1.2 Описание существующей информационной системы

1.2.1 Товарно-денежный оборот предприятия. Общие

понятия об организации бухгалтерского учета предприятия

Рисунок 1 - Структура предприятия

Данная структура показывает объекты и связи нашей информационной системы в общем, виде на рисунке 1. Если рассматривать структуру по вертикали, то на верхнем ярусе расположен объект «Офис», который включает в себя весь управленческий персонал, от которого исходят приказы остальным подразделениям. На следующей ступени находятся несколько подразделений: «Бухгалтерия», «Склад», «Магазины». Эти объекты тесно связаны между собой, т.к. поддерживают работу с общей документацией.

На нижнем ярусе расположен объект «Производство», который включает в себя все процессы, связанные с обработкой и изготовлением продукции. На рисунке 2 представлено более детальное рассмотрение организационной системы.

Рисунок 2 - Организационная структура предприятия

Несмотря на специфику каждой отдельной компании, существует ряд общих требований к системам автоматизации офисной деятельности. Наиболее общим является требование по обеспечению полного контроля за поступлением сырья, изготовлением продукции и последующей её реализации. Производство включает в себя обработку сырья, изготовление продукции, её хранение и продажу. Весь этот процесс сопровождается различными документами: накладными, счетами, счетами-фактурами, которые необходимы для бухгалтерской отчётности. На рисунке 3 показано более детальное движение документов.

Рисунок 3 - Документооборот при движении продукции

Совокупность приемов и способов, применяемых в определенной последовательности и взаимосвязи для отражения объектов учета, составляет его метод. Элементами метода бухучета являются: документация, оценка, счета, двойная запись, инвентаризация, калькуляция, балансовое обобщение, отчетность.

Документация представляет собой способ сплошного и непрерывного фиксирования каждой хозяйственной операции. Документальное оформление операций является важнейшим средством контроля за соблюдением законности, сохранностью и целесообразным использованием хозяйственных средств.

Для дальнейшего отражения в учёте и обобщения документально подтверждённых разнородных хозяйственных операций их следует оценить. Оценка заключается в денежном измерении средств, их источников и операций. В процессе оценки натуральные и трудовые показатели, содержащиеся в документах, переводятся в денежные с помощью цен, тарифных ставок и должностных окладов.

Для получения итоговых данных о каждом объекте бухучета после оценки все операции обобщают и группируют в определенном порядке. С этой целью используют способ бухгалтерских счетов. На счета регистрируют состояние средств и их источников, а также изменения в объектах бухучета, происшедшие под влиянием хозяйственных операций. По каждому виду хозяйственных процессов, категории средств и их источников открывают отдельный счет. Тем самым счета служат для группировки учетных объектов по принципу однородности их экономического содержания.

Правильность отражения хозяйственных операций на счетах бухучета периодически проверяется с помощью инвентаризации. Она представляет собой способ проверки наличия средств, их источников, а также состояния расчетов с дебиторами и кредиторами. С ее помощью в учете отражают естественную убыль сырья, товаров и материалов, потери, недостачи, излишки, а также устанавливают правильность расчетов и бухгалтерских записей.

Документально обоснованные данные, выраженные в денежной форме, сгруппированные на счетах бухучета с применением двойной записи и проверенные с помощью инвентаризации, служат основанием для калькуляции. Калькуляция представляет собой исчисление себестоимости средств и предметов труда, а также произведенной готовой продукции и оказанных услуг. Она заключается в подсчете общей суммы затрат, относящиеся к калькулируемому объекту, и установлении себестоимости единицы продукции или общего ее объема. Калькуляция используется для установления договорных цен. Исчисление фактической себестоимости готовой продукции, товарно-материальных ценностей служит для определения финансового результата хозяйственной деятельности предприятия: прибыли или убытка.

Итоговые данные по счетам, полученные с помощью двойной записи, и исчисленный финансовый результат подвергают дальнейшей укрупненной группировке с целью получения обобщенных показателей деятельности. Для этого применяют баланс и отчетность. С помощью балансового обобщения осуществляется контроль за совокупностью объектов бухучета путем сопоставления хозяйственных средств с их источниками, которые по общей сумме должны быть равны друг другу. Бухгалтерский баланс характеризует финансовое состояние организации.

Наряду с балансом обобщенные данные о деятельности и финансовом состоянии организации содержатся и в других формах бухгалтерской отчетности. Последняя, кроме баланса, состоит из ряда таблиц и служит для оперативного руководства хозяйственной деятельностью организации, контроля за сохранностью имущества, экономического анализа и оценки деятельности организации.

Данные для составления отчетности, включая баланс, получают из бухгалтерских счетов.