2. Ввод и просмотр данных посредством формы

Помимо табличного способа отображения данных MS Access позволяет создавать различные формы, обеспечивающие наиболее гибкие способы ввода, редактирования, поиска, просмотра и удаления данных. Формы фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации.

Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.

В MS Access формы можно создавать с помощью Мастера и в режиме Конструктора. Наиболее удобная методика заключается в создании формы с помощью Мастера и дальнейшему ее редактированию в окне Конструктора.

Задание № 3. Создание формы для ввода и просмотра данных таблицы

1. Создайте форму Состав преподавателей(тип формы – в один столбец).

2. Введите в таблицу новую запись.

3. Создайте списки для автоматизированного заполнения полей ДолжностьиДисциплина.

4. Найдите запись о доценте Гришине, находясь в режиме формы.

5. Измените зарплату ассистенту Сергеевойс 470 грн. на 490 грн.

6. Произведите сортировку данных в поле Фамилияпо возрастанию.

7. Найдите в базе данных записи доцентов, преподающих дисциплинуИнформатика.

8. Измените название поля ЗарплатанаЗаработная плата.

9. Просмотрите форму с точки зрения того, как она будет выглядеть на листе бумаги.

Технология работы

1. Создание формы ввода и просмотра Состав преподавателей:

• в окне базы данных откройте вкладку Формы;

• в правой панели окна базы данных дважды щелкните на ссылке Создание формы с помощью мастера. Откроется первое окно мастера создания форм (рис. 2.1);

• раскройте список Таблицы и запросы и выберите в нем опцию Таблица: ПРЕПОДАВАТЕЛИ;

• в списке Доступные поля выбираются поля, которые должны присутствовать в форме. Для этого щелчком мыши выделите нужное поле и нажмите кнопку - поле будет перенесено в окноВыбранные поля. Так как в проектируемой форме ввода должны присутствовать все поля таблицы, то щелкните на кнопке . Все поля из окнаДоступные поля будут перенесены в окно Выбранные поля. После этого нажмите кнопку Далее;

• откроется второе окно мастера создания форм, в котором с помощью переключателей выбирается вид формы (рис. 2.2). Первые три переключателя относятся к формированию простых форм:

• в один столбец – создание формы, на которой отображаются поля для ввода данных в одну запись;

• ленточный – создание формы, состоящей из многих строк полей данных, каждая из которых отвечает одной записи;

• табличный – создание формы, которая отличается от таблицы только тем, что в ее ячейках можно разместить не только поля ввода, но и другие элементы управления;

• установите переключатель в положение в один столбец и нажмите кнопку Далее;

• в третьем окне мастера создания форм (рис. 2.3) выберите стиль оформления (вид стиля отображается в окне образца). Выберите стиль Международный и нажмите кнопку Далее;

• в четвертом окне мастера создания форм (рис. 2.4) в поле Задайте имя формы введите с клавиатуры Состав преподавателей, включите переключатель Открыть форму для просмотра и ввода данных и нажмите кнопку Готово;

• откроется окно созданной формы в один столбец (рис. 2.5). Столбец слева – это названия полей, столбец справа - данные первой записи (в нижней части окна в строке параметраЗапись стоит цифра "1"). Для перемещения по записям служат кнопки в строке Запись:

• переход к следующей записи;

• переход к предыдущей записи;

• переход к первой записи;

• переход к последней записи;

• переход к созданию новой записи.

2. Ввод новой записи в таблицу:

• в окне созданной формы в строке Запись нажмите кнопку ;

• в соответствующих полях введите: 8, Сурменко, Валерий, Дмитриевич, 18.10.89, Ассистент, Информатика, 123-45-67, 470;

• информация о новой записи автоматически запишется в таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛИ. Для проверки этого в окне базы данных перейдите на вкладку Таблицы и дважды щелкните по значку таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ, чтобы открыть ее на экране.

3.Создание списков в форме.Значения всех полей в созданной форме вводятся с клавиатуры. Такой способ неудобен для полей, значения которых часто повторяются. При этом при вводе можно допустить ошибки, что впоследствии приведет к нерабоспособности БД. Очевидно, будет намного удобнее, если заполнять такие поля путем выбора из заранее подготовленных списков допустимых значений.MSAccess позволяет создатьподобные спискив режиме конструктора форм. Создадим список для поляДолжность:

• щелкните на кнопке Конструктор () панели инструментов или выполните команды менюВид  Конструктор. MS Access перейдет в режим конструктора, в котором можно изменять параметры созданной формиы (рис. 2.6);

• в окне конструктора формы выделите щелчком мыши поле ввода Должность и удалите его с помощью клавиши DELETE. На месте этого поля ввода создадим поле со списком;

• на панели элементов управления щелкните на кнопке Поле со списком ().

