Наше учебное пособие

19.2.Внутренняя среда организации

Квнутренней среде организации относятся: цели, структура, задачи, технология, люди.

Организация, по определению, это – группа людей с осознанными общими целями. Организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены, главным образом, на создании определенных товаров или услуг в рамках специфических ограничений – по затратам и получаемой прибыли. Эта задача отражена в таких целях, как рентабельность (прибыльность) и производительность. Крупные организации имеют много целей. Для того чтобы получить, например, прибыль, бизнес должен сформулировать цели

втаких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность.

Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Все организации, за исключением самых маленьких, разделены на горизонтальные специализированные функциональные области и вертикальные уровни управления. Структура организации является логическим соотношением функциональных зон и уровней управления, используемых для достижения целей организации.

Задача – это предписанная работа или часть работы (операции, процедуры), которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.

Стехнологической точки зрения задачи предписываются не работнику, а должности. В соответствии со структурой организации каждой должности предписан ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации.

Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами (машинами, сырьем, инструментами), информацией.

Технология – это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях.

Руководство, достигает целей организации через других людей. Люди являются центральным фактором в любой модели управления.

Аспектами индивидуального поведения, которые имеют наибольшее значение для руководителя, являются способности, одаренность, отношения, потребности, ценности, ожидания и восприятие. Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются как социологические подсистемы. Изменение одной из них в определенной

351

степени влияет на все другие. Совершенствование одной переменной, например, такой как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например, людях.

19.3. Сущность и взаимосвязь функций управления

Функции управления – это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работ. В процессе управления выполняются следующие основные функции: планирование, организация, мотивация и контроль.

Функция планирования. Она предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать ее члены, чтобы достичь этих целей. Процесс планирования осуществляется соответственно уровням организации. Стратегическое планирование (высший уровень) – это попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие организации; оценить, какие тенденции наблюдаются в ее окружении; определить, каким вероятнее всего будет поведение конкурентов. На среднем уровне управления занимаются тактическим планированием, т.е. определяются промежуточные цели на пути достижения стратегических целей и задач. На нижнем уровне организации занимаются оперативным планированием. В оперативных планах стандарты деятельности, описание работ и т.п. вписываются в такую систему, при которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и главных целей организации.

Функция организации. Она состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определении порядка и условий ее функционирования. Это – процесс объединения людей и средств для достижения поставленных организацией целей. Процесс организации структурирует работу и формирует подразделения исходя из размера предприятия, ее целей, технологии и персонала.

Функция мотивации. Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации. Мотивировать сотрудников – это затронуть их важные интересы, дать им шанс реализоваться в процессе трудовой деятельности. Существуют различные способы мотивации: нормативная мотивация, принудительная мотивация, стимулирование.

Функция контроля. В самом общем виде контроль означает процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными. Различают следующие виды контроля: предварительный

352

контроль, текущий контроль, заключительный контроль. Функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще.

Менеджеры высокого уровня большую часть своего рабочего времени тратят на осуществление функций планирования и контроля, а более низкого уровня (линейные менеджеры) больше заняты подбором кадров, организацией их труда. Однако на всех уровнях управления они в определенной мере используют и выполняют все четыре функции управления: планирования, организации, мотивации и контроля.

19.4. Система и классификация методов управления

Метод управления – это совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных организацией целей. Выделяют следующие методы управления: организационноадминистративные, основанные на прямых директивных указаниях; экономические, обусловленные экономическими стимулами; социальнопсихологические, применяемые с целью повышения социальной активности сотрудников и самоуправление.

Объективной основой использования организационноадминистративных методов управления выступают организационные отношения, составляющие часть механизма управления. Организационноадминистративные методы в основном опираются на власть руководителя, его права, присущую организации дисциплину и ответственность. Важно определить оптимальное сочетание, рациональное соотношение организа- ционно-административных и экономических методов. В рамках организации возможны три формы проявления организационно-административных методов: обязательное предписание (приказ, запрет и т.п.); согласительные (консультация, разрешение компромисса); рекомендации, пожелания (совет, разъяснение, предложение, общение и т.п.).

Экономические методы управления, представляют собой совокупность экономических рычагов, с помощью которых достигается эффект, удовлетворяющий требования коллектива в целом и личности в частности. Усилением роли экономических рычагов и стимулов, не следует ограничивать организационно-административные методы воздействия, которые за счет централизации управления помогают выполнять напряженные плановые задания.

