Ввод информации в ячейки, виды информации в табличном процессоре Excel. Редактирование таблиц.
При создании электронных таблиц средствами табличного процессора пользователь производит ряд действий, характерных для этого вида работы. Эти действия составляют технологию создания электронной таблицы:
1. Проектирование и разработка форм выходных документов (на бумаге), а также алгоритмов получения расчетных данных.
2. Разработка электронной таблицы, т.е. создание заголовка, шапки, внесение формул в расчетные колонки.
3. Ввод данных и получение расчетных значений.
4. Сохранение таблицы на внешнем носителе.
5. Вывод таблицы на печать.
После запуска Excel указатель ячейки, как правило, находится в ячейке А1 рабочего листа с именем Лист1. Данная ячейка является активной, в которую пользователь может вводить данные. В ячейки листа можно вводить два типа данных: константы и формулы. Константы разделяются на три основные категории: числовые значения, текстовые значения и значения дат и времени. Числовые значения могут содержать только цифры от 0 до 9 и специальные символы: + - Е ( ) . , % /. Текстовое значение может содержать практически любые символы.
Ввод константы
Константы в активную ячейку вводятся с клавиатуры. По мере ввода символов, они отображаются в строке формул и в активной ячейке. Мигающая вертикальная черта, которая появляется в строке формул и в активной ячейке, называется точкой вставки.
Зафиксировать ввод данных в ячейку можно следующими способами:
1) нажатием клавиши [Enter], после чего курсор переместится в следующую ячейку. Направление перехода к другой ячейке после ввода можно задать на вкладке Правка диалогового окна Параметры, открыв его по команде Сервис►Параметры;
2) с помощью клавиш управления курсором [¬], [], [®], [¯] клавиатуры;
3) щелком левой клавишей мыши на другой ячейке рабочего листа.
Управление отображением текстовых значений в ячейках
Если
длина
вводимого текста превышает ширину
ячейки, то он будет выступать за правый
край ячейки, как показано на рис. 5.2, и
располагаться поверх соседней ячейки,
пока последняя свободна. Но текст при
этом хранится в одной ячейке (в данном
примере – в ячейке А1).
Чтобы отобразить длинный текст в одной ячейке можно увеличить ширину столбца, в котором находится эта ячейка. Для этого можно воспользоваться одним из способов: выделить ячейку и выполнить команду Формат►Столбец► Автоподбор ширины (рис. 5.3). То же сделает двойной щелчок мыши на правой границе заголовка столбца; или вручную, переместив мышью правую границу заголовка столбца, когда курсор приобрел вид двунаправленной стрелки.
Примечание. Для изменения высоты строк можно воспользоваться командойФормат►Строка►Автоподбор высоты или увеличить высоту строки вручную, аналогично изменению ширины столбца.
разместить текст в несколько строк. Для этого нужно выделить ячейку, выполнить команду Формат► Ячейки►вкладка Выравнивание►флажок Переносить по словам, затем нажать [ОК]. На рис.5.4. показано, как будет выглядеть ячейка после такого преобразования. Также на вкладке Выравнивание окна Формат ячеек можно из открывающихся списков выбрать способ выравнивания содержимого ячеек по горизонтали и по вертикали и ориентацию текста в ячейке.
Управление отображением текстовых значений в ячейках
Значения, которые хранятся в ячейках и появляются в строке формул, называются хранимыми значениями. Если в ячейку вводится длинное числовое значение, то Excel использует экспоненциальное представление числа. При этом точность значения выбирается такой, чтобы число можно было отобразить в ячейке. Например, если ввести в ячейку стандартной ширины число 1238567890123, то оно отобразится в виде 1,24Е+12.
Значения, которые появляются в ячейке в соответствии с формулами, называются выводимыми или отображаемыми значениями. Количество выводимых цифр зависит от ширины столбца. Если ширина столбца недостаточна, то Excel отображает строку символов #. В этом случае надо просто увеличить ширину столбца.
Форматирование числовых данных в ячейках ЭТ.В одной и той же электронной таблице можно использовать различные форматы представления числовых данных. По умолчанию числа располагаются в клетке, выравниваясь по правому краю.
Наиболее распространенные форматы представления числовых данных:
Основной формат используется по умолчанию, обеспечивая запись числовых данных в ячейках в том же виде, как они вводятся или вычисляются.
Числовой формат с фиксированным количеством десятичных знаков обеспечивает представление чисел в ячейках с заданной точностью.
Процентный формат обеспечивает представление введенных данных в форме процентов со знаком % (в соответствии с установленным количеством десятичных знаков).
Денежный формат обеспечивает такое представление чисел, где каждые три разряда разделены определенным разделителем. Добавляется также знак валюты страны - р.
Форматирование символьных данных в ячейках ЭТ. По умолчанию символьные данные выравниваются по левому краю ячейки. Вы можете изменить формат представления символьных данных в электронной таблице. Для этогосуществуют следующие возможности.
Выравнивание к левому краю ячейки.
Выравнивание к правому краю.
Выравнивание по центру ячейки.
Изменение ширины колонки. Отображение числовых данных зависит не только от выбранного формата, но также и от ширины колонки (ячейки), в которой эти данные располагаются. Если ширина вводимого числа превышает ширину ячейки (колонки), ячейка заполняется #, сигнализирующими отом, что ширина ячейки недостаточна для отображения данных.