2. Порядок изложения текста документов в советский период
В советский период изложение текста документа — центральный вопрос в теории и практике документирования. Приступая к составлению документа, прежде всего следует решить вопрос, нужен ли вообще в данном случае и по данному поводу документ, нельзя ли обойтись бездокументным обменом информации. Коммунистическая партия и Советское правительство упорно и настойчиво ведут борьбу с бумажной волокитой и излишеством, указывая, что это создает бюрократизм, канцеля-рско-бюрократические методы руководства.
В советскомзаконодательстве есть много указаний об обя зэтсльности документирования, содержании и форме документов. Однако законом невозможно предусмотреть все случач когда документирование является обязательным и когда доку' мешт будет лишним. Этотвопрос надо решать практически исходя из критерия целесообразности, необходимости. Всегда целесообразно и необходимо составлять документы в тех сл\. чаях, когда они охраняют интересы государства и народа, помогают правильно организовать работу, содержат сведения, имеющие научное и практическое значение, содержат отчеты о деятельности Советского государства, отдельных учреждений, организаций, предприятии. Такие документы надо не только создавать, нои бережно хранить. Документы должны отражать объективную действительность. Поэтому яервое требование к его содержанию — точное, политически правильное освещение событий.
Формулировки документа должны быть безупречно отработаны в юридическом отношении. Текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований.
Хорошей школой составления служебных документов служитизучение ленинских требований к подготовке, составлению и оформлению документов. Своп требования к документам В. И. Ленин изложил в целом ряде писем изаписок.
Прежде всего В. И. Ленин добивался твердой марксистской направленности, принципиальности и глубокого идейного содержания при освещении любого вопроса. Двусмысленные формулировки, словосочетания, дающие возможность различных толкований, он считал совершенно недопустимыми. Особенно тщательно и обдуманно В. II.Ленин требовал подготавливать тексты законодательных актов, взвешивать каждое слово и определение. Он требовал:
«... обратить сугубое внимание на необходимость болев осторожной, тщательной и обдуманной подготовкитекста декретов.
Бесконечные поправки нетерпимы.
Мое впечатление тоже, что ряд декретов Малого Совнаркома в последнее время тороплмв»44.
В. И. Ленин очень тщательно редактировал проекты декретов, многие декреты он прочитывал, дополнял, изменял. Например, В. И. Ленин, просмотрев проект декрета «О цеитра- мзации библиотечного дела», на писал:
«Я отказался подписать, ибо размашисто и неясно. Предлагаю переделать точнее (что именно, конкретнее значит «взять в сеть»})и вместес инструкцией внести 2-ой раз»45.
После соответствующей доработки декрет был принят Малым СИ К 3 сентября 1920 г.
Основные требования В. И. Ленина к содержанию служебных документов сводятсяк краткости, точностиизложения.Особенно четкоэти требования изложеныв письме В. И. Ленинаначальнику ЦУС ВСНХ Ежову от27 сентября 1921 г.:
«Не пришлете ли как-нибудь вместе с краткими, совсем краткими сведениями о ходе борьбы (с волокитой) краткие сведения о Вашем аппарате...
Пишите кратко, телеграфным стилем, выделяя особо приложения, если надо. Длинного я вовсе не прочту, наверное.
Если есть практическиепредложения, выделить их в особый листок, архнкраткий, как телеграмму,с копией секретарю»46.
В этом письме фактически целая программа составления служебных документов и в ней многократно повторено требование краткости -изложения.
На пространной телеграмме военкома управления военных сообщений VIII армии В. И. Ленин написал резолюцию: «Объявить выговор за болтовню автору телеграммы»47. О краткости при составлении документов В. И. Ленин пишет в письмах к Н.А. Сем;ашко, Н. П. Горбунову, И. И. Радченко н многим другим. Так, в записке М. Н. Покровскому В. И. Ленин указывает: «...лучше всего, напишите ...10 строк в Политбюро с выводом...»п.
Краткость документа неразрывно связана с его конкретностью и точностью. Точность излагаемых фактов, конкретные цифры В. И. Ленин считает основой травильного документирования. В телеграмме Комитету бедноты Еленкою уе> да 17 сентября 1918 г. В. И. Левин (пишет:
«Получил Ваши телеграммы.
