И Н Ф О Р М А Ц И О Н Н Ы Й М Е Н Е Д Ж М Е Н Т

И реинжиниринг бизнес-процессов к у р с л е к ц и й (часть 1)

Лекция 2

Тема 2. Развитие рыночной экономики и информационные системы

Эволюция способов организации и персонала и соответствующая эволюция ИС: локальная, комплексная, корпоративная (КИС) концепции MRP, КИС MRPII, КИС ERP, КИС ERPII и КИС управления знаниями.

Управление знаниями как составная часть менеджмента предприятия. Понятие модели системы менеджмента. Этапы моделирования систем менеджмента. Формализация системы менеджмента с помощью ИС.

Характеристика информационной деятельности предприятия. Основная роль ИС в информационной деятельности. Характеристика информационных процессов предприятия. Зависимость информационных процессов от рыночного окружения предприятия. Дефицитный и конкурентный рынок. Роль ERP-стандартов в условиях конкурентного рынка . Эффективность при принятии решений в сфере информатизации и информационный менеджмент.

Дело должно соответствовать возможностям, действия должны соответствовать времени». Лао Цзы

Эволюция информационных систем

Информационные системы могут быть классифицированы по ряду признаков:

• по степени автоматизации (автоматизированные и неавтоматизированные);

• по сфере функционирования объекта управления (транспорт, промышленность, обучающие информационные системы и т.п.);

• по уровню в системе управления (отраслевые информационные системы, территориальные информационные системы, информационные системы организации и т.п.);

• по виду процессов управления (информационные системы управления технологическими процессами, информационные системы организационного управления).

Эволюционное развитие ИС представлено в таблице 2.1.

Таблица 2.1.

Изменение подхода к использованию информационных систем.

Период времени	Концепция использования информации	Вид информационных систем	Цель использования
1950 - 1960 гг.	Бумажный поток расчетных документов. Концепция "необходимого зла"	Информационные системы обработки расчетных документов на электромеханических бухгалтерских машинах	Повышение скорости обработки документов. Упрощение процедуры обработки счетов и расчета зарплаты.
1960 - 1970 гг.	Поддержка основной цели	Информационные системы управления	Ускорение процесса подготовки отчетности
1970 - 1980 гг.	Управленческий контроль	Системы поддержки принятия решений. Системы для высшего звена управления	Выработка наиболее рационального решения
1980 - 2000 гг.	Информация- стратегический ресурс, обеспечивающий конкурентное преимущество	Стратегические информационные системы. Автоматизированные офисы	Обеспечение выживания и процветание организации

Эволюция информационных систем, связанная с характером развития технических средств обработки информации и достоинств информационных систем:

• 1-й этап (до конца 60-х годов) характеризуется проблемой обработки больших объемов данных в условиях ограниченных возможностей аппаратных средств.

• 2-й этап (до конца 70-х годов) связывается с распространением ЭВМ серии 1ВМ/360. Проблема этого этапа - отставание программного обеспечения от уровня развития аппаратных средств. 1-й и 2-й этапы характеризуются довольно эффективной обработкой информации при выполнении рутинных операций с ориентацией на централизованное коллективное использование ресурсов вычислительных центров. Основной проблемой на этом этапе была психологическая - плохое взаимодействие пользователей, для которых создавались информационные системы, и разработчиков из-за различия их взглядов и понимания решаемых проблем. Как следствие этой проблемы - создавались системы, которые пользователи плохо воспринимали и, несмотря на их достаточно большие возможности, не использовали в полной мере.

• 3-й этап (с начала 80-х годов) - компьютер становится инструментом непрофессионального пользователя, а информационные системы - средством поддержки принятия его решений. Проблемы - максимальное удовлетворение потребностей пользователя и создание соответствующего интерфейса работы в компьютерной среде. Изменился подход к созданию информационных систем - ориентация смещается в сторону индивидуального пользователя для поддержки принимаемых им решений. Пользователь заинтересован в проводимой разработке, налаживается контакт с разработчиком, возникает взаимопонимание обеих групп специалистов. На этом этапе используется как централизованная обработка данных, характерная для 1-го этапа, так и децентрализованная, базирующаяся на решении локальных задач и работе с локальными базами данных на рабочем месте пользователя.