Социально-психологические методы, которые представляют собой совокупность специфических способов воздействия на личностные отношения и связи, возникающие в трудовых коллективах, а также на социальные процессы, протекающие в них. Они основаны на использовании мо-

353

ральных стимулов к труду, воздействуют на личность с помощью психологических приемов в целях превращения административного задания в осознанный долг, внутреннюю потребность человека. Социальнопсихологические методы руководства требуют, чтобы во главе коллектива были люди достаточно гибкие, умеющие использовать разнообразные аспекты управления. В качестве основных форм такого воздействия можно рекомендовать: планирование социального развития трудовых коллективов, убеждение как метод воспитания и формирования личности, экономическое соревнование, критику и самокритику, постоянно действующие производственные совещания.

Самоуправление процесс превращения человека, всего трудового коллектива из объекта управленческой деятельности в ее субъект. Самоуправление предусматривает не только выбор и самостоятельное принятие коллективом тех или иных решений, но и их обязательное выполнение его членами.

19.5. Управление трудовыми ресурсами

Управление трудовыми ресурсами включает следующие этапы.

1.Планирование ресурсами: разработка плана удовлетворения будущих потребностей в людских ресурсах.

2.Набор персонала: создание резерва потенциальных кандидатов по всем должностям.

3.Отбор: оценка кандидатов на рабочие места и отбор лучших из резерва, созданного в ходе набора.

4.Определение заработной платы и льгот: разработка структуры заработной платы и льгот в целях привлечения, найма и сохранения служащих.

5.Профориентация и адаптация: введение нанятых работников в организацию и ее подразделения, развитие у работников понимания того, что ожидает от них организация и какой труд в ней получает заслуженную оценку.

6.Обучение: разработка программ для обучения трудовым навыкам, требующимся для эффективного выполнения работы.

7.Оценка трудовой деятельности: разработка методик оценки трудовой деятельности и доведения ее до работника.

8.Повышение, понижение, перевод, увольнение: разработка методов перемещения работников на должности с большей или с меньшей ответственностью, развития их профессионального опыта путем перемещения на другие должности или участки работы, а также процедур прекращения договора найма.

354

9. Подготовка руководящих кадров, управление продвижением по службе: разработка программ, направленных на развитие способностей и повышение эффективности труда руководящих кадров.

Планирование людских ресурсов представляет собой применение процедур планирования для комплектации штатов и персонала. Процесс планирования включает три этапа:

-оценка наличных ресурсов.

-оценка будущих потребностей.

-разработка программы удовлетворения будущих потребностей. Потребности - цель, программа - средство ее достижения.

Набор ведут из внешних и внутренних источников. К средствам внешнего набора относятся: публикация объявлений в газетах и профессиональных журналах, обращение к агентствам по трудоустройству и к фирмам, поставляющим руководящие кадры. Большинство организаций предпочитают проводить набор в основном внутри своей организации. Продвижение по службе своих работников обходиться дешевле. Кроме того, это повышает их заинтересованность, улучшает моральный климат и усиливает привязанность работников к фирме.

Как для блага самой организации, так и для личного блага служащих своей организации руководство должно постоянно работать над повышением потенциала кадров. Существуют следующие методы, используемые для развития потенциала рабочей силы.

1. Профессиональная ориентация и социальная адаптация в коллективе. - Подготовка кадров.

2. Оценка результатов деятельности, т.е. определение степени эффективности труда работника.

3. Управление продвижением по службе. Результатом программ продвижения по службе является большая преданность интересам организации, повышение мотивации, производительности труда, уменьшение текучести кадров и более полное использование способностей работников.

Два наиболее широко применяемых метода реорганизация труда в целях повышения его качества - это расширение объема и обогащение содержания работы. Объем работы - это количество различных операций, выполняемых рабочим, и частота их повторения. Объем называется узким, если рабочий выполняет лишь несколько операций и повторяет их часто. Объем называют широким, если человек выполняет много различных операций и повторяет их редко. Содержательность работ - это относительная степень того влияния, которое рабочий может оказать на саму работу и рабочую среду.

355

20.ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ И ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ

20.1. Кибернетика – наука об общих законах управления

Кибернетика (от греческого kybernetike – искусство управления) наука об общих законах получения, хранения, передачи и переработки информации. Кибернетика разрабатывает общие принципы создания систем управления и систем для автоматизации умственного труда. Основными техническими средствами для решения задач кибернетики являются элек- тронно-вычислительные машины (ЭВМ). Поэтому возникновение и становление кибернетики как самостоятельной науки связано с созданием в 40-х годах прошлого века этих машин.

