Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
РОЗДІЛ 1.docx
Скачиваний:
42
Добавлен:
22.02.2016
Размер:
366.75 Кб
Скачать

4.2. Технологія обробки інформації на псрп «Ремавтоагрегат»

В умовах застосування комп’ютерної техніки кожний з елементів методу бухгалтерського обліку, серед яких – документування господарських операцій, відображення облікової інформації за допомогою подвійного запису на рахунках, використання грошового вимірника та інших складових методу бухгалтерського обліку, зберігає і навіть збільшує своє значення, однак за формою і сутністю, як правило, змінюється.

Значні зміни відбуваються в первинному обліку виробничих запасів, який є важливою частиною бухгалтерського обліку. Виділяють наступні відмінності технології первинного документування в комп’ютеризованих системах:

1) накопичення і первинна обробка облікових даних базуються на персональних комп’ютерах, які встановлюють безпосередньо на робочих місцях облікових працівників (в цехах, на складі, в бухгалтерії). При цьому скорочується потік паперових документів та здійснюється перехід до безпаперової технології обліку;

2) обробка даних первинного обліку здійснюється за принципом об’єднання процесів складання первинного документа та введення його до комп’ютерної бази даних.

Окрім наведеного вище, сюди слід додати і третю характерну відмінність комп’ютеризованого документування запасів: можливість автоматичної реєстрації первинної інформації за допомогою таких засобів, як технологічні датчики, сканери штрихових кодів (для обліку товарно-матеріальних цінностей), касові апарати (для обліку виручки від реалізації в роздрібній торгівлі), смарт-картки (для обліку праці і заробітної плати), ваги, годинники, лічильники, вимірювальна тара тощо. Така технологія первинного обліку дозволяє без будь-якої попередньої реєстрації облікових даних та їх накопичення отримати всі необхідні звітні дані безпосередньо на підставі первинних документів.

Комп’ютеризація вносить зміни і до інших елементів методу бухгалтерського обліку. Наприклад, із застосуванням штрихових кодів інвентаризація, не змінюючи своєї економічної сутності, значно прискорюється, а способи її проведення докорінно змінюються. Так, заміна ручного перерахунку зчитуванням етикеток зі штрих-кодами дозволяє провести інвентаризацію без припинення поточних операцій на складах або в магазинах. Суттєво змінюється також порядок складання звітності. При комп’ютеризованому способі обробки даних звітність формується як у регламентному режимі, так і в режимі запитів до бази даних, а не складається один раз для використання протягом тривалого часу.

Під час організації бухгалтерського обліку персонал аналізованого підприємства повинен знати звідки і в якому вигляді він отримує початкові умови для складання операції; алгоритм або спосіб здійснення своєї операції; який результат і в якому вигляді він повинен отримати; кому і що передати по закінченні даної операції. Ці знання мають бути присутніми незалежно від того, який метод обробки інформації застосовується на підприємстві. Щодо способів, якими досягається організація праці при застосуванні прикладних програмних засобів на підприємстві, то вони можуть бути найрізноманітнішими [36].

Автоматизація обліку виробничих запасів не змінює методи здійснення організації управління в бухгалтерії. Як і при паперових методах обробки облікової інформації, система бухгалтерського обліку на її організаційному рівні створюється за допомогою посадових інструкцій, положень про структурні підрозділи підприємства, наказів директора підприємства, навчання персоналу. Комп’ютеризація ж суттєво змінює процес організації роботи облікового апарату. Єдиним способом ефективної організації діяльності підприємства в сучасних ринкових умовах є закладення правил побудови організаційної структури в комп’ютеризовану систему організаційного управління. Адже в сучасних плинних умовах ринку під час швидкого розвитку підприємства внутрішні документи підприємства доводиться часто переписувати, а зміна персоналу може звести нанівець всю роботу. Таким чином, комп’ютеризація управління підприємством є головним фактором, що визначає організацію роботи підприємства та бухгалтерії.

Сучасна комп’ютерна форма бухгалтерського обліку запасів базується на засобах обчислювальної та комунікаційної техніки. Практичне її застосування залежить від набору технічних засобів і вибору організаційних форм їх використання, що передбачають такі варіанти:

а) надання кожному бухгалтеру персонального комп’ютера;

б) використання одного центрального комп’ютера (сервера) і терміналів (або мережевих комп’ютерів) для введення даних;

в) об’єднання персональних комп’ютерів у мережу (цим забезпечується обмін даними між різними ділянками бухгалтерського обліку);

г) об’єднання персональних комп’ютерів у мережу з одним або більше потужними комп’ютерами (серверами). В останньому випадку бухгалтер працює на спеціалізованому автоматизованому робочому місці (далі – АРМ).

