5. Механизм использования функций в ms Excel

Изучаемые понятия: функции рабочего листа, синтаксис функции, аргументы функции, обязательные и необязательные аргументы, типы аргументов, опущенные аргументы, вложенные функции, мастер функций, панель формул, пересчет формул автоматический и ручной, ошибки в формулах, типы ошибок, автовычисление, автосуммирование.

Теоретические сведения

1. Организация вычислений в Excel с использованием функций

Функции рабочего листа Microsoft Excel являются вычислительными инструментами, которые могут быть использованы в рабочем листе для автоматического принятия решений, выполнения действий и вычисления значений.

Microsoft Excel предоставляет обширный набор функций, которые производят различные типы вычислений.

• Величины, которые используются для вычисления значений функций, называются аргументами.

• Величины, которые являются результатом вычисления функций, называются возвращаемыми значениями.

• Последовательность, в которой должны располагаться аргументы функции, называется синтаксисом функции.

Чтобы использовать функцию, ее нужно ввести как часть формулы в ячейку листа. Формула должна начинаться со знака равенства (=), за которым следует набор величин, операторов и функций. Если функция стоит в самом начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства, как и во всякой другой формуле.

Скобки используются для обозначения начала и конца списка аргументов. Скобки должны быть парными, пробелы перед скобками или после них не допускаются. Внутри скобок должны располагаться аргументы. Список аргументов может состоять из чисел, текста, логических величин, массивов, значений ошибок или ссылок.

Задаваемые аргументы должны иметь допустимые для данного аргумента значения. Аргументы могут быть как константами, так и формулами. Эти формулы, в свою очередь, могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. В формулах Microsoft Excel можно использовать до семи уровней вложения функций.

Написание функции начинается с указания имени функции, затем вводится открывающая скобка, указываются аргументы, отделяющиеся точкой с запятой, а затем — закрывающая скобка. Если написание формулы начинается с функции, перед именем функции вводится знак равенства (=). В процессе создания формулы, содержащей функцию, можно использовать панель формул.

2. Мастер функций и панель формул

Для ввода функции нажмите кнопку = в строке формул или введите = на клавиатуре. Из появившегося в начале строки формул списка выберите нужную функцию. Если необходимой функции нет в списке, выберите Другие функции – откроется окно Мастера функций, предоставляющее список всех возможных функций MS Excel.

Можно вызвать окно мастера функций с помощью кнопки Вставка функции в строке формул, или выбрав команду Функция из меню Вставка.

В окне Мастера функций все функции перечислены по категориям, таким, как "Финансовые", "Математические", "Статистические" и др. При выборе функции из списка в нижней части окна автоматически появляется описание функции и ее аргументов, а также указывается ее синтаксис (в частности, правильно расположенные скобки и точки с запятой).

В любом случае откроется так называемая панель (или иначе – палитра) формул. В панели формул отображаются имя функции (в левом верхнем углу), ее аргументы, описание функции и аргументов (в центре окна), а также возвращаемое функцией и формулой значение. При этом названия обязательных аргументов выделяются полужирным шрифтом, а необязательные аргументы набраны обычным прямым шрифтом.

Если установить курсор в поле ввода очередного аргумента, то в нижней части панели появится описание этого аргумента. Справа от каждого заполненного поля аргумента функции вычисляется его значение. Ниже под полями аргументов показывается результат вычисления функции. Внизу окна – итоговый результат вычисления всей формулы.

Панель функций можно перемещать по экрану с помощью мыши (при этом не обязательно за строку заголовка!).

Если у функции может быть различное число аргументов, то при установке курсора в поле очередного аргумента добавляется еще одна строка для ввода следующего.

Для ввода в поле аргумента значения ячейки удобно временно убрать панель формул с экрана (чтобы были видны ячейки листа). Для этого в каждом поле аргумента имеется кнопка . При ее нажатии панель формул свернется в одну полоску. Выбрав необходимые ячейки, верните панель формул в раскрытое состояние с помощью кнопки. Выбранные Вами перед этим адреса ячеек автоматически будут вставлены в поле аргумента.

Все вводимые значения (названия функций, их аргументы, знаки операций и т. д.) отображаются в строке формул.

Гиперссылка в левом нижнем углу панели формул позволяет вызвать статью справочной системы о данной функции. В статье приводится полное описание функции, ее синтаксис (аргументы, набранные жирным шрифтом, являются обязательными, прочие – нет), подробности использования и примеры использования данной функции

Для редактирования введенной формулы следует снова вызвать панель формул. Для этого надо нажать на кнопке в строке формул. На панели отобразится последняя функция формулы, а также все ее аргументы. Для отображения другой функции переставьте в нее курсор в строке формул.

При наличии достаточной квалификации можно вводить функции непосредственно в строку формул, не используя ни мастер функций, ни панель формул. Однако при этом надо знать синтаксис каждой используемой функции и быть внимательным, чтобы не ошибиться в расстановке запятых, скобок и т.п.

При установке курсора в строку формул все ячейки и диапазоны, ссылки на которые используются в формуле, подсвечиваются рамками. Причем цвета рамок вокруг ячеек листа соответствуют цветному выделению ссылок в строке формул.