2. Составление расписания, встреч, совещаний и других событий с помощью Календаря

Папка Календарь позволяет прослеживать состояние текущих дел и планировать расписание будущих мероприятий. При этом составление и просмотр расписания можно проводить как по дням, так по неделям и месяцам. Папка полностью интегрирована с электронной почтой, контактами и другими средствами.

В программе MS Outlook существует условное разделение между понятиями встреча, собрание и событие.

Встречи — это мероприятия, для которых резервируется время в календаре, на которые никто не приглашается и для которых не привлекаются ресурсы.

Собрание — это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Можно создавать и рассылать приглашения на собрания — обычные или сетевые, а также резервировать ресурсы (помещение, компьютер или другое оборудования, необходимое для проведения собрания; имеется возможность просматривать доступность ресурсов, сравнивать их расписания с расписаниями пользователей и блокировать время в их календарях; привлечение ресурсов на собрания выполняется так же, как приглашение пользователей).

Событие — это мероприятие с продолжительностью больше 24 часов. Примерами событий являются выставка-ярмарка, Олимпийские игры, отпуск, семинар. Обычно событие происходит однократно и может иметь продолжительность от одного до нескольких дней, но ежегодные события, такие как дни рождения и годовщины, происходят ежегодно в определенный день.

При нажатии кнопки в области переходов открывается окно Календарь (рис. 2.1). Отображаемая в области просмотра информация зависит от того, какая из этих кнопокпанели инструментов находится в активном состоянии (по умолчаниюДень).

Задание № 2. Планирование однократных встреч, собраний и событий

1. Создайте с помощью Календарярасписание занятий на следующий день.

2. Просмотрите различные режимы представления информации в Календаре.

Технология работы

1. Щелкните на кнопке для просмотра ежедневного расписания.

2. На календаре выберите дату планируемого события. Для выбора дат из других месяцев или лет используйте кнопки со стрелками.

3. Для выбора времени планируемого мероприятия щелкните на расположенной слева вертикальной линейке с почасовыми отметками. Для изменения шкалы времени щелкните по этой линейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите шкалу времени.

4. Введите в выбранную ячейку название планируемого мероприятия, а если необходимо ввести дополнительную информацию, то выполните двойной щелчок на этой ячейке. Откроется пустое диалоговое окно Встреча (см. рис. 2.1).

5. На вкладке Встреча заполните необходимой информацией поля согласно рекомендациям, приведенным в табл. 1.

6. После ввода всех необходимых параметров щелкните на кнопке .

Таблица 1. Рекомендации по вводу параметров в диалоговом окне Встреча

Поле	Рекомендация
Тема	Причина планируемого мероприятия. Введенный здесь текст будет отображен в папке Календарь
Место	Место проведения мероприятия. Запланированные мероприятия после ввода различных мест проведения будут представлены в раскрывающемся списке этого поля
Начало	Время начала мероприятия. Если оно было неправильно выбрано в папке Календарь, его можно изменить непосредственно с помощью этого списка
Конец	Время окончания проведения мероприятия. Его также можно изменить с помощью этого списка
Целый день	Для мероприятия, которое продолжается целый день, следует установить этот флажок.
Оповещение	Этот флажок следует установить, если надо получить напоминание о предстоящем событии за несколько минут до его начала. Для этого необходимо ввести или выбрать нужное значение временного интервала в поле справа от надписи Оповещение
В это время занят	Цветовой подкраской показывает пользователям, рассматривающим ваше расписание, степень занятости в текущий момент: Свободен, Занят и т.д.
Метка	Кодировка цветом определенных событий, связанных с планируемым мероприятием
Текстовое поле	Подробное описание мероприятия или места его проведения
Категории	Все запланированные мероприятия можно просматривать в папке Календарь согласно их категории. Для этого мероприятие следует причислить к одной или нескольким категориям, щелкая на кнопке Категории, выбирая их в диалоговом окне Категории и устанавливая соответствующие флажки
Контакты	Если в мероприятии участвуют контакты, то они выбираются в этом поле
Частное	Этот флажок следует установить, если необходимо скрыть некий элемент от других пользователей, имеющих доступ к данной папке

Для планирования повторяющихся встреч, собраний и событий щелкните на кнопкепанели инструментов и в открывшемся диалоговом окнеПовторение встречи (рис. 2.2) выберите необходимые опции.

Просмотр расписания может быть осуществлен несколькими способами:

• Изменение вида просмотра – для просмотра ежедневного, еженедельного или ежемесячного расписания щелкните соответственно на кнопках День, Неделя или Месяц панели инструментов;

• Просмотр отдельного мероприятия – для открытия диалогового окна Встреча и получения дополнительной информации о некотором мероприятии дважды щелкните на нем в папке Календарь.

При любом способе представления расписания в папке Календарь распорядок текущего дня всегда можно просмотреть, щелкнув на кнопке панели инструментов.

Перепланирование мероприятий. Чтобы изменить расписание для данного мероприятия, достаточно перетащить его с помощью мыши на новое место в папке Календарь.

Редактирование сведений о мероприятии: дважды щелкните на нем в папке Календарь, а затем внесите все необходимые изменения в появившемся диалоговом окне Встреча.

Удаление мероприятия: выделите мероприятие в папке Календарь и щелкните на кнопке Удалить (). Если это повторяющееся мероприятие, на экране появится диалоговое окноПодтвердите удаление. Для удаления всех повторяющихся мероприятий данного типа установите переключатель удалить все копии, а для удаления только данного мероприятия — переключатель удалить только эту копию.