2. Ввод и просмотр данных посредством формы

Помимо табличного способа отображения данных MS Access позволяет создавать различные формы, обеспечивающие наиболее гибкие способы ввода, редактирования, поиска, просмотра и удаления данных. Формы фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации.

Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.

В MS Access формы можно создавать с помощью Мастера и в режиме Конструктора. Наиболее удобная методика заключается в создании формы с помощью Мастера и дальнейшему ее редактированию в окне Конструктора.

Задание № 3. Создание формы для ввода и просмотра данных таблицы

1. Создайте форму Состав преподавателей (тип формы – в один столбец).

2. Введите в таблицу новую запись.

3. Создайте списки для автоматизированного заполнения полей Должность и Дисциплина.

4. Найдите запись о доценте Гришине, находясь в режиме формы.

5. Измените зарплату ассистенту Сергеевой с 470 грн. на 490 грн.

6. Произведите сортировку данных в поле Фамилия по возрастанию.

7. Найдите в базе данных записи доцентов, преподающих дисциплину Информатика.

8. Измените название поля Зарплата на Заработная плата.

9. Просмотрите форму с точки зрения того, как она будет выглядеть на листе бумаги.

Технология работы

1. Создание формы ввода и просмотра Состав преподавателей:

• в окне базы данных откройте вкладку Формы;

• в правой панели окна базы данных дважды щелкните на ссылке Создание формы с помощью мастера. Откроется первое окно мастера создания форм (рис. 2.1);

• раскройте список Таблицы и запросы и выберите в нем опцию Таблица: ПРЕПОДАВАТЕЛИ;

• в списке Доступные поля выбираются поля, которые должны присутствовать в форме. Для этого щелчком мыши выделите нужное поле и нажмите кнопку - поле будет перенесено в окно Выбранные поля. Так как в проектируемой форме ввода должны присутствовать все поля таблицы, то щелкните на кнопке . Все поля из окна Доступные поля будут перенесены в окно Выбранные поля. После этого нажмите кнопку Далее;

• откроется второе окно мастера создания форм, в котором с помощью переключателей выбирается вид формы (рис. 2.2). Первые три переключателя относятся к формированию простых форм:

• в один столбец – создание формы, на которой отображаются поля для ввода данных в одну запись;

• ленточный – создание формы, состоящей из многих строк полей данных, каждая из которых отвечает одной записи;

• табличный – создание формы, которая отличается от таблицы только тем, что в ее ячейках можно разместить не только поля ввода, но и другие элементы управления;

• установите переключатель в положение в один столбец и нажмите кнопку Далее;

• в третьем окне мастера создания форм (рис. 2.3) выберите стиль оформления (вид стиля отображается в окне образца). Выберите стиль Международный и нажмите кнопку Далее;

• в четвертом окне мастера создания форм (рис. 2.4) в поле Задайте имя формы введите с клавиатуры Состав преподавателей, включите переключатель Открыть форму для просмотра и ввода данных и нажмите кнопку Готово;

• о ткроется окно созданной формы в один столбец (рис. 2.5). Столбец слева – это названия полей, столбец справа - данные первой записи (в нижней части окна в строке параметра Запись стоит цифра "1"). Для перемещения по записям служат кнопки в строке Запись:

• переход к следующей записи;

• переход к предыдущей записи;

• переход к первой записи;

• переход к последней записи;

• переход к созданию новой записи.

2. Ввод новой записи в таблицу:

• в окне созданной формы в строке Запись нажмите кнопку ;

• в соответствующих полях введите: 8, Сурменко, Валерий, Дмитриевич, 18.10.89, Ассистент, Информатика, 123-45-67, 470;

• информация о новой записи автоматически запишется в таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛИ. Для проверки этого в окне базы данных перейдите на вкладку Таблицы и дважды щелкните по значку таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ, чтобы открыть ее на экране.

3 . Создание списков в форме. Значения всех полей в созданной форме вводятся с клавиатуры. Такой способ неудобен для полей, значения которых часто повторяются. При этом при вводе можно допустить ошибки, что впоследствии приведет к нерабоспособности БД. Очевидно, будет намного удобнее, если заполнять такие поля путем выбора из заранее подготовленных списков допустимых значений. MS Access позволяет создать подобные списки в режиме конструктора форм. Создадим список для поля Должность:

• щелкните на кнопке Конструктор ( ) панели инструментов или выполните команды меню Вид  Конструктор. MS Access перейдет в режим конструктора, в котором можно изменять параметры созданной формиы (рис. 2.6);

• в окне конструктора формы выделите щелчком мыши поле ввода Должность и удалите его с помощью клавиши DELETE. На месте этого поля ввода создадим поле со списком;

• на панели элементов управления щелкните на кнопке Поле со списком ( ).