Невозможно ограничиваться общими и неопределенными выражениями, слишком часто прикрывающими полный неуспех работы. Необходимы еженедельные гочные цифры: первое, какие именно волости, какую именно часть излишков хлеба собрали и сколько ссыпали, второе, сколько именно пудов хлеба ссыпано, в каких именно элеваторах и ссыпных амбарах.
Без таких данных (все остальное «пустая словесность. Отвечайте точнее» 48.
Исключительно внимательно относился І. И. Ленин к '.изложению содержания документов, его -стилю. Он выступал против 'чрезмерного увлечения иностранными словами. Всвоей знаменитой записке «Об очистке русского языка» он мисал:
«Русский язык мы портим.Иностранные слова употребляем без надобности. Употребляем -ихнеправильно. К чему говорить «Дефекты», когдаможно сказать недочеты или недостатки или пробелы?... Не порали нам объявить войну употреблению иностранныхслов без надобности?...
Не пора лиобъявить войну коверканью русского языка?»із
Интересны требования В. И. Ленина, 'предъявляемые к m четам. Им даныконкретные указания о форме отчетов:
«Надо разделить отчеты на 2 части:
а) такаячасть, «которую можно лишь рассказать (ппа условия, особенности и т. д.);
б) такая, которую можно и должно выразить їв цифрах.
Печататьобе»и.
На отчеты распространяется ленинское требование краткости изложения документов. «Достаньте от (представителя ездившей туда комиссии таковой отчет к завтрашнему дню размером ни в -коем случае неболее «двух страниц. Боюсь, что у нас, как водится, отчет представляет «из себя целый том, которого никто читать не будет»|5.
Особенно любил В. И. Ленин таблицы, считая, что они делают информацию' сжатой, «наглядной. Таблицы, по мнению В. И. Ленина, «могут найти широкое применение їв служебной документации. В записке Рухимовичу 11 октября 1921 г. он отмечал:
«Прочел Ваш доклад и ругаю Вас ругательски.
Доклад составлен неряшливо...
Нет таблицы нужной, а чрезмерной цифирью загроможден доклад.
Нужна таблица короткая: цена в (щуке или .в золотых рублях и т. д....
В подобной таблице вся суть!
А Вы ее-то и не сумели дать.
Все Ваши таблицы должны быть їв особой главке, как детализация <и точнейшее доказательство главнойїй основной таблицы»,6.
Об удобстве таблиц, наглядно и компактно располагающих материал, В. И. Ленин говорит и -в іписьме по поводу сводок о сборах заграничных рабочих на помощь голодающим России:
«Нам нужны нетакие сводки. Ибо это выходит рассказ. А для «рассказов» у нас нет бумаги, нет времени их читать. Ни -к чему это.
Нужны коротенькие таблички 2 раза в месяц по следующемуобразцу:
Сермания— 10 млн. марок = около ( ) золотых рублей Австрия 10 „ крон = около ( ) золотых рублей
Итогоколо ( ) золотых рублей
Это будет 20—30 «строк 2 раза в (месяц.
Не много.
Так, и только так, нам нужно. Итог в золотых рублях. I Очень п-рошу Васпровести это и ответить >\гне»49.
Редактируя документы В. И. Ленин из длинных .-и сложных | предложений делал простые, коротше, самые сложные мысли выражал ясно, четко, «понятно. Наиболее часто встречаемые «а полях рукописей стилистические замечания В. И. Левина: «Излишние слова», «повторение», «это не по-русски», сне точно», «сжать десять слова в два» и т. п.
В зависимости от количества вопросов, затрагиваемых в документе, документы делятся по содержанию на простые и сложные. Простые — те документы, в которых рассматривается один вопрос. Содержание сложных документов отражает несколько вопросов.
Простые документы значительно более удобны в обработке, их легче регистрировать, направлять на исполнение, подшивать в дела, использовать в последующем в архиве. Обработка сложных документов вызывает ряд трудностей. Такие документы сложно регистрировать (в графу «содержание» надо /писать «несколько вопросов); при направлении 'На пополнение, если вопросы касаются различных структурных частей учреждения, -приходится устанавливать очередность исполнения вопросов или снимать копии с документа или его части. Исполнение документа задерживается. Если исполнение вопросов, поднятых 'В документе взято на контроль и исполнители и сроки исполнения разные, на каждый вопрос приходится заполнять отдельную контрольную «карточку.
