13. Отчеты по запросам

Отчет – выводимые данные, представленные в определенном формате. Отчет может выводиться в файл, на экран или принтер.

Форма отчета может быть:

• табличная, в которой данные упорядочены по строкам и столбцам,

• свободная,

• наклейки.

Прежде чем создавать отчет, следует четко представить его назначение, определить данные, которые следует в него включать и их вид, нарисовать формат отчета.

В MS ACCESS существуют различные способы создания отчетов:

• Конструктор отчетов, служащий для разработки произвольных отчетов.

• Мастер отчетов, позволяющий быстро создать отчет по выбранным полям.

• Автоотчет: в столбец , автоматически создающий отчет в один или несколько столбцов.

• Автоотчет: ленточный , автоматически создающий отчет, в котором данные расположены в виде таблицы и одновременно можно просматривать несколько записей.

• Диаграмма – отображение данных в виде диаграммы.

• Почтовые наклейки.

Создадим отчет по запросу об адресах и телефонах фирм (запрос с именем «Рассылка»). Для этого:

1. Откроем окно базы данных.

2. Перейдем на вкладку «Отчеты».

3. Нажмем кнопку Создать.

4. В открывшемся диалоговом окне «Новый отчет» выберем из списка Автоотчет : ленточный. В этом же окне выбираем запрос, по которому делается отчет (запрос «Детали ВАЗ_091»). Можно выбрать таблицы или другие отчеты из списка.

5. Откроется окно с названием «Детали ВАЗ_091», в котором названия полей расположены сверху, как и в таблице. На одной странице размещается несколько записей, что удобно для обработки. Если полей в отчете много, то не все они могут поместиться на странице, тогда либо сокращают число полей, либо разбивают отчет таким образом, чтобы в дальнейшем получился документ формата А3.

6. При закрытии окна будет сделан запрос о сохранении отчета. Если выбрать Да, то отчет можно сохранить как с именем таблицы или запроса, по которым он выполнялся, так и с другим именем. Мы сохраним отчет с именем «Детали ВАЗ_091».

Автоотчет – простейший вид отчетов. Для создания более совершенных отчетов собственного стиля необходимо использовать Конструктор.

13. Создание отчета по практике

Отчет по практике должен быть выполнен в текстовом редакторе MS WORD. По каждому пункту задания должно быть краткое описание порядка его выполнения и результаты. Передача данных между MS ACCESS и MS WORD осуществляется стандартным образом. Следует учесть, что таблицы в MS ACCESS могут быть созданы с использованием не тех шрифтов, что в MS WORD. После переноса таблицы ее следует выделить и использовать подходящий шрифт.

Для переноса полученной таблицы в отчет необходимо:

• Выделить ее в среде MS ACCESS, для чего щелкните в левом пустом верхнем квадрате на пересечении строки с названиями полей со столбцом служебных знаков.

• Поместить выделенную таблицу в буфер обмена (нажав Ctrl+Insert или Правка - Копировать).

• Перейти в окно отчета в среде MS WORD и нажать Shift+Insert ( Правка – Вставить) для вставки таблицы.

13. Литература

1. С. Каратыгин, ACCESS 97 – М.: Бином, 1997. – 368 с.

2. Нельсон С., Веверка П., Полный справочник по Microsoft Office 97.–К.; М.; СПб. : Диалектика, 1997. – 624с.

3. Гончаров А., Access 97 в примерах., –К.; М.; СПб. : Диалектика, 1998. – 439с.

4. Информатика. Базовый курс/ Симонович С.В. и др. – СПб: Издательство «Питер», 2000. – 640с.

5. Т. Карпова , Базы данных: модели, разработка, реализация. – СПб.: Питер, 2001.- 304 с.

6. Дубнов П.Ю.Access 2000. Проектирование баз данных. – М.: ДМК, 2000.- 272 с.

7. Ю. Бекаревич, Н. Пушкина. Microsoft Access 2000.-СПб.: БХВ – Петербург, 2001.- 480 с.