Задание № 4. Формирование запросов

1. На основе таблицы Преподавателисоздайте запрос на выборку с помощью Мастера, в котором должны отображатьсяфамилии,имена,отчествапреподавателей и ихдолжности.

2. Данные запроса отсортируйте по фамилиям.

3. Сохраните запрос.

4. Создайте запрос на выборку с параметром с помощью Конструктора, в котором должны отображаться фамилии,имена,отчествапреподавателей и преподаваемые имидисциплины, а в качестве параметра задайтефамилиюпреподавателя и выполните этот запрос для преподавателя с фамилиейГришин.

Технология работы

1. Для создания запроса на выборку с помощью мастера создания запросов:

• в окне базы данных откройте вкладку Запросы;

• в правой панели окна выполните двойной щелчок на ссылке Создание запроса с помощью мастера;

• в появившемся первом окне мастера создания простых запросов (рис. 3.1) в раскрывающемся списке поля Таблицы и запросы выберите пункт Таблица: ПРЕПОДАВАТЕЛИ (если других таблиц или запросов в БД не было создано ранее, то это пункт будет единственным в открывающемся списке);

• в панели Доступные поля выделите поле Фамилия и нажмите кнопку . Это поле будет перенесено на панельВыбранные поля;

• аналогично из панели Доступные поля переместите на панель Выбранные поля поля Имя, Отчество, Должность (порядок важен – в таком порядке данные и будут выводиться);

• щелкните на кнопке Далее;

• во втором окне мастера (рис. 3.2) в поле Задайте имя запроса введите новое имя Запрос – ФИО-Должность, включите переключатель Открыть запрос для просмотра данных и нажмите кнопку Готово; результат запроса приведен на рис. 3.3.

2. Сортировка данных в запросе:

• щелкните в любой строке поля Фамилия таблицы запроса;

• отсортируйте данные по возрастанию щелчком на кнопке Сортировка по возрастанию () панели инструментов или выполните команды менюЗаписи  Сортировка  Сортировка по возрастанию. Все данные в запросе будут отсортированы по фамилиям.

3. Сохранение запроса:

• щелкните на кнопке Сохранить () панели инструментов или выполните команды менюФайл  Сохранить;

• закройте окно запроса щелчком на кнопке Закрыть окна запроса.

4. Создание запроса на выборку с параметром с помощью конструктора:

• создайте запрос на выборку для следующих полей таблицы Преподаватели: Фамилия, Имя, Отчество, Дисциплина. Запрос создавайте аналогично тому, как это делалось в п.1 (в первом окне мастера создания запросов (см. рис. 3.1) в поле Таблицы и запросы из списка выберите пункт Запрос: Запрос – ФИО-Должность, щелкните на кнопке для переноса всех полей из панелиДоступные поля на панель Выбранные поля; во втором окне мастера создания запросов (см. рис. 3.2) задайте имя запросу Преподаваемые дисциплины и щелкните на кнопке Готово). На экране появится таблица с результатами запроса, аналогичная ранее построенной (см. рис. 3.3);

• перейдите в режиме конструктора, щелкнув на кнопке Конструктор () панели инструментов или выполнив команды меню Вид  Конструктор. Откроется окно конструктора (рис. 3.4).

Окно конструктора запросов разделено на две области: верхняя – область схемы – отображает таблицы, по которым строится запрос, и связи между ними; нижняя – область сетки – разделена на столбцы, каждый из которых отвечает определенному полю. В этой области следует указать поля, значения которых будут отображаться, или на значение которых накладывается определенное условие.

Для того чтобы указать в области сетки определенное поле, его название необходимо перетянуть из области схемы на любой из столбцов области сетки. Порядок полей в области сетки определяет порядок столбцов в таблице, которые должны быть сформирована в результате выполнения запроса.

В строке Вывод на экран области сетки следует установить флажки в тех столбцах, значения которых будут отображаться. В строке Условие отбора записывается условие, которому должны отвечать значения того или иного столбца.

• в строке параметра Условия отбора для поля Фамилия введите фразу: [Введите фамилию преподавателя]. Запомните, квадратные скобки тоже вводятся!!!

• выполните запрос, щелкнув на кнопке Запуск панели инструментов или выполнив команды меню Запрос  Запуск;

• в появившемся диалоговом окне (рис. 3.5) введите фамилию Гришин и щелкните на кнопке ОК. На экране появится таблица с данными о преподавателе Гришине – его имя, отчество и преподаваемая им дисциплина (рис. 3.6);

• сохраните запрос и закройте окно запроса.

Отчеты

Отчет– это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Пользователь может разработать отчет самостоятельно в режиме конструктора или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетоввыполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя.

При работе с мастером в зависимости от того, какой отчет надо создать MSAccess предлагает различные варианты макетов отчета. Например, если надо простой отчет без группировки данных, то программа предлагает три варианта макета:в столбец,табличныйивыровненный. При этом в небольшом окне представляется вид этих макетов. Если задаются уровни группировки (т.е. по каким признакам надо сгруппировать данные, например подолжности), то предлагаются шесть видов макетов.

Основное различие между отчетами и формами заключается в их назначении. Если формы задуманы преимущественно для ввода данных, то отчеты – для просмотра данных (на экране либо на бумаге). В формах используются вычисляемые поля (обычно с помощью вычислений на основе полей в текущей записи). В отчетах вычисляемые поля (итоги) формируются на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчета. Все, что можно сделать с формой (за исключением ввода данных), можно сделать и с отчетом. Форму можно сохранить в виде отчета, а затем изменить элементы управления формы в окне конструктора отчета.

Для создания отчета надо открыть вкладкуОтчетыи дважды щелкнуть мышью по ссылкеСоздание отчета в режиме конструктораилиСоздание отчета с помощью мастера. Можно также щелкнуть на кнопкепанели инструментов окна базы данных. При этом откроется окноНовый отчет(рис. 3.7), в котором приведен перечень способов создания отчетов:

• Конструктор– позволяет самостоятельно создать отчет;

• Мастер отчетов – автоматически создает отчет на основе выбранных полей таблиц (запросов) и макетов отчетов;

• Автоотчет в столбециАвтоотчет ленточный – простые способы создания отчетов: достаточно указать только имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчет, а остальное сделает Мастер отчетов;

• Мастер диаграмм– позволяет создать отчет в виде диаграммы;

• Почтовые наклейки– создает отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.