констпекты лекций / 3110_Organ_zats_ya_prats_menedzhera

91

До підлеглих слід звертатися на «ви». Форма «ти» допускається тільки під час розмови один на один. Причому пропозицію про таку форму звертання робить керівник. В разі згоди підлеглого він також може звертатися до керівника на «ти».

Першим вітає керівника підлеглий, а руку першим подає керівник. При зустрічі з жінкою начальник - чоловік завжди вітає її першим.

Відповідь на вітання обов'язкова. Будь-які виправдовування беззмістовні. Керівник, який не відповів на вітання, втрачає повагу до себе, дозволяє говорити про свою гордовитість, зазнайство.

Прийшовши на роботу, вітайте своїх колег. Поцікавтесь їхнім здоров'ям, настроєм, побажайте успіхів у роботі, дайте зрозуміти, що ви розраховуєте на них і, в свою чергу, готові підтримати їх у роботі.

Не допускайте у звертанні до підлеглих гострих жартів, ризикованих порівнянь, тим більше свідомих ущипливих слів.

Вказуючи на помилки, недоробки підлеглого, будьте вимогливими, коректними, ввічливими і ніколи не вдавайтесь до оцінки особистості.

Будьте ввічливими. Ввічливість - фактор, що стимулює ділові стосунки, дає змогу уникнути багатьох неприємностей, полегшує найрізноманітніші контакти. Не соромтеся подякувати за добре виконану роботу.

Не допускайте фамільярності у стосунках з підлеглими. Між керівником і підлеглим завжди має бути певна дистанція. Обов'язок керівника - не підкреслювати цього; обов'язок підлеглого - розуміти її необхідність і відповідно до цього поводити себе.

Слід застерегти проти постійного використання жорстоких методів розпорядчого характеру, оскільки їхня дія в таких випадках послаблюється, настає адаптація й ефективність сприйняття знижується.

Форми «прошу» і «наказую» не охоплюють усього спектру стосунків при видаванні вказівки. У деяких випадках слід використовувати з неменшим успіхом інші, більш м'які звертання: «доцільно зробити», «подумайте над таким варіантом», «бажано здійснити» та ін.

За кожну успішно виконану роботу, завдання, доручення слід дякувати. Необхідно відзначати своєрідні, нестандартні методи, що використовують підлеглі.

Виражаючи задоволення або невдоволення роботою, слід враховувати стать, вік, темперамент підлеглого, його реакцію на критику, ставлення до нього оточуючих. Розмовляючи з підлеглим не відволікайтесь (особливо якщо справа стосується його інтересів). Відхилення керівника від теми розмови свідчить про недостатню увагу до колеги і його проблем або про те, що керівник не надає серйозного значення питанню, яке обговорюють.

Манери поведінки керівника цілком визначаються його загальною культурою і вихованістю. Добрі манери керівника зміцнюють його авторитет. Основа їх - скромність і витримка, уважне, тактовне ставлення до людей, вміння зрозуміти їхні цілі й інтереси, контролювати свої дії, об'єктивно оцінювати свої вчинки.

Успіху управлінської діяльності певною мірою сприяє зовнішній вигляд керівника. Правильно підібраний одяг допомагає керівнику мати привабливий, солідний вигляд, викликає у оточуючих довіру до нього, спонукає дотримуватися ділового, офіційного або товариського стилю спілкування.

92

ГЛОСАРІЙ

Акт - офіційний документ, складений групою службових осіб для підтвердження виявлених ними фактів.

Анкета – це спосіб уніфікації тексту, при якому одну його частину (питання анкети) заносять у документ раніше, а другу (відповіді) заповнює автор під час створення документа.

Делегування - це передавання підлеглому виконання завдань або діяльності із сфери дій керівника.

Діагностика часу – це виявлення видів діяльності, на які час витрачається даремно, яку можуть виконувати інші особи, яка віднімає час у інших.

Діловодство – це створення, приймання-передавання, зберігання, опрацювання документів.

Документація – це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов язаних документів.

Доповідна записка інформує керівника підприємства або структурного підрозділу про явища і факти, що мали місце, виконану роботу, ситуацію, яка склалася, та ін.

Визначити пріоритетність - означає прийняти рішення про те, яким із завдань слід надати першочергового, а яким другорядного значення.

Доручення регламентує тільки зміст завдання, залишаючи підлеглим право у виборі способу дій, а іноді і термінів виконання.

