II. Методика выполнения работы

1. Создание контактов

Папка Контакты является почтовой адресной книгой и хранилищем сведений о людях и организациях. В ней можно вести базу адресов электронной почты, почтовых адресов, номеров телефонов, картинок и любых других сведений, имеющих отношение к контактам.

При щелчке по кнопке Контакты в области переходов открывается одноименное окноMS Outlook (рис. 1.1). В области переходов отображаются значки всех доступных пользователю папок контактов. Здесь же с помощью переключателей Текущее представление выбираются режимы просмотра контактов в области просмотра.

Способы поиска нужной контактной информации:

• Ярлык вкладки алфавитного указателя – щелкните на первой букве имени, к которому требуется перейти, и в области просмотра появятся карточки для этой буквы;

• Полоса прокрутки – для перемещения от одной карточки к другой можно использовать полосу прокрутки, расположенную в нижней части экрана;

• Поле Введите контакт на панели инструментов – введите имя контакта, который требуется найти. Может быть введено сокращенное имя, например Роман Б., имя или фамилия, а также адрес электронной почты, имя для отображения и название организации. Чтобы быстро найти контакт, поиск которого недавно уже выполнялся, щелкните стрелку рядом с полем Введите контакт и выберите его имя.

Открыв контакт из списка контактных лиц, достаточно нажать кнопку или выбрать команду меню, чтобы отправить этому контактному лицу приглашение на собрание, сообщение электронной почты или задание. При наличии модема можно автоматически набирать номера телефонов контактных лиц, нажав кнопку Автонабор .

Задание № 1. Создание нового контакта

1. Создайте и заполните карточку Контактсо своими данными.

2. Изменяя переключатели Текущее представление, ознакомьтесь с содержанием отображаемой информации.

Технология работы

1. Выполните команды менюФайл  Создать  Контакт или щелкните на кнопке Создать контакт на панели инструментов. Откроется пустое окно карточкиКонтакт, имеющее ряд вкладок (рис. 1.2).

2. На вкладке Общие щелкните на кнопке Полное имя и в появившемся диалоговом окне Проверка полного имени заполните поля (Обращение, Фамилия, Имя, Отчество и др.), после чего нажмите кнопку ОК. В строке заголовка карточки появится имя нового контакта.

3. Введите все необходимые сведения о новом контакте на вкладке Общие. При этом учитывайте следующие особенности:

• при вводе телефонных номеров щелкните на кнопке нужного телефона (Рабочий, Домашний и т.д.) и в открывшемся диалоговом окне Проверка номера телефона заполните нужные поля;

• чтобы задать имя контакта, которое должно отображаться в строке сообщения «Кому», введите это имя в поле Краткое имя;

• при необходимости введите адрес для отправки мгновенный сообщений контакту в поле Мгн. сообщения;

• чтобы ввести несколько записей в поле, например, несколько адресов обычной или электронной почты, щелкните стрелку вниз рядом с этим полем;

• если для контакта указаны несколько адресов, установите флажок Считать почтовым адресом, чтобы задать адрес, используемый при переписке;

• при щелчке на кнопке Категории открывается одноименное диалоговое окно, в котором можно отнести данное лицо (организацию) к той или иной группе, что позволит в дальнейшем быстрее осуществлять поиск.