• курсор мыши установите в окно конструктора формы в то место, куда предполагается разместить поле ввода со списком (курсор имеет вид значка + с изображенным рядом полем со списком) и щелкните левой кнопкой мыши. В результате активизируется мастер создания полей со списком;

• в первом окне мастера следует выбрать способ формирования списка. Включите переключатель Будет введен фиксированный набор значений и нажмите кнопку Далее;

• во втором окне мастера вводятся значения, которые будет содержать список (рис. 2.7). Установите Число столбцов равным 1 и в списке Столбец1 введите с клавиатуры Профессор, Доцент, Ассистент, после чего нажмите кнопку Далее;

• в третьем окне мастера (рис. 2.8) предлагается выбрать действия, которые будут выполняться при выборе значения из списка. Включите переключатель Сохранить в поле и в раскрывающемся списке выберите позицию Должность. После этого нажмите кнопку Далее;

• в четвертом окне мастера задайте подпись, которую содержит поле со списком, для чего с клавиатуры введите Должность, а после этого нажмите кнопку Готово. В окне конструктора формы появится поле Должность со списком;

• чтобы поля в форме выглядели привлекательно, на панели инструметов нажмите кнопку Выбор объектов (), указателем мыши при нажатой левой кнопке обведите все объекты формы (они выделяются черными маркерами), отпустите кнопку, не убирая указателя из поля выделения нажмите правую кнопку мыши и в контекстном меню выберите командыВыровнять  по узлам сетки (рис. 2.9);

• нажав кнопку Режим формы () на панели инструментов или выполнив команды менюВид  Режим формы, перейдите к отображению формы. Вы увидите, что в поле Должность появилась раскрывающаяся кнопка, щелчок по которой приводит к появлению списка, из которого можно выбирать нужные значения (рис. 2.10);

• выполните самостоятельно аналогичные действия с полем Дисциплина, включив в список этого поля значения Информатика, Математика, Экономика, Физика (Замечание: перед щелчком на кнопке Поле со списком (), щелкните на кнопкеМастера () панели элементов).

4. Поиск записей в режиме формы.Для поиска преподавателя, имеющего фамилиюГришин:

• переведите курсор в первую строку поля Фамилия;

• выполните команды меню Правка  Найти;

• в появившемся диалоговом окне Поиск и замена (см. рис. 1.8) в строке Образец введите фамилию Гришин;

• в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

• в строке параметра Совпадение выберите из списка параметр С любой частью поля;

• щелкните по кнопке Найти. Курсор перейдет на третью запись и выделит слово Гришин;

• щелкните по кнопке 3акрыть для выхода из режима поиска.

5. Замена значений полей в режиме формы.Для замены зарплаты ассистентуСергеевойс 470 грн. на 490 грн.:

• переведите курсор в первую строку поля Зарплата;

• выполните команды Правка  Заменить;

• в появившемся окне Поиск и замена (см. рис. 1.9) на вкладке Замена в строке параметра Образец введите 470;

• в строке параметра Заменить на введите 490. Обратите внимание на остальные опции - вам надо вести поиск по всем записям данного поля;

• щелкните по кнопке Найти далее. Курсор перейдет на четвертую запись;

• щелкните по кнопке 3аменить. Данные будут изменены;

• щелкните по кнопке 3акрыть.

6. Сортировка данных в форме.Для сортировки данных в полеФамилияпо возрастанию:

• щелкните по любой записи поля Фамилия;

• щелкните по кнопке Сортировка по возрастанию () на панели инструментов или выполните команды менюЗаписи  Сортировка  Сортировка по возрастанию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с возрастанию значений в поле Фамилия.

7. Фильтрация данных в форме.Для фильтрации данных по полюДолжность:

• найдите в форме какую-нибудь запись, в поле Должность которой находится значение Доцент и щелкните по этому значению;

• щелкните на кнопке Фильтр по выделенному () или выполните команды Записи  Фильтр  Фильтр по выделенному. В форме останутся только записи о преподавателях-доцентах;

• среди найденных записей найдите в форме какую-нибудь запись, в поле Дисциплина которой находится значение Информатика и щелкните по этому значению;

• щелкните на кнопке Фильтр по выделенному () или выполните команды Записи  Фильтр  Фильтр по выделенному. В форме останутся только записи о преподавателях-доцентах, преподающих информатику;

• для отмены фильтра щелкните на кнопке Удалить фильтр () или выполните команду Записи  Удалить фильтр. В форме появятся все записи.

8.Изменение названия полей.Для изменения названия поляЗарплатанаЗаработная плата:

• перейдите в режим конструктора, щелкнув на кнопке Конструктор () панели инструментов;

• щелчком мыши выделите название Зарплата (но не поле для ввода значений!), а затем щелкните кнопку Свойства () на панели инструментов (или щелкните правой кнопкой мыши в поле названияЗарплата, а затем в контекстном меню выберите опцию Свойства). На экране откроется окно свойств выбранного поля (в частности, Надпись: Зарплата_Надпись) (рис. 2.11). В подобных окнах можно менять свойства всех объектов;

• перейдите на вкладку Все;

• найдите в списке параметров строку с именем Подпись, т.е. там, где находится слово Зарплата;

• удалите это слово и введите Заработная плата;

• для просмотра результата перейдите в режим формы, щелкнув на кнопке Режим формы () на панели инструментов или выполнив команды менюВид  Режим формы.

9. Просмотр созданной формы перед печатью.Выполняется аналогично просмотру таблицы, описанному в п.11 задания № 2.