Н. Винер в своей книге первоначально определил кибернетику как науку об управлении и связи в животном и машине. Позднее, когда им были написаны книги «Кибернетика и общество», «Творец и робот», это определение было распространено на управление в любых системах: технических, биологических и социальных. Не отрицая глубоких качественных различий между этими системами, кибернетика, подобно математике, ищет общие для них методы исследования.

Возникновение кибернетики обусловлено потребностями практики, выдвигавшей задачи изучения так называемых «больших (или сложных) систем». Общепринятого, четкого определения «большой системы» не существует, хотя представление о такой системе имеет смысл.

Основными признаками больших систем являются:

–иерархичность системы, то есть наличие нескольких уровней в ее структуре;

–значительное количество подсистем на каждом уровне;

–наличие в системе элементов, относящихся к разному типу систем: технических, технико-экономических, социальных и др.

Таким образом, к большой системе относится любая совокупность большого числа разнородных элементов, функционирование которых взаимосвязано и направлено на достижение единой цели.

Если перечисленные выше науки занимаются конкретными процессами управления, то кибернетика изучает только общие для всех процессов управления закономерности, независимо от физической природы систем: живые организмы, технические (технологические), социальнополитические, экономические, административные, военные и другие системы.

В настоящее время кибернетику можно определить как науку об общих законах управления в природе, обществе, живых организмах и машинах.

356

Кибернетика исходит из того, что управление в сложных системах живой и неживой природы во многом сходно. Этим общим является то, что управление и предприятием, и армией, и ракетой, и живым организмом, и вообще любым другим объектом, различаясь по своим целям, задачам и содержанию, одинаково по форме: оно всегда является информационным процессом, процессом преобразования информации.

Для процессов управления производством с точки зрения кибернетики характерны следующие основные положения:

–производство рассматривается как большая система, состоящая из выделяемых частей (подсистем), цель функционирования каждой из которых подчиняется общей цели функционирования всей системы и управляемых единой системой управления;

–при построении систем управления используются общие принципы кибернетики, такие, как обратная связь, иерархичность (многоступенчатость), саморегулирование, моделирование и др;

–широкое использование экономико-математических методов (линейное и динамическое программирование и др.), а также использование вычислительной техники, в особенности ЭВМ;

–процесс управления осуществляется на основе приема, передачи, хранения, переработки и использования информации.

Таким образом, кибернетика изучает управление как процесс получения, передачи, хранения, переработки и выдачи информации об управляемом объекте. Объектом изучения кибернетики являются сложные динамические системы (социально-экономические, технические и биологические), предметом - информационные процессы, описывающие их поведение, а целью изучения - создание методов и технических средств достижения наилучших результатов управления в таких системах. При этом кибернетика, как наука об управлении, изучает не системы вообще, а только системы управления.

20.2. Сущность понятия «управление производством»

Хотя интуитивно термин «управление» понятен каждому, – дать его точное определение сложно, так как «управление» имеет весьма широкий смысл. Трудность однозначного определения понятия «управление» заключается в том, что управление применяется в любом «сознательном» процессе. Действительно, любой процесс независимо от его природы (движение автомобиля, ход производства, развитие форм общественной жизни и т.д.) может осуществляться в определенном, желаемом направлении только при наличии управляющих воздействий, прилагаемых к этому процессу.

357

Управление является обязательной функцией организованных систем различной природы (биологических, социальных, технических), обеспечивающей сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию их программ и целей.

Управление является важнейшим элементом функционирования производственно-экономических систем, так как управление является сложным процессом, связанным с производственными, техническими, экономическими и социальными явлениями, возникающими в производстве, основанном на совместном труде многих людей, занятых созданием материальных ценностей.

В ходе производственного процесса неизбежно возникают отклонения от намеченного плана. Эти отклонения вызываются различными причинами (возмущающими воздействиями или помехами), как внешними (неритмичность поступления сырья и материалов, отсутствие запчастей и т.п.), так и внутренними (поломки оборудования, брак, недисциплинированность работников и т.п.).

Устранение возникающих отклонений, а также улучшение результатов производственной деятельности достигаются путем применения управляющих воздействий, восстанавливающих ранее намеченный ход производственного процесса или улучшающих результаты производственной деятельности предприятия.

Управление производством представляет собой по существу управление людьми, занятыми в производственном процессе и выполняющими определенные основные и вспомогательные функции. Управление обеспечивает целенаправленность работы всех участников производственного процесса, производственного и управленческого персонала для достижения заданной цели.