• курсор мыши установите в окно конструктора формы в то место, куда предполагается разместить поле ввода со списком (курсор имеет вид значка + с изображенным рядом полем со списком) и щелкните левой кнопкой мыши. В результате активизируется мастер создания полей со списком;

• в первом окне мастера следует выбрать способ формирования списка. Включите переключатель Будет введен фиксированный набор значений и нажмите кнопку Далее;

• во втором окне мастера вводятся значения, которые будет содержать список (рис. 2.7). Установите Число столбцов равным 1 и в списке Столбец1 введите с клавиатуры Профессор, Доцент, Ассистент, после чего нажмите кнопку Далее;

• в третьем окне мастера (рис. 2.8) предлагается выбрать действия, которые будут выполняться при выборе значения из списка. Включите переключатель Сохранить в поле и в раскрывающемся списке выберите позицию Должность. После этого нажмите кнопку Далее;

• в четвертом окне мастера задайте подпись, которую содержит поле со списком, для чего с клавиатуры введите Должность, а после этого нажмите кнопку Готово. В окне конструктора формы появится поле Должность со списком;

• чтобы поля в форме выглядели привлекательно, на панели инструметов нажмите кнопку Выбор объектов ( ), указателем мыши при нажатой левой кнопке обведите все объекты формы (они выделяются черными маркерами), отпустите кнопку, не убирая указателя из поля выделения нажмите правую кнопку мыши и в контекстном меню выберите команды Выровнять  по узлам сетки (рис. 2.9);

• нажав кнопку Режим формы ( ) на панели инструментов или выполнив команды меню Вид  Режим формы, перейдите к отображению формы. Вы увидите, что в поле Должность появилась раскрывающаяся кнопка, щелчок по которой приводит к появлению списка, из которого можно выбирать нужные значения (рис. 2.10);

• выполните самостоятельно аналогичные действия с полем Дисциплина, включив в список этого поля значения Информатика, Математика, Экономика, Физика (Замечание: перед щелчком на кнопке Поле со списком ( ), щелкните на кнопке Мастера ( ) панели элементов).

4. Поиск записей в режиме формы. Для поиска преподавателя, имеющего фамилию Гришин:

• переведите курсор в первую строку поля Фамилия;

• выполните команды меню Правка  Найти;

• в появившемся диалоговом окне Поиск и замена (см. рис. 1.8) в строке Образец введите фамилию Гришин;

• в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

• в строке параметра Совпадение выберите из списка параметр С любой частью поля;

• щелкните по кнопке Найти. Курсор перейдет на третью запись и выделит слово Гришин;

• щелкните по кнопке 3акрыть для выхода из режима поиска.

5. Замена значений полей в режиме формы. Для замены зарплаты ассистенту Сергеевой с 470 грн. на 490 грн.:

• переведите курсор в первую строку поля Зарплата;

• выполните команды Правка  Заменить;

• в появившемся окне Поиск и замена (см. рис. 1.9) на вкладке Замена в строке параметра Образец введите 470;

• в строке параметра Заменить на введите 490. Обратите внимание на остальные опции - вам надо вести поиск по всем записям данного поля;

• щелкните по кнопке Найти далее. Курсор перейдет на четвертую запись;

• щелкните по кнопке 3аменить. Данные будут изменены;

• щелкните по кнопке 3акрыть.

6. Сортировка данных в форме. Для сортировки данных в поле Фамилия по возрастанию:

• щелкните по любой записи поля Фамилия;

• щелкните по кнопке Сортировка по возрастанию ( ) на панели инструментов или выполните команды меню Записи  Сортировка  Сортировка по возрастанию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с возрастанию значений в поле Фамилия.

7. Фильтрация данных в форме. Для фильтрации данных по полю Должность:

• найдите в форме какую-нибудь запись, в поле Должность которой находится значение Доцент и щелкните по этому значению;

• щелкните на кнопке Фильтр по выделенному ( ) или выполните команды Записи  Фильтр  Фильтр по выделенному. В форме останутся только записи о преподавателях-доцентах;

• среди найденных записей найдите в форме какую-нибудь запись, в поле Дисциплина которой находится значение Информатика и щелкните по этому значению;

• щелкните на кнопке Фильтр по выделенному ( ) или выполните команды Записи  Фильтр  Фильтр по выделенному. В форме останутся только записи о преподавателях-доцентах, преподающих информатику;

• для отмены фильтра щелкните на кнопке Удалить фильтр ( ) или выполните команду Записи  Удалить фильтр. В форме появятся все записи.

8 . Изменение названия полей. Для изменения названия поля Зарплата на Заработная плата:

• перейдите в режим конструктора, щелкнув на кнопке Конструктор ( ) панели инструментов;

• щелчком мыши выделите название Зарплата (но не поле для ввода значений!), а затем щелкните кнопку Свойства ( ) на панели инструментов (или щелкните правой кнопкой мыши в поле названия Зарплата, а затем в контекстном меню выберите опцию Свойства). На экране откроется окно свойств выбранного поля (в частности, Надпись: Зарплата_Надпись) (рис. 2.11). В подобных окнах можно менять свойства всех объектов;

• перейдите на вкладку Все;

• найдите в списке параметров строку с именем Подпись, т.е. там, где находится слово Зарплата;

• удалите это слово и введите Заработная плата;

• для просмотра результата перейдите в режим формы, щелкнув на кнопке Режим формы ( ) на панели инструментов или выполнив команды меню Вид  Режим формы.

9. Просмотр созданной формы перед печатью. Выполняется аналогично просмотру таблицы, описанному в п.11 задания № 2.