• 4-й этап (с начала 90-х годов) -.создание современной технологии межорганизационных связей и информационных систем. Этот этап связан с понятием анализа стратегических преимуществ в бизнесе и основан на достижениях телекоммуникационной технологии распределенной обработки информации. Информационные системы имеют своей целью не просто увеличение эффективности обработки данных и помощь управленцу. Соответствующие информационные технологии должны помочь организации выстоять в конкурентной борьбе и получить преимущество. Проблемы этого этапа весьма многочисленны. Наиболее существенными из них являются:

1. выработка соглашений и установление стандартов, протоколов для компьютерной связи;

2. организация доступа к стратегической информации;

3. организация защиты и безопасности информации.

В настоящее время под корпоративной информационной системой (КИС) предприятия подразумевается система управления его бизнес-процессами, позволяющая увязывать функции отдельных подразделений с движением финансовых и товарных потоков по всей технологической цепочке управленческих процедур. Основными особенностями КИС считаются комплексность охвата функций управления, повышенная упорядоченность деловых процессов, возможность локальной установки и внедрения отдельных частей системы, адаптивность ее функциональной и инструментальной структуры, возможность развития после ее внедрения. Другими словами, КИС - это информационная система масштаба предприятия, главной задачей которой является информационная поддержка производственных, административных и управленческих процессов (бизнес-процессов).

К основным типам информационных систем можно отнести:

• системы поддержки деятельности руководителя (Executive Support Systems - ESS), помогающие принимать неструктурированные решения на стратегическом уровне управления компанией и проводить системный анализ информации из внешней среды;

• управляющие информационные системы (Management Information Systems - MIS), обслуживающие управленческий уровень, при этом они обеспечивают менеджеров среднего и высшего звена текущей информацией о выполнении основных бизнес-процессов в компании и о некоторых изменениях во внешней среде;

• системы поддержки принятия решений (Decision Support Systems - DSS), работающие со всеми типами данных и позволяющие проводить аналитические исследования, строить модели и разыгрывать сценарии для решения слабоструктурированных и вообще неструктурированных проблем в инновационных проектах;

• рабочие системы знания (Knowledge Work System - KWS), целью которых является аккумулировать знания и опыт;

• системы диалоговой обработки трансакций (Transaction Processing Systems - TPS) - базовые деловые системы, обслуживающие исполнительский (эксплуатационный) уровень организации и предназначенный для автоматического выполнения большого числа трансакций, составляющих стандартный бизнес-процесс этого уровня;

• системы автоматизации делопроизводства (OAS), работающие почти с формализованными данными, их функции - дополнять и контролировать работу систем TPS на эксплуатационном уровне и документооборот на уровне организации.

История развития

Первыми появились методология и системы MRP (Material Requirements Planning) - планирования потребности в материалах. Главная задача MRP-систем - обеспечение наличия на складе необходимого количества требуемых материалов/ комплектующих в любой момент в рамках срока планирования. Однако при расчете потребности в материалах концепция MRP не учитывала производственные мощности, их загрузку, стоимость рабочей силы, финансовые потребности и т.д. Поэтому в 80-х годах. MRP-система с замкнутым циклом была трансформирована в систему планирования производственных ресурсов (Manufactory Resource Planning), которая получила название MRP II. Ее основная суть состоит в том, что прогнозирование, планирование и контроль производства стали осуществляться по всему жизненному циклу продукции, начиная от закупки сырья и заканчивая ее отгрузкой потребителю.

В начале 90-х годов системы класса MRPII в интеграции с модулем финансового планирования (Finance Requirements Planning - FRP) получили название систем планирования ресурсов предприятий (Enterprise Resource Planning - ERP). ERP-система - это набор интегрированных приложений, позволяющих создать интегрированную информационную среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций предприятия.

Следующим этапом развития КИС можно считать появление концепции CSRP (Customer Synchronized Resources Planning) - планирование ресурсов, синхронизированное с покупателем. Возникновение таких систем явилось следствием того, что производство стало подстраиваться под нужды потребителя. CSRP в свою очередь подготовила почву для систем нового класса в управлении предприятием - CRM (Customer Relationship Management) - управление взаимоотношениями с клиентами. CRM многие эксперты рассматривают не только как информационную систему и технологию, но и как бизнес-стратегию. Как правило, CRM-системы состоят из модулей управления контактами, автоматизации продаж, поддержки пользователей и ряда других в зависимости от функциональности.