Таким образом, управление является неотъемлемой частью производственного процесса, в котором большой коллектив людей участвует в совместном труде. К. Маркс указывал: «Всякий непосредственно общественный или совместный труд, осуществляемый в сравнительно крупном масштабе, нуждается в большей или меньшей степени в управлении, которое устанавливает согласованность между индивидуальными работниками и выполняет общие функции, возникающие из движения всего производственного организма в отличие от движения его самостоятельных органов».

Таким образом, управление производственным процессом можно определить как целенаправленное воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности в процессе производства.

Современное автотранспортное предприятие и управление технологического транспорта и спецтехники является сложной организационной системой, имеющей большое количество разнообразной дорогостоящей техники, оборудования и большие коллективы людей, занятых транспорт-

358

ным процессом, технологическим обслуживанием нефтедобычи и поддержанием техники в исправном техническом состоянии и т.д. В процессе производства (осуществления своих основных функций) предприятие потребляет множество различных материалов, запасных частей и т.п. В этом случае управление должно обеспечивать также единство действий и целенаправленность работы всего коллектива с учетом эффективного использования всех материальных ресурсов.

Следовательно, сущность управления заключается в том, чтобы обеспечить единство и полное взаимное соответствие всех элементов и звеньев производства, четкую согласованность всех видов производствен- но-хозяйственной деятельности, чтобы эта деятельность имела бесперебойный и целенаправленный характер, чтобы она давала наилучший результат при наименьших затратах.

Управление производственно-хозяйственной деятельностью предприятия логично представить как систему решений, действий, сообщений, обеспечивающих целенаправленность, эффективность работы управляемого объекта.

Прежде чем дать определение понятия «управление», выделим наиболее характерные смысловые понятия в области управления, приведенные выше:

во-первых, из вышесказанного вытекает, что управление – это процесс и, как всякий процесс, характеризуется временными характеристиками (начало, конец, продолжительность, интенсивность, этапы процесса и т.п.);

во-вторых, управление всегда связано с преобразованием информации , включая получение, переработку, анализ и передачу информации о состоянии системы и внешних факторах;

в-третьих, управление имеет смысл только при наличии цели, стоящей перед системой;

в-четвертых, управление всегда предполагает определенные действия (управляющие воздействия), принимаемые в системе для достижения цели или восстановления заранее намеченного хода производственного процесса;

в-пятых, управление обеспечивает единство действий всех участников процесса управления с целью эффективного использования всех ресурсов для получения наилучшего результата при наименьших затратах.

Используя выделенные слова как ключевые, дадим определение понятия «управление производством».

Управление производством – это процесс преобразования информации о состоянии производственно-экономической системы и внешних факторах в определенные целенаправленные действия, восстанавливающие ранее намеченный ход производственного процесса или пе-

359

реводящие управляемую систему из исходного состояния в заданное для обеспечения наилучшего результата при наименьших затратах.

20.3. Технология управления

Под технологией управления понимается определенная последовательность управленческих действий (работ) по переводу системы управления из исходного состояния в заданное (согласно цели управления) или по поддержанию процесса управления в заданных пределах (восстановлению ранее намеченного хода производственного процесса).

В зависимости от места управления в иерархии системы управления производством руководство непосредственно рабочими, участком, цехом, производственным комплексом, содержание и масштабы управления существенно отличаются. Однако в существе управления, его технологии (последовательности управленческих действий) имеется много общих черт на всех уровнях управления. Принимаемые решения определяются информацией о состоянии системы и внешних факторах, целью системы, имеющимися ресурсами и временем достижения цели.

Целью системы является ее возможное будущее состояние, достижимое с помощью определенных действий, являющихся следствием выполнения принятых решений. От правильного определения цели и частных задач, способствующих достижению цели, во многом зависят и выбираемые средства, при этом цели подсистем должны увязываться с целью системы более высокого ранга.

димо для выработки мероприятий, направленных на улучшение состояния системы управления или для устранения возникающих отклонений.

При обработке и анализе информации проводится оценка ее точности, достоверности, представительности (репрезентативности) и стоимости. Полученная информация представляется обычно в компактном виде (таблицы, графики) и позволяет судить о связях и закономерностях, действующих в системе. При обработке и хранении информации широко используется вычислительная техника (ЭВМ).

Под принятием управляющего решения понимается выбор на основании установленных критериев одного из многих или нескольких путей развития, существенно изменяющих состояние системы или обеспечивающих выполнение определенных действий, восстанавливающих ранее намеченный ход развития системы управления

На этапе доведения решения до исполните - лей важной является форма передачи решения, исключающая двоякое

360