Тема 5 делопроизводство в учреждениях россии второй половины XIX – начала XX вв.

Комплекс реформ 60-х – 70-х гг. XIX в., проводившихся в России, затронул и органы ее управления и их делопроизводство.

В этот период высшими государственными учреждениями по-прежнему были Государственный совет, Комитет министров, Сенат. В 1861 г. было создано ещё одно высшее учреждение – Совет министров. Он рассматривал и обсуждал мероприятия общегосударственного значе­ния (например, проекты реформ), а в ведении Комитета министров сохра­нились лишь текущие административные дела.

Центральными государственными учреждениями оставались мини­стерства, однако организационные основы их несколько изменились. Во многих ми­нистерствах были образованы главные управления, управления и отделы, начальники которых обладали большими правами, чем директора депар­таментов. Несколько уменьшилась роль канцелярии министра, если рань­ше в ней решались наиболее важные дела, то теперь она превратилась в орган связи министра с аппаратом министерства.

В 1906 году было объявлено о созыве первого представительного законосовеща­тельного учреждения – Государственной думы. Формально Думе принадлежа­ли законодательные права, которые, однако, были сильно ограничены. Аппарат Государст­венной думы состоял из общего собрания депутатов, канцелярии, отделов и комиссий.

Изменения в го­сударственном аппарате не затронули основных законодательных норм, регламентировавших процессы делопроизводства. Продолжали действо­вать правила, установленные «Общим учреждением министерств». Они определяли сложность делопроизводства, бюрократизировали процесс переписки, что ещё больше усугублялось громоздкостью и непово­ротливостью государственного аппарата. Строгая регламентация всех процессов документирования, обрядность делопроизводства, прочно во­шедшие в повседневную практику канцелярий государственных учрежде­ний, в новых условиях развития страны оказались тормозом в работе государственного механизма.

Вместе с тем развитие капиталистических отношений и внешние угрозы требовали более гибких форм документирования, их большей оперативности. Это и обу­словило появление новых черт в процессе документирования и докумен­тационного обслуживания учреждений.

Новые средства связи – телеграф, телефон – привели к появлению новых способов документирования и созданию новых видов документов – телеграмм и телефонограмм. Телеграмма отличалась от других документов только по внешнему виду, но по своему содержанию она могла заменить многие ви­ды документов. Высокий тариф за передачу сообщений по телеграфу, по­скольку оплачивается каждое слово и знак препинания, явился причиной создания особого телеграфного стиля изложения.

Изобретение телефона вызвало к жизни появление телефонограмм – запись информации, переданной по телефону.

Возникают и получают широкое распространение такие способы до­кументирования, как стенографическая запись, фотография, звукозапись, которые вызвали к жизни не только новый метод фиксации информации, но и новые виды документов – стенограммы, фотодокументы, фонограммы.

Именно в этот период происходят существенные изменения в способах изготовления доку­ментов. К документам, создаваемым ручным способом, прибавилась ма­шинописная документация. Появление и использование пишущих машин (их промышленное производство началось с 1867 г.) стало поистине рево­люционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы в канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократить объём рукописных работ. Машинописный текст приобрел более компактную форму, за счёт чего сократился объём документов.

Изобретение множительных аппаратов (гектографа, шапирографа, ро­татора) решало проблему размножения документов. В этих целях стали использоваться литографии и типографии. Так, циркуляры стали изготов­ляться чаще всего типографским способом, что значительно упростило переписку.

Капиталистические предприятия, банки, железные дороги нуждались в ускорении процессов документирования и переписки, в широком внедре­нии новых способов документирования, максимальном использовании новых средств связи. Делопроизводство государственных учреждений также требовало его упроще­ния и изменения в соответствии с требованиями времени.

В этих обстоятельствах отдельные организации и учреждения, не до­жидаясь официального реформирования делопроизводства, обратились к методике саморационализации делопроизводства. Некоторые из этих по­пыток оказались весьма успешными.

Так, выделяется постановка делопроизводства в канцелярии по­печителя Московского учебного округа. Управление учебными заведе­ниями округа осуществляли попечитель и созданный при нем совет. Дело­производство по управлению округом было сосредоточено в канцелярии попечителя, которую возглавлял правитель.

Попечителем издавались специальные распоряжения по вопросам де­лопроизводства. Принимались решения о порядке движения документов, направленные на сокращение проходимых ими инстанций, внедрялись элементы механизированной обработки документов. Так, различные отметки на документах (о получении, регистрации, об исполнении и др.) делались с помощью механических нумераторов и штампов.

В начале XX в. в канцелярии стали широко применять трафарет­ные тексты писем-ответов и сопроводительных писем. Это позво­ляло обходиться без специального черновика документа, что значительно ускоряло доку­ментооборот.

Серьезная работа по рационализации делопроизводства в изучаемый период проводилась в военном ведомстве. Здесь в 1911 г. было издано «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в во­енном ведомстве».

Положением значительно упрощалась техника переписки. Прежде все­го сокращалось количество документов – для переписки чиновников воен­ного ведомства устанавливались три основных вида документов: рапорт, предписание, отношение. В Положении говорилось также о необходимости механизированного воспроиз­ведения текстов циркуляров, полевых книжек и т. п. для этого предписы­валось снабжать все штабы, управления и канцелярии пишущими машинками, приборами для регистрации по карточ­ной системе, гектографами и другими множительными аппаратами. Для часто повторяющихся бумаг с однообразным текстом предписывалось заготовлять печатные или литографированные бланки.

Таким образом, в этих ведомствах предлагались довольно эффективные меры по рационализации делопроизводства: различные спо­собы сокращения количества документов и путей их движения, организа­ция фактического контроля за исполнением документов, применение тра­фаретных текстов, техническое оснащение делопроизводственных служб и другие. Однако эти меры рационализации носили локальный характер, так как ограничивались территорией отдельного ведомства и даже учреждения и не были возведены в ранг общегосударственных норм.