Одновременно с CRM-системами получили развитие системы, направленные на управление бизнес-процессами в различных областях. В настоящее время ERP-системы также называют интегрированными информационными системами, которые в свою очередь подразделяются на локальные мелкие, средние и крупные. Как правило, такие системы используются для автоматизации всех функций компании и охватывают весь цикл работ от планирования деятельности до сбыта продукции. Локальные системы в свою очередь ориентированы на автоматизацию какой-либо одной функции бизнеса, например бухгалтерского учета.

В то же время многие локальные системы, направленные на решение задач управления логистикой (Supply Chain Management), складом (Warehouse Management Systems), документами (WorkFlow), бизнес-процессами (Business Process Management Systems), проектами (Project Management Systems), начинают не только существовать сами по себе либо как модуль или подсистема более большой информационной системы, но и интегрировать новые задачи. Так, системы документооборота помимо традиционных задач управления архивами, коллективной обработки документов решают новые задачи, такие, как управление коллективными знаниями.

Что касается систем управления бизнес-процессами, или BPMS-систем (Business Process Management System), - это класс программного обеспечения, предназначенного для непосредственного управления бизнес-процессами (используются также термины "ВРМ-система" и "ВРМ"). Граница между КИС, ориентированными и не ориентированными на управление бизнес-процессами, определяется их возможностью поддерживать реинжиниринг бизнес-процессов и настраиваться на созданные проектировщиком предприятия модели процессов.

Традиционный способ автоматизации бизнес-процессов - разработка или приобретение готового прикладного программного обеспечения. Однако на практике прикладные программы позволяют автоматизировать только часть шагов бизнес-процесса, а главное - внесение даже небольших изменений в схему бизнес-процесса означает необходимость перепрограммирования и большие затраты времени. В результате прикладные программы не успевают обновляться в том темпе, который диктуют изменяющиеся условия бизнеса и потребности предприятия. Изначально ВРМ-системы появились как решение именно этой конкретной проблемы.

Понятие информационного менеджмента

Информационный менеджмент охватывает все аспекты проблемы менеджмента в сфере создания и использования информационных ресурсов.

Цель информационного менеджмента: повышение эффективности деятельности предприятия на основе использования информационных систем (ИС) и технологий (ИТ).

Предмет информационного менеджмента: процессы создания, эксплуа-

тации и развития ИС предприятия.

Сферу информационного менеджмента составляет совокупность всех

задач управления, связанных с формированием и использованием информации во всех ее формах и состояниях для достижения поставленных перед предприятием целей.

Концепция информационного менеджмента объединяет следующие подходы:

• экономический, рассматривающий вопросы привлечения новой документированной информации, исходя из соображений полезности и финансовых затрат;

• аналитический, основанный на анализе потребностей пользователей в информации и коммуникациях;

• организационный, рассматривающий информационные технологии в их влиянии на организационные аспекты;

• системный, рассматривающий обработку информации на основе целостного, системно ориентированного, всеохватывающего процесса обработки информации в организации и уделяющий особое внимание оптимизации коммуникационных каналов, информации, материальных средств и других затрат и методов работы.

Информационный менеджмент в организации выполняет стратегические, оперативные и административные задачи. К числу стратегических задач относятся: создание информационной инфраструктуры организации и управление информационными технологиями. Оперативные и административные задачи носят более узкий и подчиненный характер.

Главной задачей информационного менеджмента является информационная поддержка основной деятельности организации.

Под интегрированной системой менеджмента (ИСМ) следует понимать часть системы общего менеджмента, отвечающую требованиям двух или более международных стандартов и функционирующую как единое целое. Очевидно, что ИСМ не следует отождествлять с системой общего менеджмента организации, объединяющей все аспекты деятельности организации, поскольку ИСМ не затрагивает вопросы финансового, инвестиционного менеджмента, менеджмента ценных бумаг и т.д.

Принципы процессного и системного подхода могут быть реализованы путем построения целостной модели процессов ИСМ согласно требованиям выбранной группы стандартов. Модель строится с использованием методологии IDEF0, которая позволяет с достаточной степенью детализации описать требования ИСМ, и в то же время оставляет возможность для дальнейшей декомпозиции. Это обстоятельство обеспечивает возможность адаптации универсальной модели ИСМ практически в любой организации.