Засідання - це форма організації роботи постійно діючого органу (комітету, колегії, ради, комісії, групи).

Збори - це спільна присутність у певному місці людей, об'єднаних конкретною метою (збори працівників підприємства, підрозділу, членів товариства та ін.).

Кінцеві функції – це функції, виконання яких пов’язано з досягненням певного результату в діяльності організації в цілому.

Кооперація праці являє собою об'єднання, взаємодію групи робітників в процесі спільного виконання взаємопов’язаних трудових процесів.

Команда - це наказ, що віддається усно.

Локальні функції – це функції, що реалізуються у межах підрозділу, є обслуговуючими по відношенню до інших видів функцій та, як правило, відображені тільки у посадових інструкціях.

Менеджер - це керівник або фахівець, який займає постійну посаду та має повноваження в області прийняття рішень з конкретних видів діяльності підприємства, що функціонує у ринкових умовах.

93

Наказ зобов'язує підлеглих певним способом, точно та у встановлений термін виконати завдання, що складає сутність розпорядження, і за змістом буває наказом, в якому будьщо наказується, забороняється або інструктується.

Нарада - це форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників управлінського процесу.

Наскрізні функції - це функції, які відображені у положеннях про структурні підрозділи і пов’язані з виконанням спільних робіт кількома підрозділами.

Наукова організація праці передбачає систематичне впровадження досягнень науки і передового досвіду та дозволяє найкращим чином поєднувати техніку і людей в єдиному виробничому процесі, забезпечує найбільш ефективне використання матеріальних і трудових ресурсів, безперервне підвищення продуктивності праці.

Нормування праці - це встановлення міри витрат праці на виконання певного обсягу робіт у даних організаційно-технічних умовах.

Норма керованості - це кількість працівників, якими найбільш ефективно може управляти керівник.

Норма обслуговування передбачає якісне обслуговування даним працівником апарату управління певної кількості працюючих.

Організаційною техніка (техніка управління) - це сукупність засобів, що використовуються для раціональної організації та автоматизації управлінських робіт з метою підвищення оперативності, ефективності і культури управління.

Переговори - це засіб, взаємозв'язок між людьми, призначені для досягнення угоди, коли обидві сторони мають співпадаючі або протилежні інтереси.

Пояснювальну записку використовують для пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, у деяких випадках - за ініціативою підлеглого.

Принцип Паретто: 20% витрат праці на дійсно важливі проблеми забезпечують 80% результату. На решту 80% витрат праці на другорядні проблеми припадає тільки 20 % результату.

Принцип фіксованої відповідальності (при делегуванні повноважень): за керівником у будь-якому випадку залишається управлінська відповідальність, яка не може бути делегована.

Протокол - це документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів, або документ, складений офіційною особою для посвідчення будь-якого факту.

Рада залишає певну волю виконавцю у відношенні змісту завдання, зберігаючи непорушною лише основну його суть.

Регламентація - це встановлення і дотримання певних правил, положень, інструкцій, нормативів та інших нормативних документів, заснованих на об'єктивних

94

закономірностях розвитку системи управління. При цьому виділяється коло питань, що підлягають жорсткій регламентації, і питання, для яких потрібні лише рекомендації.

Робоче місце керівника – це кабінет або частина загального приміщення, в якому відбувається трудова діяльність і яке обладнане відповідно до змісту виконуваних робіт необхідними знаряддями праці.

Розподіл управлінської праці - це об'єктивний процес відокремлення її видів у самостійні сфери трудової діяльності різних груп управлінських працівників.

Розпорядження - це повідомлення, передане керівником підлеглим, що стосується змісту і результатів їх діяльності.

Роль - це очікуваний набір дій або поведінки, що обумовлені роботою.

Спеціалізація полягає у закріпленні за кожним підрозділом певних функцій, робіт і операцій з покладанням на них повної відповідальності за кінцеві результати їх діяльності в процесі управління.

Стандартизація – це встановлення єдиних норм і вимог до документів, незалежно від форми власності і розмірів підприємств, їх галузевого підпорядкування.

Трафарет – це спосіб уніфікації, при якому заздалегідь виготовляють докладний текст з пропусками, які заповнюють у процесі створення документу.

Управлінська праця - це вид суспільної праці, основним завданням якого є забезпечення цілеспрямованої, скоординованої діяльності як окремих учасників спільного трудового процесу, так і трудових колективів в цілому.