Еще сложнее решается вопрос при помещении документа в дело. Если информация, зафиксированная в документе, имеет большое научное и практическое значение, іпри формировании дел иногда снимают копии или делают выписки из документа йпомещают в разные дела в соответствии с «номенклатурой. Тем не менее в ряде случаев приходится составлять сложные Документы — приказы, протоколы, отчеты. На обложках дел, сформированных из сложных документов, содержание, как правило, не раскрывается, и лишь указываются разновидностидокументов, автор и даты. іПисьма и докладные записки, т. е. наиболее 'многочисленный вид служебных документов, дол| ж.ны, как правило, составляться іпо одиому вопросу.
•Обычно содержание текстовых документов состоит из 3-х частей: -введения, в котором излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка «на какой-либо щ§1 гой документ; изложения, где приводятся цифры, факты и до«- воды; заключения, содержащего суть вопроса, т. е. предложение, распоряжение или просьбу. Первые две части или одна из «них могут и отсутствовать, «о заключение — обязательная часть любого текста документа.
«Основные /положения» ЕГіСД рекомендуют делить текст документа на две части.іВ первой указывается основание составления документа, во второй — излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. В отдельных случаях ЕПСД допускает одну заключительную часть текста5 без (преамбулы с обоснованием.
3. Унификация текстов документов
По содержанию доку/менты делятся на индивидуальные -и типовые. «Типовые документы — документы, отражающие од-І нородные вопросы -и составленные по одинаковым образ-.] цам» §§ В 'настоящее время большая часть документов, со-3 здаваемых в учреждениях,іимеет индивидуальное содержа-1 иие. Такие документы составляются каждый раз заново и их содержание не повторяется вдругих документах. Однако, не-j смотряіна многообразие документов, создающихся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, диапа^ зон производственных ситуаций, дающий повод для их состав-, ления, сравнительно ограничен.іБольшое количество докумен-] гов, создающихся «при однотипности «производственныхситуа-і ций, ставит вопрос о необходимости унификации и типизации документов со стороны их содержания, разработки сборников трафаретных документов. Трафаретные документы — документы, имеющие стандартный текст (часть текста) и, дополняю-; щее его, индивидуальное содержание.
Унификация и типизация документов, начатая в дореволюционном делопроизводстве, в советский период проводится не только в ведомственном, но и в общегосударственном масштабах. Уже в 20-е «годы отдельные наркоматы разрабатывают и издают трафаретные бланки. В первых стандартах на документы (деловые 'письма, телефонограммы, протоколы заседаний)50наряду с унификацией формы документов частично затрагивались и вопросы написания текстов документов.
І :к0ішє iyt)U-X годо.в в связи с бурным ростом объемовIff НИй и нео^ходнмостьюмеханизации и автоматизации ее Кб'отки интерес к проблемам унификации документов зна- Кельно усиливается. С середины 1960-х годов -начинается Ьра-ботка сборников типовых текстов отдельных крупных Йдприятий, учреждений: Ждановскрго завода тяжелого ма- Ьностроения, Московского завода малолитражных автомобили, Министерства тяжелого, энергетического и транспортного Машиностроения, Министерства автомобильной промышленностиІ многих других. -Кроме того, почти в каждом учреждении, предприятии и организации применяется большее или меньшее количество отдельных трафаретизнрован'ных бланков, ^держащих постоянную информацию.
| .Составление документов с -применением трафаретных текстов основано на использовании'часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью :письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается-.на бланке, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки,іпечатается на пишущей машине, на пишущем автомате.
Наибольшая (повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных предприятий, [организаций и институтов.
Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях народного хозяйства, 'причем как в пределах одного предприятия или учреждения, так и системы однородных предприятий или учреждений одного ведомства или -группы однородных учреждений и "предприятий разных ведомств. ||| ; кой, например, сборник разработан для всех молочиоконсерв- |ных комбинатов Всесоюзного объединения Союзконсервмо- : локо.
Особенно возрастает значение унификации текстов документов в настоящее 'время в связи с разработкой автоматизированных систем управления и широким, внедрением электронно-вычислительных машин, работа которых базируется на і единстве (показателей и сопоставимости данных в первичных ; и обобщающих документах.