Модель ИСМ

На рисунке 2.1 представлен корень дерева процессов модели - процесс "А0 Деятельность компании". Он декомпозируется на четыре подпроцесса, для каждого из которых определены ключевые управляющие воздействия, механизмы, входы и выходы:

1. Управление деятельностью компании

2. Обеспечение ресурсами

3. Производство продукции и оказание услуг

4. Измерения, анализ и улучшения

Рисунок 2.1 - Процесс "А0 Деятельность компании"

На рисунке 2.2 представлен процесс "А1 Управление деятельностью компании", декомпозируемый на пять подпроцессов:

1. Разработка политики, целей и задач ИСМ

2. Управление рисками

3. Планирование и развитие ИСМ

4. Распределение ответственности и взаимосвязей сотрудников

5. Анализ результативности и эффективности ИСМ

Рисунок 2.2 - Процесс "А1 Управление деятельностью компании"

На рисунке 2.3 представлен процесс "А2 Обеспечение ресурсами", состоящий из 5 подпроцессов:

1. Управление материальными и информационными ресурсами

2. Управление персоналом

3. Управление инфраструктурой

4. Управление производственной средой

5. Управление финансами

Рисунок 2.3 - Процесс "А2 Обеспечение ресурсами"

Необходимо отметить, что подпроцессы "Обеспечения ресурсами" не связаны между собой, поскольку в стандартах ISO 9001, ISO 14001 и OHSAS 18001 отсутствуют сведения об их взаимном влиянии и взаимозависимости.

На рисунке 2.4 приведен процесс "А3 Производство продукции и оказание услуг", декомпозируемый на 6 подпроцессов:

1. Планирование жизненного цикла продукции

2. Определение требований заинтересованных сторон

3. Проектирование продукции и разработка техпроцессов

4. Закупки

5. Производство

6. Управление документацией

Рисунок 2.4 - Процесс "А3 Производство продукции и оказание услуг"

На рисунке 2.5 приведен процесс "А4 Измерение, анализ и улучшение", состоящий из пяти подпроцессов:

1. Управление записями

2. Мониторинг и измерение

3. Управление несоответствиями

4. Анализ данных

5. Улучшение

Рисунок 2.5 - Процесс "А4 Измерение, анализ и улучшение"

Подводя итог всему сказанному выше, можно сказать:

• сегодня для успешного и гармоничного развития бизнеса необходимо соблюдение требований нескольких стандартов на системы менеджмента на каждом предприятии;

• построение интегрированной системы менеджмента - это наиболее эффективный способ одновременного соблюдения требований нескольких стандартов.

Начинать наводить порядок в управлении следует со стратегии предприятия. При этом, конечно, надо учитывать требования системы менеджмента качества. И только затем, на основании описания процессов уже приступать к выбору ИТ-решения, которое способно наиболее полно удовлетворять требования компании. Методика создания корпоративных информационных систем содержит ряд следующих общих положений:

• Технология построения системы по моделям "как надо", без попыток программирования действующих сейчас алгоритмов. Практика создания систем по модели "как есть" показала, что автоматизация без проведения реинжиниринга бизнес процессов и модернизации существующей системы управления не приносит желаемых результатов и неэффективна. Ведь использование в работе программных приложений - это не просто сокращение бумажных документов и рутинных операций, но и переход на новые формы ведения документооборота, учета и отчетности.

• Технология построения систем с подходом "сверху вниз". Если решение об автоматизации принято и одобрено высшим руководством, то внедрение программных модулей осуществляется с головных предприятий и подразделений, а процесс построения корпоративной системы проходит гораздо быстрее и эффективнее, чем при внедрении системы первоначально в низовые подразделения. Только при внедрении "сверху вниз" и активном содействии руководства можно изначально правильно оценить и провести весь комплекс работ без незапланированных издержек.

• Технология поэтапного внедрения. Поскольку комплексная автоматизация - это процесс, в который вовлекаются практически все структурные подразделения предприятия, технология поэтапного внедрения является наиболее предпочтительной. Первыми объектами автоматизации становятся те участки, на которых в первую очередь необходимо наладить процесс учета и формирования отчетных документов для вышестоящих органов и смежных подразделений.

• Привлечение к разработке будущих пользователей. При выполнении работ по комплексной автоматизации фирмой-интегратором меняются функции отделов информационных технологий фирмы-заказчика, и возрастает их роль в общем процессе перехода предприятия на прогрессивные методы управления. Во время реализации проекта сотрудники отделов вместе с разработчиками работают с информацией и моделями, участвуют в принятии решения по выбору технологических решений и, самое главное, организуют взаимодействие поставщиков решения и сотрудников предприятия.

