Задание № 2. Заполнение базы данных

1. Введите ограничения на данные, вводимые в поле Должность: должны вводиться только слова Профессор, Доцент или Ассистент.

2. Задайте текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле Должность.

3. Задайте значение по умолчанию для поля Должность в виде слова Доцент.

4. Проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле Должность.

5. Заполните созданную таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛИ данными, приведенными в табл. 1.2.

6. Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных.

7. Произведите поиск в таблице преподавателя Миронова.

8. Произведите замену данных: измените заработную плату ассистенту Сергеевой с 450 грн., на 470 грн.

9. Произведите сортировку данных в поле Год рождения по убыванию,

10. Произведите фильтрацию данных по полям Должность и Дисциплина с целью нахождения доцентов, преподающих Информатику;

11. Просмотрите созданную таблицу, как она будет выглядеть на листе бумаги при печати.

Таблица 1.2. Таблица данных для заполнения

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рожд.	Должность	Дисциплина	Телефон	Зарплата
1	Истомин	Ремир	Евгеньевич	23.10.54	Доцент	Информатика	110-44-68	890 грн.
2	Миронов	Павел	Юрьевич	25.07.40	Профессор	Экономика	312-21-40	1200 грн.
3	Гришин	Евгений	Сергеевич	05.12.67	Доцент	Математика	260-23-65	760 грн.
4	Сергеева	Ольга	Ивановна	12.02.72	Ассистент	Математика	234-85-69	450 грн.
5	Емец	Татьяна	Ивановна	16.02.51	Доцент	Экономика	166-75-33	890 грн.
6	Игнатьева	Татьяна	Павловна	30.05.66	Доцент	Информатика	210-36-98	790 грн.
7	Миронов	Алексей	Николаевич	30.07.48	Доцент	Физика	166-75-33	890 грн.

Технология работы

1. В окне базы данных выполните двойной щелчок мышью по значку ПРЕПОДАВАТЕЛИ в правой панели вкладки Таблицы. Откроется окно таблицы с пока пустыми полями.

2. Для корректирования разработанной структуры таблицы нажмите кнопку Конструктор ( ) в панели инструментов окна базы данных, либо выполните команды меню Вид  Конструктор. При этом откроется окно конструктора таблиц со структурой таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ (см. рис. 1.4).

3. Чтобы изменить имена полей, их типы и свойства поступают аналогично созданию структуры таблицы. Для изменения свойств поля Должность выполните следующее:

• в верхней части окна щелкните по полю Должность;

• в нижней части окна щелкните по строке параметра Условие на значение;

• щелкните по кнопке для определения условий на значение при помощи Построителя выражений, окно которого приведено на рис. 1.6;

• в появившемся окне напишите слово Профессор, затем щелкните по кнопке (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите Доцент, снова щелкните по этой же кнопке, напишите Ассистент и щелкните по кнопке ОК. Таким образом, вы ввели условие, при котором в поле Должность могут вводиться только указанные значения;

• в строке Сообщение об ошибке введите предложение Такой должности нет! Правильно введите данные!!!;

• в строке Значение по умолчанию введите слово Доцент;

• введите ограничения на данные в поле Код преподавателя. Здесь ограничения надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (из-за последнего условия в этом поле нельзя использовать тип данных Счетчик, в котором данные не повторяются). Для выполнения второго условия пришлось задать в поле Код преподавателя тип данных Числовой, а для выполнения первого условия сделайте следующее:

• щелкните на поле Код преподавателя;

• на панели Свойства поля щелкните по строке параметра Индексированное поле;

• выберите из раскрывающегося списка пункт Да (совпадения не допускаются);

• перейдите в режим Таблица, щелкнув по кнопке Вид ( ) на панели инструментов или выполнив команду меню Вид  Режим таблицы. На вопрос о сохранении таблицы щелкните по кнопке Да.

1. Введите значения из табл. 1.2 в каждую ячейку таблицы сначала первой строки, затем второй и т.д.

Ввод данных в ячейки таблицы производится обычным образом – вы переводите курсор в нужную ячейку, т.е. делаете ее активной, и вводите в нее данные (вводить данные в ячейки для поля с типом данных Счетчик не требуется, так как значения в этом поле появляются автоматически при вводе данных в любую другую ячейку данной записи). Особенности ввода следующие:

• при нажатии клавиши DEL ячейка очищается;

• если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу ESC, то восстанавливается старое значение;

• если нажать клавиши ENTER или ТАB, то в ячейку заносится новое значение;

• можно редактировать текущее значение, меняя в нем отдельные символы. Для этого надо в ячейке таблицы дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу F2;

• при вводе данных для некоторых типов (числовой, денежный, дата/время, логический) MS Access автоматически проверяет правильность их ввода;

• данные в ячейки не всегда вводятся так, как они потом отображаются на экране. Например, в поле денежного типа нужно вводить не текст «4200,00 грн.», а лишь число 4200, которое будет автоматически отформатировано. То же самое касается и поля типа дата/время. Например, если для такого поля выбран формат день.месяц.год, то после ввода в ячейку текста 11.03 он будет отображен как 11.03.2010, если 2010 год текущий;

• если какие-либо значения во время заполнения таблицы неизвестны, то их можно не вводить в соответствующие ячейки – они будут заполняться null-значениями. Однако это не касается ключевых полей;

В нижней части окна таблицы расположено поле Запись вместе с кнопками прокрутки, служащими для быстрой навигации в таблице. В этом поле отображается номер текущей записи, введя который можно быстро перейти к нужной части таблицы.

