бюджетировать можно практически любой период: от года до одного дня. По мнению пользователей, весьма удобным оказывается ввод ежемесячного бюджета в разрезе каждого подразделения с его постепенной детализацией до недели или рабочего дня ("скользящее" бюджетирование). По мере разнесения фактических документов руководство получает возможность сопоставлять плановые и фактические данные в отчетности и своевременно принимать управленческие решения. Ниже перечислены основные преимущества ЭКОНОМИСТА:

• легкая настраиваемость под тип и структуру любого бизнеса;

• консолидированный учет по всем подразделениям предприятия;

• возможность бюджетирования хозяйственной деятельности;

• мультивалютный учет с привязкой к основной валюте (обычно доллару США или Евро);

• ведение учета денежных средств по нескольким кассам и расчетным счетам;

• учет движений товара, материалов и услуг;

• учет позаказного и серийного производства;

• учет основных средств и нематериальных активов;

• учет взаиморасчетов с контрагентами;

• учет внутрихолдинговых взаиморасчетов;

• учет издержек фирмы с возможностью их начисления и разнесения на различные периоды;

• автоматическое либо ручное распределение издержек между ЦФУ;

• финансовая отчетность (баланс, отчет о прибылях и убытках, кэш-фло), анализ задолженностей, основных средств, стандартные отчеты и диаграммы.

Эти и другие функции реализованы без усложнения внутренней структуры программы. Например, документов всего 7 видов (для сравнения: в стандартной версии 1С-Бухгалтерии их более 50). При этом, как показала практика, конфигурация является очень универсальной и гибкой, что позволило внедрить ее на многих предприятиях различных размеров, занимающихся самыми разнообразными видами бизнеса. В последнее время были добавлены новые функции, в том числе: возможность оформления первичных документов (счета и накладные) по белорусской и российской формам, дополнительный модуль расширенного анализа продаж и рабочего времени менеджеров (CRM-анализ), конструктор отчетов пользователя, автоматический контроль ошибок в балансовом отчете и реализации по оплате и многое др. В зависимости от сложности учетной политики, применяемой в компании, предлагается линейка из трех версий программы:

• Light – предназначен для централизованных компаний с выделенными центрами прибыли;

• Professional – является расширением версии Light, c различными вариантами реализации по оплате и более независимыми центрами финансового учета;

• Holding - рекомендуется к применению в компаниях холдингового типа со сложной учетной политикой, внутренними (трансфертными) продажами и контролем внутренних долгов перед управляющей компанией.

Стоимость данного продукта в несколько раз ниже российских или иностранных аналогов и включает в себя обязательное внедрение программы и обучение персонала: 500 - 1500 у.е. для версии Light, 1200 - 2500 у.е. для версии Professional, и 1500 - 4500 у.е. для версии Holding. Методология внедрения программы Как показала практика, конфигурация является очень универсальной и гибкой, что позволило внедрить ее на многих предприятиях различных размеров, занимающихся самыми разнообразными видами бизнеса. Простой, интуитивно понятный интерфейс позволяет даже неподготовленному пользователю освоить свое рабочее место в кратчайшие сроки. Методология внедрения программы подразумевает привлечение квалифицированного консультанта по управленческому учету. В задачи консультанта и рабочей группы клиента входит предварительное упорядочение оргштатной и финансовой структур, разработка учетного цикла и учетной политики компании, определение методики сбора, обработки и анализа управленческой информации. В процессе внедрения программа дополнительно настраивается под конкретные потребности: устанавливаются шлюзы экспорта банковских выписок, отчетов о движении товара и издержек, организуется работа с удаленными рабочими местами и др. Полный цикл внедрения программы занимает 3-5 месяцев. Вот основные этапы технологии внедрения ЭКОНОМИСТ:

• установка;

• обучение;

• отработка учетного цикла;

• программные доработки;

• гарантийное обслуживание;

• абонентское обслуживание.

Способы автоматизации управленческого учета во многом зависят от особенностей бизнеса, сложившихся традиций управления, стратегических задач компании. Однако нужно понимать, что управленческий учет — это не цель, а средство поддержки принятия решений. Поэтому в результате ведения такого учета должны получаться ясные и правдивые финансово-экономические показатели, основываясь на которых руководство предприятия может им эффективно управлять. И, наконец, стоимость внедрения новых методов управленческого учета не должна превышать выгод от их использования. Этот факт прекрасно доказывает ЭКОНОМИСТ. Используя программу, ЭКОНОМИСТ пользователь реализует любые требования к управленческой информации. Каждый день на рабочем столе руководитель сможет иметь оперативную информацию о:

• реальной прибыли (убытках) в разрезе каждой:

  • компании или подразделения

  • товара или услуги

  • заказа или проекта.

• ежедневные данные по реальной задолженности в любой валюте на любую дату;

• финансовый план на предстоящий день (неделю, месяц и т.д.)

• реальный бюджет предприятия (холдинга, подразделения и др.);

Так как базовая учетная политика, применяемая в программе, основана на принципах международных стандартов финансовой отчетности (МСФО), подготовленная отчетность (баланс, отчет о прибылях и убытках, кэш-фло – см. рис.2) при необходимости может быть представлена иностранным партнерам и инвесторам. Это особенно актуально, если вы собираетесь привлечь иностранные инвестиции. С помощью программы ЭКОНОМИСТ руководитель может получать фактически любую информацию по своему запросу, а так же возможно получать оперативные данные о прибыли или убыточности любого продукта. Сегодня, даже просто факт владения такой информацией для многих предприятий с большим ассортиментом выпускаемой продукции является «болевой точкой», не говоря уже об ее оперативности. А ведь зачастую такая информация жизненно важна в остро-конкурентных условиях для принятия соответствующих управленческих решений (например, о снятии убыточного продукта с производства или минимизации убытков, путем сокращения издержек по различным статьям). ЭКОНОМИСТ позволяет формировать такие отчеты за любой период: день, неделя, декада, год и т.п.

Таким образом, «ЭКОНОМИСТ» – это программный инструмент для увеличения эффективности бизнеса за счет внедрения управленческого учета и бюджетирования.