9.2 Розподіл функцій, повноважень і відповідальності в управлінської діяльності. Поняття норми керованості

Управлінська діяльність припускає розподіл функцій, повноважень, відповідальності.

Повноваження керівника - це організаційне право використовувати ресурси і спрямовувати зусилля робітників на рішення задач. Повноваження делегуються посаді, а не індивіду.

Делегування – передача задач і повноважень особі, що приймає відповідальність за їхнє виконання.

Відповідальність – зобов'язання виконувати наявні задачі і відповідати за їхнє задовільне рішення. Відповідальність не може бути делегована. Керівнику не можна розмивати відповідальність, передаючи її підлеглому.

Межі організаційних повноважень визначаються: політикою, процедурами, правилами, посадовими інструкціями. Звичайно делегуються наступні види повноважень:

• вирішувати часткові, вузькоспеціалізовані проблеми, в яких виконавці розбираються значно краще керівників;

• здійснювати підготовчу роботу (узагальнення матеріалів, формування первинних висновків, підготовка різноманітних проектів), що носить в більшості випадків рутинний характер, але дає можливість продемонструвати свою спроможність;

• бути присутнім на різноманітних заходах інформаційного характеру, виступати з повідомленнями, ділитися досвідом.

Ні при яких обставинах не делегується рішення проблем, пов'язаних з виробленням загальної політики підприємства або його підрозділів; особливо важливих і негайних (критична ситуація або ризик, загальне керівництво, розгляд конфіденційних задач, заохочення, покарання).

Значення процесу делегування повноважень для керівників:

• наближає прийняття рішень до місця їхньої реалізації. Отже, підвищується їхня якість і оперативність, скорочується час на очікування розпоряджень і вказівок, підвищується ефективність процесу управління;

• звільняє керівників від поточних справ, дозволяє займатися рішенням найбільш складних проблем, дає можливість більш раціонально розподіляти навантаження серед підлеглих.

Значення процесу делегування повноважень для підлеглих:

• дозволяє максимально продуктивно використовувати свою спроможність, знання, придбати нові знання;

• дозволяє виявляти ініціативу і самостійність;

• дозволяє розвивати свою особистість;

• дозволяє створити «стартовий майданчик» для подальшого просування по службовим сходам;

• підвищує задоволеність роботою.

Чинники, що припиняють делегування повноважень:

Для керівників: більша завантаженість; відсутність віри в спроможності підлеглих, побоювання відповідальності за можливі невдачі; побоювання самих підлеглих і конфліктів із ними.

Для підлеглих: небажання самостійно працювати через нестачу знань, некомпетентність; відсутність віри в свої сили і страх відповідальності за помилки; перевантаження іншими обов'язками; нестача інформації; формальний підхід до справи з боку керівника; фіктивне делегування, тобто передача тих повноважень, що підлеглий давно має.

Норма керованості – середня кількість персоналу, що обмежується об'єктивними межами фізичних і розумових здібностей першого керівника ефективно управляти його роботою.

Визначити максимально можливе число зв'язків між керівниками і підлеглими можна по формулі: Змакс.=(2n-1+N-1), де N – число виконавців, безпосередньо підлеглих керівникові.