Управлінський документ – це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, який створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється на папері або іншому носії.

Фотографія робочого часу: застосовується для встановлення структури його витрат протягом робочого дня менеджера.

Хронометраж – це спостереження і вимірювання витрат робочого часу на здійснення окремих елементів операції, що повторюється, або її загалом для аналізу прийомів праці, розробки нормативів або визначення причин відхилення від норм.

95

ЛІТЕРАТУРА ТА МЕТОДИЧНІ ПОСІБНИКИ

Основна:

1.Бабаєв В.М., Шаронова Н.В. Організаційна культура керівника: Навчальний посібник. – Харків: НТУ „ХПІ”, 2005. – 260 с.

2.Балабанова Л.В., Сардак О.В. Організація праці менеджера. Навчальний посібник. – Донецьк: ДонДУЕТ, 2003. – 299 с.

3.Бычин В.Б., Малинин СВ. Нормирование труда: Учебник. / Под ред. Ю.Г. Одегова. М.: Издательство «Экзамен», 2003. – 320 с.

4.В.Г. Гамаюнов Организация труда менеджера. – Харьков: „Основа”, 1998. – 396

с.

5.Виноградський М.Д., Виноградська А.М., Шканова О.М. Організація праці менеджера: Навч. посіб. для студ. екон. вузів. – К.: Кондор-2003. – 414с.

6.ГОСТ 6.38-90 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

7.ДСТУ 2392-94 Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. К., 1997.

8.ДСТУ 2628-94. Системи оброблення інформації. Оброблення тексту. Терміни та визначення. К., 1996.

9.ДСТУ 2732-94. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. К., 1996.

10.Дорофиенко В.В., Летников Н.С., Вольская Е.М., Кольцова Д.В. Менеджмент конкурентоспособных фирм (учебно-практическое пособие) Учебно-практическое пособие / Макеевка: ДонНАСА, 2004. – 360 с..

11.Закон України „Про інформацію” від 2 жовтня 1992 року // ВВР ,1992, № 48,

Ст. 650.

12.Мошек Г.Є. Організація праці менеджера. – К.: КДТЕУ,1995.

13.Тайм-менеджмент: Планирование и контроль времени / Пер. с англ. К.Ткачекнко. – М.: ФАИР-ПРЕСС, 2001. – 288 с.

Додаткова:

16.Альберт М., Хедсури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М.: Дело, 1992. –

720 с.

17.Брэддик У. Менеджмент в организации.- М.: ИНФРА-М, 1997.- 344 с.

18.Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебик. - Мн.: ЗАО „Экономпресс”, НПЖ „ФУА”, 1998. – 284 с.

19.Лившиц Я.З., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация: Учеб. Пособие. – М.: Высш.школа, 1981.- 144 с.

20.Дорофиенко В.В., Летников Н.С., Вольская Е.М., Кольцова Д.В. Менеджмент конкурентоспособных фирм: Уч.-практ. пос. – Макеевка: ДонНАСА, 2004. - 360 с..

21.Документы и делопроизводство : Справочное пособие, 1990.- М.:Экономика,

96

1991. –271 с.

22. Кузнецова Т.В. Делопроизводство и техническая документация.: Уч. пособие. –

М.: Высш.школа, 1991. – 159 с.

23.Веселов Л.В. Современное деловое письмо в промышленности. – М.: Из-во стандартов, 1990. – 160 с.

24.Паламар Л. Украiнське дiлове мовлення– Киiв: Либiдь, 1997. – 187 с.

25.Паламар Л, Кацавець Г.М. Мова дiлових паперiв. Практ. посiбник. – Киiв:

Либiдь, 1995. – 208 с.

26. Сучасні ділові папери: навч. Посібник для вищ. та серед. спец. навч. закладів /

С.В. Глущик. - К.: А.С.К., 1998. - 174 с.

Методичні вказівки:

27. Методичні вказівки до самостійної роботи студентів по дисципліні

«Організація праці менеджера» для фахівців з узагальненим об'єктом діяльності 0502 «Менеджмент», для спеціальності 7.050201 «Менеджмент організацій», (для студентів денної та заочної форм навчання) / Уклад.: Кольцова Д.В., Шамонова Г.М. – Макіївка:

ДонНАБА, 2007. – 42 с.