Насколько важную роль играет рынок информационных технологий достаточно ярко характеризует представленная ниже таблица 2.1. В этой таблице представлена сводная информация объёма производства крупнейших отраслей мировой промышленности.

Таблица 2.1

Объем производства по отраслям мировой промышленности

	Отрасль	Объем производства, млн. долларов
	Туристическая	2900
	Информационная	2850
	Текстильная	1620
	Химическая	1320
По объему производства рассматриваемый сектор занимает вторую позицию в перечне после туристической. Это свидетельствует о высоком потенциале и возможной привлекательности для потенциальных инвесторов. В обзорах Gartner Group приводится график соотношения спроса и предложения в США в период с 1945 г. по настоящее время (см. рис.2.7). Как видно, по соотношению спрос / предложение можно выделить два периода: с 1945 по 1980 гг. – это дефицитный рынок, когда спрос существенно превышал предложение и производитель диктовал потребителю цены на готовую продукцию. Цена в данный период привязывалась к себестоимости продукции и той норме прибыли, которую компания-производитель устанавливала, исходя из потребностей своего развития; начиная с 1980 г. в США (да и во всем «западном» мире) происходит перелом соотношения спроса и предложений (данный срок является усредненным, для многих отраслей и предприятий этот перелом происходил в разные периоды и процесс этот еще не закончен); рынок в целом становится конкурентным, то есть цена на продукцию начинает определяться исключительно конъюнктурой рынка и для того, чтобы получить необходимую прибыль и не понести убытков, предприятия должны снижать себестоимость своей продукции. Для нашей страны, таким переломным годом стал 1992 г., когда в результате «экономической реформы» (а точнее, революции) отечественные предприятия в одночасье из дефицитного рынка переместились в рынок конкурентный, причем конкурировать пришлось сразу же с мировыми производителями, у которых соотношение цена/качество на продукцию было много предпочтительнее. Если рассматривать развитие социально - экономических отношений в западных странах (см. Таблицу 2.2) в период перехода от дефицитного к конкурентному рынку, то следует отметить, что в 90-е годы: деятельность компаний нацелена на непрерывное улучшение обслуживание клиентов (потребителей) по приемлемым для последних ценам; продолжительность жизни продукции сокращается по сравнению с предшествующим десятилетием в несколько раз; повышается качество продукции и уменьшается ее себестоимости (жесткая конкурентная борьба концентрируется вокруг «бездефектного производства» и использования философии «Тотального управления качеством» (Total Quality Management - TQM), внедрение философии управления производством и запасами «точно в срок» (Just in Time - JT), что ведет к обновлению запасов материалов и комплектующих 50 – 100 раз в год и сокращению производственного цикла); планирование выпуска готовой продукции, опирается на заказ, то есть на идеологию – «производить только то, что уже продано» (производство синхронизируется с потребностями покупателей). Сегодня производства с неэффективной организацией, где не ведется борьба со всеми видами потерь (в том числе не сокращаются различные запасы, которые в мировой практике рассматриваются как наихудший вид потерь), и производители низкокачественной продукции быстро становятся банкротами, в результате конкурентной борьбы с эффективными производителями высококачественных товаров. Мировой опыт показывает, что успеха достигают те компании, которые балансируют производственные, коммерческие и финансовые цели, то есть рассматривают предприятие как единую производственно-сбытовую систему (ПСС), связывающую воедино такие сферы как: маркетинг – создание новых изделий – снабжение – производство – сбыт – доставка продукции потребителю – сервисное обслуживание (см. рис. 2.4), и используют промышленные стандарты MRP/ERP в качестве базовой бизнес - модели, нацеленной на достижение экономической эффективности. ERP-модель облегчает интеграцию деятельности всех подразделений предприятия, уменьшает количество ошибок, устраняет излишние операции. Прогнозирование и планирование, являющиеся неотъемлемыми атрибутами модели, дают существенное снижение стоимости продукции и услуг, оптимизируют бизнес - процессы предприятия. Широкое использование модели ERP и основанных на ней комплексов автоматизации управления предприятиями сделало ее промышленным стандартном «де - факто». Производители, надеющиеся на процветание в условиях современной конкуренции, настойчиво применяют ERP методологию для того, чтобы не отстать в эффективности производства и сбыта от своих конкурентов.

16