Связывание таблиц
Созданные таблицы нужно связать, для чего:
Закроем все открытые таблицы.
Создание и удаление связей между открытыми таблицами не допускается.
Откроем окно диалога «Схема данных» (команда Сервис \ Схема данных или соответствующая кнопка). В открывшееся диалоговое окно «Схема данных» добавим созданные таблицы командой Связи / Добавить таблицу. Закроем окно добавления таблицы.
Для связывания таблиц выберем в таблице «Склады» поле Номер_склада (оно ключевое, поэтому выделено полужирным шрифтом) и переместим его мышью на поле Номер_склада в таблице «Детали».
В открывшемся окне диалога «Изменение связей» проверим правильность выбранных полей. Для того, чтобы связанные данные изменялись и удалялись одновременно, т.е., чтобы не нарушилась целостность данных необходимо соблюдать условия целостности:
Связанное поле главной таблицы должно быть ключевым или иметь уникальный индекс
Связанные поля должны иметь одинаковый тип данных
Обе таблицы должны быть таблицами MS ACCESS
Ограничения:
Нельзя ввести значение в поле внешнего ключа связанной таблицы, если это значение не введено в ключевое поле главной таблицы
Не допускается изменение или удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице.
Установим флажок Обеспечение целостности данных. Для преодоления ограничения на изменение или удаление данных, сохраняя при этом целостность данных, включим режимы Каскадного обновления связанных полей и каскадного удаления связанных полей. При этом операции в ключевом поле главной таблицы приведут к автоматическим действиям в подчиненной таблице.
Нажмем кнопку Создать. Установится связь с отношением «один ко многим». Если оба связываемых поля являются ключевыми, то создаваемое отношение будет типа «один-к-одному».
Аналогично связываются таблицы «Детали» и «Поставщики».
Просмотр установленных связей производится в окне «Схема данных» выбором кнопки Отобразить все связи. Будут представлены таблицы и связанные поля. Там можно удалить или изменить связь.
Удаление производится выделением удаляемой связи (щелчком мыши) и нажатием Delete.
Для изменения связи необходимо дважды по ней щелкнуть и выбрать пункт меню Связи/ Изменить связь.
Схема данных показана на рис. 2
Рис. 2
Корректировка структуры таблицы
После создания таблицы ее структуру можно откорректировать. Модификация формы записи может заключаться: в изменении имени какого-либо поля, изменении длины поля, добавлении нового поля, удалении поля, изменения положения полей или подписей.
Выбираем изменяемую таблицу в окне базы данных (например, «Склады»).
Нажимаем кнопку Конструктор.
Если таблица уже содержит данные, то при изменении структуры ACCESS предупредит о возможной потере данных или их искажении соответствующим сообщением. Причина искажений или потерь состоит в том, что если изменяется тип поля, то ACCESS должен конвертировать один тип данных в другой, что не всегда может быть выполнено однозначно. Изменение имени поля не связано с конвертацией данных, поэтому потерь данных при этом не происходит.
Примеры:
а) Изменим имя поля “Заведующий” на имя “ Кладовщик ”. Для этого войдем в режим конструктора. В данном режиме мы можем отредактировать имя поля или вводим новое. Нажимаем клавишу ENTER.
б) Вставим новое поле, для чего установим курсор на то поле, перед которым оно должно располагаться, и на панели команд выбираем команду “ Вставка ”, а в ней команду - “Вставка строки ”. В результате появится новая строка в описании полей, в которой мы выполняем те же действия, что и при создании БД.Вставим поле с именем “Количество работающих” перед полем “Телефон”. Щелкнем мышью на этом поле. Вставим пустую строку. Вводим в рабочее окно имя поля, выбираем соответствующий формат - числовой, потом знаки дробной части - 0. После этого нажимаем ENTER. Новое поле появится там, где и хотели.
в) Удалим только что созданное поле. Для этого выделим с помощью мыши это поле, выберем опцию меню “Правка” и в ней - команду “Удалить ”. Можно просто нажать Delete
г) Теперь изменим ширину какого-нибудь поля, например, поля “Заведующий”. Это осуществляется изменением значения в графе “Размер поля”. Введем нужное значение ширины и ENTER.
д) Изменим порядок следования полей: поле “Телефон” поместим перед полем “Заведующий”.
Для этого:
Перейдем на строку с описанием поля, которое хотим переместить (“Телефон ”) и нажмем на область выбора поля, находящуюся слева от имени поля. При этом выделится вся строка.
Нажмем еще раз на область выбора поля, и не будем отпускать кнопку мыши. Под курсором мыши появится маленький пунктирный прямоугольник.
Перенесем всю строку так, чтобы она оказалась прямо над тем полем, перед которым хотим ее поместить (“Заведующий ”).
Отпустим кнопку мыши. Поле будет находиться на новом месте.
Вернуть поле на прежнее место можно с помощью команды Правка/ Отменить сдвиг.
е) Переопределим поле первичного ключа, для чего выделим новое поле и щелкнем по пиктограмме первичного ключа.