Задание № 5. Создание отчета

1. На основе таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ создайте отчет с группированием данных по должностям

Технология работы

Для создания отчета:

• в окне базы данных откройте вкладку Отчеты и дважды щелкните на ссылке Создание отчета с помощью мастера;

• в первом окне мастера создания отчетов (рис. 3.8) в раскрывающемся списке поля Таблицы и запросы выберите опцию Таблица: ПРЕПОДАВАТЕЛИ, а затем щелкните на кнопке , чтобы названия всех полей из панелиДоступные поля переместились на панель Выбранные поля. Выберите в панели Выбранные поля поле Код преподавателя и нажмите кнопку , чтобы переместить его обратно. После этого нажмите кнопкуДалее;

• во втором окне мастера отчетов (рис. 3.9) в левой панели выделите поле Должность и щелкните на кнопке . ПолеДолжность переместится в заголовок правой панели. Таким образом определяется группировка данных по должности. После этого нажмите кнопку Далее;

• в третьем окне мастера отчетов (рис. 3.10) в первом поле из раскрывающегося списка выберите поле Фамилия и порядок сортировки по возрастанию (в группах по должности записи будут упорядочиваться по возрастанию фамилий). Нажмите кнопку Далее;

• в четвертом окне мастера отчетов (рис. 3.11) выберите вид макета оформления отчета Ступенчатый и ориентацию альбомная, после чего нажмите кнопку Далее;

• в пятом окне мастера отчетов (рис. 3.12) выберите стиль оформления отчета Деловой и нажмите кнопку Далее;

• в шестом окне мастера отчетов (рис. 3.13) введите название отчета Преподаватели, включите переключатель Просмотреть отчет и нажмите кнопку Готово. На экране появится сформированный отчет (рис. 3.14);

• сохраните отчет;

• закройте базу данных и закройте программу MS Access.

ВЫВОДЫ

1. С помощью программы MS Access достаточно просто создавать таблицы данных, формы, запросы и отчеты. Важным средством, облегчающим работу с MS Access для пользователей, являются мастера – специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов БД в режиме последовательного диалога.

2. Вся работа по созданию и ведению БД осуществляется из одного окна – окна базы данных, в котором выбираются необходимые объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты и др.

3. Основным объектом БД являются таблицы. При создании структуры таблицы основное внимание надо обращать на определение типов вводимых полей и их свойства. Важным моментом является определение ключевых полей, однозначно идентифицирующих каждую запись в таблице и позволяющих организовать связи между таблицами.

4. Программа MS Access позволяет наглядно проводить сортировку данных, а также фильтрацию и замену. Фильтр – это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей.

5. MS Access позволяет создавать различные формы, обеспечивающие наиболее гибкие способы ввода, редактирования, поиска, просмотра и удаления данных. Формы фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Формы можно создавать с помощью мастера и в режиме конструктора. Наиболее удобная методика заключается в создании формы с помощью мастера и дальнейшему ее редактированию в окне конструктора.

6. Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах MS Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, а также выполнять вычисления над группами записей.

7. Отчеты – это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.