Якщо використовують персональні комп’ютери, що не з’єднані мережею, то замість одного журналу ведуть кілька журналів, інформаційні масиви носять локальний характер (формуються за ділянками облікової роботи), а в кінці звітного періоду об’єднуються за певними принципами. Якщо використовується центральний комп’ютер із терміналами (мережевими комп’ютерами), то застосовують журнал, при цьому інформаційний масив представлений єдиною базою даних. Якщо створено комп’ютерну мережу, то наявність єдиного журналу не обов’язкова. У цьому разі необхідна координація набору локальних інформаційних масивів; винятком може бути виділення одного з робочих комп’ютерів для використання як сервера. І, нарешті, якщо створено мережу АРМ з використанням виділених серверів, то, залежно від конкретних умов, можливе використання як єдиного журналу, так і їх набору, при цьому в кожному з випадків доцільно мати єдину базу даних.

Застосування комп’ютерних мереж являє собою новий етап використання обчислювальної техніки. Вони дозволяють ефективно поєднувати можливості комп’ютерів і ліній зв’язку. База даних складає інформаційне ядро системи, яке часто розташовується на одному комп’ютері – сервері локальної мережі. Природно, що використання єдиної бази даних потребує комунікацій між усіма комп’ютерами і сервером. Зараз ці можливості надає локальна обчислювальна мережа [19, c. 246].

Системна комп’ютеризація обліку виробничих запасів на ПСРП «Ремавтоагрегат» передбачає об’єднання робочих місць бухгалтерів в єдину комп’ютерну мережу. В цьому випадку весь обсяг інформації в мережі стає доступним всім користувачам. Характерними рисами організації роботи облікового апарату підприємства при комплексній комп’ютеризації обліку є:

  • рішення завдань бухгалтерського обліку та інформаційне обслуговування користувачів здійснюється за ініціативою і при безпосередній участі облікових працівників;

  • інтелектуальна потужність інформаційних систем обліку зростає за рахунок формалізації знань бухгалтерів і створення баз знань, що дозволяє підвищити професійний рівень кожного користувача;

  • пошук потрібної інформації здійснюється користувачами зі своїх робочих місць із застосуванням спеціалізованих засобів пошуку інформації;

  • обліково-аналітична інформація оброблюється в діалоговому режимі;

  • бухгалтер є безпосереднім учасником технологічного процесу розподіленої обробки даних, а персональний комп’ютер – основним засобом його праці.

Суттєво змінюються також функції контролю бухгалтерських даних. Інформаційна програмна система при наявності адекватного супроводу зі сторони розробника або дилера забезпечує, по суті, безперервний контроль за веденням облікових записів та складанням документів. Грамотно побудована система обов’язково має «захист», нав’язує бухгалтеру і управлінцю правила обліку і схему документообігу, задані відповідальними особами і зафіксовані в налаштуваннях системи. Практичний результат для підприємства – зменшення ймовірності штрафу через неграмотність або випадкову помилку бухгалтера.

Оперативність результатної облікової інформації дозволяє також посилити контроль за законністю і економічною ефективністю господарських операцій. На базі персонального комп’ютера є можливість посилити функцію контролю, не підвищуючи і не ускладнюючи при цьому трудомісткість ведення обліку. Контрольні функції реалізуються на окремих етапах облікового процесу, що дає змогу оперативно втручатися як в обліковий процес, так і в господарську діяльність підприємства та є важливим аспектом управління економікою.

Власне технологічний процес обробки даних при комп’ютерній формі обліку виробничих запасів на ПСРП «Ремавтоагрегат» можна поділити на три етапи.

Початковим етапом облікового процесу є збір і реєстрація первинних даних для обробки на комп’ютері. При введенні інформації користувач складає облікові фрази, за якими формується єдиний електронний обліковий регістр – Журнал господарських операцій.

На другому етапі проводиться формування на електронних носіях масивів облікових даних: Журналу господарських операцій, структури синтетичних і аналітичних рахунків, довідників аналітичних об’єктів, постійної інформації. Одночасно здійснюється контроль процесу, обробка інформації, записаної в масивах облікових даних.

Заключним етапом процесу є отримання результатів за звітний період за запитом користувача або у вигляді регістрів синтетичного обліку, аналітичних таблиць, довідок із бухгалтерських рахунків або відображення на екрані дисплея потрібної інформації.

Таким чином, застосування комплексних програмних систем дозволяє радикально поліпшити ситуацію з організації обліку аналізованого підприємства. Бухгалтерський облік є найбільш регламентованою функцією управління, що може ефективно виконувати свої завдання тільки за умови наявності заздалегідь заданих планів та правил. Оскільки при комплексній автоматизації обліку таким системоутворюючим фактором є програмно реалізований набір формальних алгоритмів, бухгалтерський облік перестає просто представляти господарський процес у вигляді єдиного цілого, а починає перетворювати цей процес на організоване ціле.