Аудит розрахунків акредитивами і чеками

Акредитиви виставляються сільськогосподарськими підприємствами (покупцями) за рахунок коштів із свого поточного рахунку, а також кредитів банків. Кожний акредитив має цільове призначення, використовується для розрахунків тільки з одним постачальником і не може перераховуватися іншому. Строк дії акредитиву — до 15 днів, в окремих випадках він може бути продовжений до 25 днів.

Акредитивна форма розрахунків гарантує постачальникові оплату відвантаженої продукції, виконаних робіт і наданих послуг.

Джерелами інформації у разі перевірки операцій за акредитивами є виписки банку з особових рахунків акредитивів, рахунки, реєстри рахунків та інші документи, що додаються до виписки, записи у бухгалтерському обліку на субрахунку 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті», записи на рахунках матеріальних цінностей, що придбані за акредитиви.

Вивчення перелічених джерел інформації дає змогу встановити:

• обґрунтованість виставлення акредитивів;

• своєчасність отримання й обробки банківських виписок щодо використання акредитивів і правильність відображення в обліку витрат цих коштів;

• своєчасність повернення залишків грошових коштів за акредитивами;

• наявність джерел, що фактично використані, проте обліковуються у складі невикористаних акредитивів.

У разі порушення правил відображення в обліку операцій з акредитивами можуть приховуватися зловживання. Контроль операцій за акредитивами передбачає їх перевірку відповідно до вимог фінансової дисципліни, рахунків, цін тощо.

У практиці фінансово-господарської діяльності підприємств відомі випадки повернення акредитивів у зв’язку із закінченням строку їх дії або повернення значної частини грошей. У такому разі слід з’ясувати причину невикористання грошей за призначенням. Якщо в цьому винна конкретна посадова особа, необхідно вжити заходи щодо стягнення матеріального збитку. За невикористаний акредитив, виставлений за вимогою постачальника, має стягуватися штраф згідно із законодавством.

Після цього перевіряються операції щодо розрахунків чеками з лімітованими та нелімітованими книжками.

Лімітовані чекові книжки використовуються підприємствами для розрахунків з постачальниками за матеріали, послуги транспорту й зв’язку. Вони видаються за рахунок власних коштів підприємства та кредитів банку і є дійсними протягом 6 міс.

Нелімітовані чекові книжки видаються підприємствам, що мають позичкові рахунки без депонування банком коштів із розрахункового рахунку.

Перевіркою розрахункових операцій із лімітованих книжок має бути встановлено:

• правильність обліку цих операцій, забезпеченість (ефективність) внутрішнього контролю за використанням чеків;

• ведення обліку за матеріально відповідальними особами, своє­часність подання звітів останніми про використання виданих чеків;

• реальність залишків на лімітованих чекових книжках, відображених в обліку.

У звітах відповідальних осіб про використання чеків перевіряють суть операцій, їх доцільність і реальність. Особливу увагу приділяють виявленню випадків використання чеків для оплати операцій, здійснених іншими підприємствами. Необхідно також встановити за звітами експертів, чи всі платежі із лімітованих чекових книжок в оплату невиробничих витрат віднесені на матеріально відповідальних осіб.

Завдання аудиту полягає також у тому, щоб встановити відповідність ліміту чекової книжки реальній потребі у грошових коштах для здійснення розрахунків, оскільки завищення ліміту «заморожує» кошти підприємства, уповільнює їх обіговість. Розмір перерахованих грошових коштів має забезпечувати тижневу, декадну, двотижневу потребу підприємства. Тому загальний ліміт на всіх лімітованих книжках не повинен перевищувати місяч­ної потреби у коштах для цього виду розрахунків.

Джерелами інформації для аудиторської перевірки розрахунків чеками є виписки банку, авансові звіти підзвітних осіб (з усіма додатками) за виданими чековими книжками, облікові регістри щодо відображення цих операцій, інші документи, що прямо або опосередковано характеризують операції за цими видами розрахунків.

Аудит операцій за наведеними джерелами передбачає перевірку відповідності залишків ліміту на лімітованих чекових книжках із залишком на дату перевірки на субрахунку 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті» із даними виписок банку. Виявлені при цьому розбіжності свідчать про те, що видані із лімітованих книжок чеки не були пред’явлені в банк для оплати до кінця місяця. Чеки мають передаватися в банк не пізніш як за три дні після їх виписування. Затримка розглядається як порушення правил розрахунків чеками.

На наступному етапі перевірка цих операцій зосереджується на встановленні відповідності залишків ліміту на корінці останнього використаного чека чекової книжки з урахуванням суми чеків, не поданих до оплати, і залишків на субрахунках 372 «Розрахунки з підзвітними особами», 377 «Розрахунки з іншими дебіторами». Різниця між цими залишками та залишками на рахунку 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті» показує суму використаних, але не оплачених банком чеків. Якщо є розбіжності між даними обліку підприємства й банку, потрібно з’ясувати їх причини і вжити заходи, спрямовані на врегулювання їх.

Важливе значення має перевірка документів за суттю. З цією метою до кожного оплаченого чека додаються виправдні документи. На всіх оплачених рахунках постачальниками повинні бути проставлені номери чеків, якими оплачені ці рахунки.

Виявлені при цьому зловживання можуть бути такими:

• оплата лімітованими чеками витрат інших підприємств і приватних осіб (з подальшим привласненням сум);

• оплата лімітованими чеками витрат, занесених в авансові звіти підзвітних осіб, як таких, що здійснені готівкою.

У разі наявності таких зловживань слід визначити розмір завданого матеріального збитку і встановити винуватця.

Аудит також має встановити:

• своєчасність надходження від підзвітних осіб звітів про використання коштів лімітованих чекових книжок;

• своєчасність повернення книжок з корінцями використаних чеків;

• організацію синтетичного обліку видачі, руху лімітованих чекових книжок за підзвітними особами на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» рахунку 37 «Розрахунки з різними дебіторами», а також використання чеків;

• своєчасність зарахування використаного ліміту за лімітованою чековою книжкою в зв’язку із закінченням строку її дії (6 міс., але не пізніше як 31 грудня) або припиненням подальших розрахунків;

• правильність занесення залишку ліміту на рахунок (він перераховується на той рахунок, з якого грошові кошти депонувалися, чи спрямовується на погашення кредиту, виданого на придбання чекових книжок).

У деяких випадках оплата чеками здійснюється за неповного, часткового відпуску матеріалів чи надання послуг. Це викривлює умови договору про обсяг реалізації. Мета контролю — встановити винуватців і розміри збитків.

Типові записи по поточному рахунку в банку наведено в табл. 3.4.