Тема 2.

Делопроизводство в учреждениях

Централизованного русского государства XVI–XVII вв.

(Приказное делопроизводство)

С образованием централизованного государства (т.е. с середины XV века), центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый для регулирования хозяйственной и политической жизни государства. Зарождаются и развиваются высшие, центральные и местные органы государственной власти и управления.

Высшим государственным учреждением являлась Боярская дума. Она выросла из княжеской думы более раннего периода – эпизодически созывавшегося князем совещания из бояр и вольных слуг для решения различных вопросов государственного значения. Как постоянно действующий орган при великом князе, Боярская дума участвовала в обсуждении и решении всех вопросов – административных, хозяйственных, судебных, военных, внешнеполитических. Решения Боярской думы оформлялись ее приговорами по формуле: «царь указал и бояре приговорили». Это значит, что решения выносились от имени царя и Боярской думы и что последняя являлась высшим государственным органом с законодательными функциями.

Боярская дума опиралась в своей деятельности на центральные отраслевые органы государственного управления – приказы, являвшиеся исполнительными органами решений великого князя и Боярской думы. Приказы возникли из личных поручений великого князя, которые он давал (приказывал) в связи с теми или иными задачами государственного управления своим доверенным лицам – боярам и дьякам. Но выполнение поручения нередко усложнялось и принимало длительный характер. Поэтому лицо, получившее поручение, окружало себя дьяками, подьячими; между возникшим штатом служилых людей распределялись отдельные функции по выполнению поручений, зарождались структура, делопроизводство, и таким путем постепенно создавалось государственное учреждение – Приказ.

Система приказов выросла не сразу. Приказы начали возникать с середины XVI в. (Разрядный, Поместный, Посольский приказы) и создавались постепенно по мере усложнения государственной жизни. К концу XVII в. их насчитывалось уже около пятидесяти (с учетом исчезавших по мере исполнения своих функций приказов общее их количество по разным оценкам составляло от 40 до 90). К этому времени система приказов превратилась в центральный государственный аппарат, с помощью которого государство осуществляло свои функции.

На первых порах четкого принципа формирования приказов не было. В отдельных случаях в ведении одного лица оказывалось несколько ведомств. С другой стороны, нередко одна и та же часть управления управлялась из разных учреждений, что приводило нередко к смешению ведомств и неразберихе в управлении ими. В этот период в системе государственного управления не прослеживался последовательно и принцип отраслевого управления, поэтому часть приказов являлась органами территориального управления (например, Сибирский приказ), а часть ведала отдельными отраслями (Посольский, Разбойный и т.д.).

Среди приказов были совсем небольшие, насчитывавшие всего несколько подьячих, например, Панафидный приказ, ведавший поминовение по усопшим особам царской крови, а рядом были учреждения с обширным штатом, например, Разрядный приказ, насчитывавший более четырехсот человек.

Государственное управление на местах (в городах и уездах) находилось в руках городовых воевод. В ведении воевод было все военное и гражданское (административное, финансовое, судебное и т.д.) управление городом и уездом. Свои функции воеводы должны были осуществлять «сообща», вместе с дьяками, через особое учреждение – приказную (съезжую) избу. Последняя являлась исполнительным органом всего местного управления, подчиненным воеводе.

Объем работы приказов все время возрастал. В связи с этим внутри приказов постепенно идет дифференциация функций управления и, как следствие, происходит рост служилой бюрократии – дьяков и подьячих, в руках которых и сосредоточивается весь процесс документирования деятельности приказов. Так возникает многочисленный слой служилых приказных людей, которые начинают играть все более важную роль в жизни государства.

Высшим слоем служилых приказных людей были судьи и дьяки. Судьи, назначаемые из числа бояр, обычно возглавляли приказы, а дьяки, вербовавшиеся из числа детей боярских и других думных чинов (окольничих, думных дворян), были их «товарищами» (помощниками).

Дьяки играли особую роль в приказах. С расширением и усилением значения государственного управления роль дьяков необычайно возрастала, они составляли основу всего приказного управления. Могущество дьяков в государственном управлении объясняется тем, что в результате длительного сидения в приказах (часто пожизненного) дьяки становились незаменимыми знатоками всего государственного механизма и его делопроизводства. Это могущество дьяков приводило к служебным злоупотреблениям, порождало взяточничество, которые трудно было искоренить.

Наиболее многочисленный слой приказных служилых людей составляли подьячие. Они делились на три статьи: «старые» (старшие) подьячие, подьячие «средней руки» (средние) и «молодшие» (младшие) подьячие.