Опыт по разработке трафаретных документов, накоплений в (последние /годы, -позволяет наметить основные моменты •к выявления, создания и 'внедрения. Прежде всего выягсняют- е| Функции и задачи структур-ных «подразделений и какая документация создается в процессе их выполнения. Выявление Документов с повторяющимся текстом и подлежащих трафа-Ретизаїции проводится -путем полистного просмотра всей документации за лрошедший тод или полгода. Работа по выявлению текстов, -подлежащих трафаретизации, будет особенно
І 67
успешной, еслик ней'будут привлечены исполнители,хорошої знающиекаждый участок -работы. Они должны подсказать 1накакие документы следует обратить особое внимание.
Выявив документы І повторяющимсяіпо смыслу текстом',! на их основе 'составляется трафаретный текст. -При этом еле-1 дует стремиться, чтобы трафаретный бланк можно было||J пользовать при «наибольшем .количестве ситуаций.
Подготовка трафаретного-бланка должіна вестись на основе! требований (Государственных стандартов на документамию.
Разработанные проекты трафаретных документов пред- ставляются в структурные подразделения »на согласование.1 При этом они корректируются с участием сотрудников подразделения, так как могут содержать 'специфические профес-,1 сиональные термины и обороты. Согласованные трафаретные документы группируются по вопросам, на них составляется классификатор, и каждый трафаретный текст получает свой номер. Затем тексты комплектуются в сборник, .который утверждается руководством предприятия или учреждения. Каждый текст, как правило, в сборниках /представлен в двух экземплярах: первый — трафаретный бланк, второй — заполненный образец. Сборник снабжается 'рекомендациями по организации внедрения трафаретных текстов.
Сборники рассылаются во все структурные подразделения, -где определяется необходимый тираж каждого документа, исходя из месячной потребности. После определения тиража, каждый трафаретный текст печатается в соответствующем количестве экземпляров и передается в структурные подразделения и в машинописное бюро. Трафаретные тексты вводятся в действие приказом руководителя предприятия или учреждения.
Порядок применения таких текстов предполагает несколько вариантов.
Первый вариант.У исполнителя |имеется экземпляр сборника трафаретов. При составлении письма он находит в сборнике нужный текст и заполняет бланк -заказа в машбюро с указанием номера текста и вставок.
Прошу отпечатать «в- экз.
Текст №
Адрес
Вставки 1
-3
вПр" составлении -письма онподоирает соответствующим гідрет, 'под копирку заполняет необходимое количество III Ш$ров и натравляет адресатам.
Шетий вариант.У исполнителя имеется набор трафа- в. При составлении письма он заполняет трафарет в одном £еМ'пляре и передает в машинописное бюро для .размноже- & Машинистка по номеру текста находит аналогичный тра-LeT и впечатывает в него адрес и вставки или при необХоди- ости перепечатывает текст целиком. Экземпляр, заполненныйL-авителем, подшивается вдело, а отпечатанные экземпляры управляются .по адресам.
Сборник типовых писем следует иметь на каждом рабочем іесте как справочный материал.
При разработке трафаретных документов следует одновременно стаївить вопрос о передаче права (подписания этих документов начальникам структурных подразделений, что упроститіуть движения документа и сократит время егооформленим. Применение трафаретных текстов позволит увеличить про- звддительность труда исполнителей, повысить оперативностьіабот в сфере управления. Составитель,имеяіперед собой трафаретный текст, освобожден от кустарничества и раздумыва- ия над тем, как писать. Трафаретный текст предупреждаетюзможноість пропуска важных частей информации. Адресатуїблегчается ориентировка в информации, которая расположена в определенном порядке. Трафаретный текст, обеопечивая ючность и четкость изложения, требует минимальных затрат времени специалистов на составление и оформление докумен- гов. При использовании трафаретного текста заполняются только пропуски и адреса. Бремя на написание текста и его Редактирование -сокращается более, чем в 3 раза. Если на написание обычного письма затрачивается 15—20 минут, то на шолнение трафаретаіне более 3—8 минут. Кроме исключения стадии составления черновика, ликвидируется и многократная перепечатка текста.