5. Вводя данные, попробуйте в поле Должность любой записи ввести слово Лаборант. Посмотрите, что получилось. На экране должно появиться сообщение: «Такой должности нет! Правильно введите данные!!!». Введите правильное слово.

6. Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:

• щелкните в любой строке поля Код преподавателя;

• выполните команды Формат  Ширина столбца;

• в появившемся окне Ширина столбца щелкните по кнопке По ширине данных, ширина поля изменится;

• проделайте эту операцию с остальными полями.

В результате будет сформирована таблица, приведенная на рис. 1.7.

7. Для поиска в таблице преподавателя по фамилии Миронов:

• переведите курсор в первую строку поля Фамилия;

• выполните команды меню Правка  Найти;

• в появившемся окне Поиск и замена откройте вкладку Поиск и в поле Образец введите Миронов (рис. 1.8);

• в поле Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

• в поле Совпадение выберите из списка С любой частью поля;

• в поле Поиск в можно выбрать поиск только по выбранному столбцу либо по всей таблице целиком;

• щелкните по кнопке Найти далее. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов;

• щелкните снова по кнопке Найти далее. Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово Миронов;

• щелкните по кнопке Отмена для выхода из режима поиска.

8. Для замены заработной платы ассистенту Сергеевой с 450 грн. на 470 грн.:

• переведите курсор в первую строку поля Зарплата;

• выполните команды Правка  Заменить;

• в появившемся окне Поиск и замена откройте вкладку Замена (рис. 1.9) и в поле Образец введите 450;

• в поле Заменить на введите 470. Обратите внимание на остальные опции – вам надо вести поиск по всем записям данного поля;

• в поле Совпадение выберите из списка опцию С любой частью поля;

• щелкните по кнопке Найти далее. Курсор перейдет на четвертую запись - это то, что надо;

• щелкните по кнопке 3аменить; данные будут изменены. Если надо заменить сразу все данные, то следует воспользоваться кнопкой 3аменить все;

• щелкните по кнопке Отмена для закрытия диалога.

9. Для удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в определенной последовательности. Прежде чем осуществить сортировку записей, следует выбрать поле, по которому будет осуществляться сортировка, щелчком мышью по любой ячейке данного столбца. В режиме таблицы можно выделить сразу два или несколько соседних столбцов, а затем выполнить по ним сортировку. По умолчанию в MS Access сортировка записей начинается с крайнего левого выделенного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому выделенному столбцу, затем (для одинаковых значений в первом сортируемом столбце) - по второму и т.д.

Если надо восстановить порядок отображения записей, используйте команду меню Записи  Удалить фильтр.

Для сортировки данных в поле Год рождения по убыванию:

• щелкните по любой записи поля Год рождения;

• щелкните на кнопке Сортировка по убыванию ( ) (для сортировки по возрастанию надо щелкнуть на кнопке Сортировка по возрастанию ( )) на панели инструментов или выполните команды меню Записи  Сортировка  Сортировка по убыванию (или Сортировка по возрастанию). Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле Год рождения;

• восстановите первоначальный вид таблицы выполнив команды меню Записи  Удалить фильтр.

10. Отбор данных с помощью фильтра. Фильтр – это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. Наиболее просто осуществлять отбор необходимых данных с помощью фильтра по выделенному фрагменту. Например, если нужно просмотреть в таблице записи только о доцентах, то выделите слово Доцент в любой из записей, щелкните на кнопке Фильтр по выделенному ( ) (или выполните команды меню Записи  Фильтр  Фильтр по выделенному), и MS Access выберет только те записи, для которых значение в столбце Должность равно Доцент. К полученной таблице можно вновь применить фильтр по выделенному.

Для фильтрации данных по полям Должность и Дисциплина:

• щелкните по записи Доцент поля Должность;

• щелкните по кнопке Фильтр по выделенному ( ) или выполните команду Записи  Фильтр  Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях-доцентах;

• щелкните по записи Информатика поля Дисциплина;

• щелкните на кнопке Фильтр по выделенному ( ) или выполните команду Записи  Фильтр  Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях-доцентах кафедры информатики (рис. 1.10);

• для отмены фильтрации щелкните по кнопке Удалить фильтр ( ) на панели инструментов или выполните команды меню Записи  Удалить фильтр. В таблице появятся все данные.

11. Для просмотра созданной таблицы:

• щелкните по кнопке Предварительный просмотр ( ) на панели инструментов или выполните команды меню Файл  Предварительный просмотр. Вы увидите таблицу как бы на листе бумаги;

• так как вся таблица не помещается по ширине на листе бумаги формата А4, то выполните команду меню Файл  Параметры страницы, в открывшемся диалоге Параметры страницы перейдите на вкладку Страница и включите переключатель альбомная на панели Ориентация, после чего нажмите ОК. Вид страницы показан на рис. 1.11;

• нажмите кнопку на панели инструментов, чтобы выйти из режима просмотра.

12. Закройте окно таблицы щелчком на кнопке Закрыть с подтверждением сохранения сделанных изменений.