Старые подьячие, как правило, заведовали структурными частями приказов – столами и повытьями, – на которые делились приказы в своем организационном построении. Средние и молодые подьячие работали под руководством старых подьячих. При этом, средние подьячие большей частью наводили справки в архиве приказа и составляли документы, а молодые подьячие были переписчиками. Современники писали о том, что подьячие трудились с утра до ночи. По словам голштинского посла А. Олеария, эту работу никогда не удавалось выполнить в присутственные часы. Случалось, дьяки привязывали нерадивых подьячих за ноги к скамьям, чтобы они не отлынивали от переписывания бумаг.

По вопросу о порядке решения дел в приказах в литературе существовало два противоположных мнения. Некоторые исследователи считали, что дела в приказах решались коллегиальным путем – судьей вместе с дьяками. Другие утверждали, что решение дел происходило единолично судьями. Однако сегодня утвердилось мнение, что в деятельности приказов одновременно были элементы и коллективного и единоличного решения дел: спорные (судебные) дела решались судьей вместе с дьяками, неспорные (административные дела) – единолично судьей или дьяком.

Характерной особенностью делопроизводства приказов было то, что оно в основном не регулировалось законодательством, а основывалось на нормах обычного права, традициях, обычаях, переносимых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. Однако на основе этих обычаев в приказах сложилась определенная последовательность прохождения документов в процессе их исполнения, порядок работы с ними, оформления документов.

При поступлении документов в приказ на них ставилась дата их поступления. Когда было нужно, дьяк делал на документе помету: «выписать», что означало навести справку. После этого документ поступал в соответствующий стол или повытье, где производилась подготовка дела к докладу дьяку (подбирался нужный материал по делу, составлялся проект ответного документа и т.д.). В результате решения вопроса выносился приговор и составлялся ответный документ.

Проекты документов по указанию судьи или дьяка составлялись старыми подьячими, после чего дьяк «чернил» (исправлял) документ. Правленные документы, представлявшие черновики переписывались молодым подьячим набело, а черновик оставлялся в качестве отпуска (копии ответа). Выверенный с черновиком беловой экземпляр документа, как «справленный», удостоверялся подписью («справой») подьячего, сверявшего беловик с черновиком. «Справа» выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика с черновиком и не придавала еще юридическую силу документу; нужна была подпись или «припись» дьяка или судьи, которая свидетельствовала бы об ответственности за содержание «приписанного» документа и придавала бы ему юридическую силу.

В приказах текст документа писался на узких полосках бумаги (шири­ной 15-17 см) только на одной стороне, а оборотная сторона использова­лась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если доку­мент писался на нескольких листах, то они склеивались по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, подлинный столбец Со­борного Уложения 1649 г. имеет в длину 309 м), которая затем скатыва­лась в свиток. Место склеивания листов называлось «сставом» и по количеству таких «сставов» или склеек измерялась длина столбца (в столбце Соборного Уложения 959 склеек). Причем, если документ состоял из нескольких склеенных листов (т. е. «сставов»), то дьяк «приписывал» документ не в одном, а нескольких местах. Он проставлял свою подпись по слогам на оборотной стороне до­кумента по всем местам склеек листов. Причем проставлял её так, чтобы на месте каждой склейки помещался слог его имени и фамилии и чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов, например: «К сей выписи приказной избы подьячий Брошка Седов руку приложил».

Такой способ подписания документов в приказах имел известное практическое значение. Он обеспечивал охрану документов и затруднял их фальсификацию. Так, в случае утери какого-либо отдельного листа из свитка или намеренного его изъятия с целью замены другим, фальсифици­рованным, эта замена будет легко обнаружена, т. к. не будет доставать частей букв подписи. Кроме того, в случае расклейки свитка его можно вновь правильно склеить путем соединения частей букв на отдельных листах.

Свитки, как и отдельные документы, подклеивались в одну общую ленту, которая свертывалась в «столп» иди столбец. Столбцы, таким образом, представляли из себя комплексы документов, сгруппированных по каким-либо признакам – предметно-вопросному, номинальному, географическому, корреспондентскому и другим. Среди столбцов можно встретить комплексы документов, имеющих характер дел, в которых отражается последовательное «производство» по тому или иному конкретному вопросу. Такие столбцы начинаются инициативным документом (челобитная, память и т.д.), за которым следуют другие документы, возникшие в ходе рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.). И заканчивались такие столбцы итоговым документом, содержащим решение данного дела. В то же время были столбцы, которые представляли собой конгломераты документов, подклеенных без какой-либо системы, по мере их накопления. Как свидетельствуют дошедшие до нас описи документов, такие столбцы часто складывались в лари и коробы в полном беспорядке.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. Разли­чие между столбцом и книгой состоит прежде всего в форме. Книга могла быть легко превращена в столбец, и обратно, столбец – в книгу. В книгу писали такие документы, которые требовали постоянных обращений к ним (справок) для чего столбцы, особенно большие были неудобны. Этим и объясняется, что в приказах велись указные кни­ги, в которых записывались царские указы, для скорейшего нахождения нужного указа. В книжной форме существовали и документы, связанные с налоговой практикой, это преж­де всего писцовые, переписные, дозорные и приправочные книги. В приказах, в дворцовом ведомстве, в монастырях, в хозяйствах бояр ве­лись различные приходно-расходные книги, в которых записывался при­ход и расход различных товаров, материалов и денег. Кроме финансовой и учетной сферы, книги довольно широко применялись и в посольских де­лах. Ученые насчитывают огромное количество разновидностей книг, применяемых в делопроизводстве этого периода – более трехсот. Но книги и тетради все-таки не были характерны для делопроизводства приказов. Столбцовый способ документирования был доминирующим в приказном делопроизводстве и, несмотря на свои большие неудобства, он сохранялся до реформ Петра I.

Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным, все существовавшие в этот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные, однако, внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Отписки – документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод, грамоты – это царские указы, посылаемые из приказов на места – боярам, воеводам, приказным людям. Царю приказы представляли отписки или доклады, воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы, приказы между собой сносились памятями, обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.

Одним из важнейших признаков официального документа является его формуляр – совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Формуляр – результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста: обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого – кому): «От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому...» или: «...князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами ...», а затем существо вопроса.

Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой ...» (бояре, дворяне) или: «Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов ...» (крестьяне, посадские).

При обращении к великому князю служилые люди писались холопами («бьет челом холоп твой»), посадские люди и крестьяне – сиротами, жены, вдовы и дети – сиротами, духовные лица – богомольцами.

В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана: «Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день».

Челобитная заканчивалась и заверительной надписью: «К сей челобитной Демьянко Блисов руку приложил», а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.

Кроме этих обязательных элементов можно говорить о некоторых стабильных элементах текста для каждой разновидности документа. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось традиционной формулой: «... вели государь мне дать...», а заканчивалось: «...царь-государь смилуйся пожалуй...»

Если в приказах и местных учреждениях с делопроизводством была связана большая группа формирующегося чиновничества, то его резервами за пределами правительственных учреждений были так называемые площадные подьячие. Возникновение этого института, представлявшего зачаток русского нотариата, является свидетельством распространения документирования среди населения, фиксирующего ряд своих действий в письменной форме.

В допетровский период архивные материалы еще являлись составной частью текущего делопроизводства, поэтому вопросы хранения документов в это время является частью истории делопроизводства.

Наиболее важные материалы делопроизводства поступали в состав Московского великокняжеского архива. До нас дошла опись этих материалов 70-х годов ХVI в. В ней упоминается о 233 ящиках, ларях и коробах, в которых хранились документы и которые были пронумерованы. Сюда поступали документы Боярской думы, личной канцелярии царя и Посольского приказа. Здесь же хранились материалы справочного и подсобного характера: Коран, чертежи русских земель и городов, личная переписка князей и царей. Все документы архива были пронумерованы и описаны. В зависимости от значимости они помещались в специальные мешочки, а затем в ящики, лари, коробки. Материалы этого собрания сильно пострадали в период Смуты в начале XVII в.

Свои собрания важнейших материалов делопроизводства имелись и в крупных приказах. Наиболее значительные архивы сложились в Поместном (разделение земель среди служилых людей), Разрядном (сведения о служебной деятельности бояр, дворян, судей) и Посольском приказах.

В связи с бурным ростом органов местного управления в XVII веке, многие важнейшие документы стали создаваться и храниться в местных учреждениях. Создаются земские избы (судебные дела), приказные избы на местах (административные, военные, финансовые дела), где состав документов был весьма разнообразен и зачастую сохранился лучше чем в центре.

На протяжении XVI-XVII веков крупнейшие хранилища документов испытали несколько случаев массовой гибели документов, как правило, в результате пожаров. Таковы пожары 1547, 1571, 1626 годов, когда Москва выгорала почти полностью, включая и архивы. Поэтому документы, составленные ранее 1626 года и сохранившиеся до нашего времени – большая редкость. Помимо пожаров делопроизводственные материалы страдали и от весьма низкого качества писчего материала. Уже в XV веке дорогостоящий пергамент почти полностью вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран, и только со второй половины XVII века начинают производить внутри страны. Первые бумажные «мельницы» не отличались ни масштабом производства, ни качеством конечного продукта. Только в XVIII веке после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России и сделать ее более-менее качественной. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков – наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги де­лало текст документов особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

В качестве инструментов письма использовались гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшими считались перья, взятые из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины XIX века, хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком.

В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII века принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.