і Работы по методике унификации текстов документов, их типизации и трафаретиза-ции в общегосударственном масштабе Делись в рамках разработки Е'ГСД. В «.Основных положениях» р€Д выделен раздел «Подготовка служебных документов», Щ Рассматриваются вопросы унификации документов,тіра.ви- 13их составления и оформления, и требования к текстам доцентов. Составной частью ЕГСД являются и утвержденные1Тандарты на организационно-распорядительную документа-ЇЇ10 (ГОСТ 6.38—72 — Основные положения и ГОСТ 6.39— ^Формуляр-образец).
їіт яИУниФикаини документов в общегосударственном мас- абе ЕГСД считает (целесообразным разработку схемыстР°ения текста каждого конкретного вида документа. ГОСТ
1.38—72 и Основные положенияЕГСД выдвигают требованцЗделения текста документа на составныечасти — разделы, щтразделы, пункты и -подпунктыс обязательной нумерацийарабскими цифрамипо правилам, приведенным в ГОСТ 1.5—68. Общие требования «к текстам документов изложены в! ЕГСД. При подготовке текстов документов рекомендуется-!заменятьсложные предложения простыми, применять устойJ чивые (трафаретные) словосочетания, чаще использовать пряЗ мой «порядок слов в предложении (подлежащее, сказуемое, 1J1 полнение, определение после определяемого слова, В"ВОДНЫе слова в на-чале предложения и т. д.).
В плане дальнейшей унификации текстов документов ве-.| дутся разработки по сокращению и унификации их словарного! состава, упрощению (грамматики текстов.
4. Элементы текста
Важным элементом текста является заголовок. Заголовком документа называется обозначение его краткого содержания. В XVIII в. вместе с выделением наименования вида или раз ] новидности документа в самостоятельный элемент часто давалось его краткое содержание, например: «рапорт о получении указа». Позднее обозначение краткого содержания дается от-1 дельно, перед текстом, инюпда входит всостаїв бланка до.ку-1 мента, становясь таким образом обязательным элементом.
В XIX в. многие документы, в том числе и небольшие, имели заголовки. «(Положение о письмоводстве и делопроизводст-] ве -в военном ведомстве» отменяло составление заголовка к кратким и несложным документам. Вместе с тем указывало, что к большим и сложным текстам следовало давать такой за-1 головок, который бы мог -«служить готовой -записью во входяС щий журнал»51. Заголовки значительно облегчили ознакомле-] ние с документом и ускорили его обработку!
В советский (период уже в проекте «Общих правил доку-| ментации и документооборота» указывалось на .необходимость заголовка как элемента документа. «Перед текстом письма должно быть кратко указано его содержание в именительном падеже и в одной фразе, занимающей, как правило, не более одной строки»52. В ГОСТах на ОРД заголовок также назван ка-к обязательный «реквизит.
Все служебные организационно-распорядительные документы формата А4должны иметь заголовок независимо от вида, содержания и назначения документа. Без заголовка разрешается составлять лишь ■короткие документы на формате А5(148X210),извещения, телеграммы и телефонограммы.
Заголовок формулируется составителем документа. В нем атко и точно | одной фразе должно быть отражено основное содержание документа, например: «О поставке тары в у квартале»; «О распределении молодых специалистов».
Для документов сложных .по содержанию составляются Подзаголовки. Заголовок, помещается в левом верхнем углу документа под обозначением автора, номера и даты (реквизит18). Заголовок значительно упрощает обработку докумен-та. По нему сразу, не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа. Заголовок облегчает регистрацию документа, его распределение на исполнение, контроль за сроком исполнения документа. Заголовок помогает правильному включению документов в дела и облегчает поиск нужного документа в деле. Обязательное составление заголовка важнейшее требование культурного составления документа.
,В ответных письмах перед заголовком после номера и даты отправляемого документа дается ссылка на индекс и дату инициативного документа (реквизит Л 5). Эти данные служат поисковым (признаком. По ним подбирается переписка по одному вопросу.
Многие служебные документы имеют приложения. В XIX в. приложения к документам стали оформляться самостоятельно. Указание о наличии приложения делалось или їв конце текста основного документа, или вблаїике, например: «С ириложени- | ем форм «письмоводства».
экз.
л.
в.
Приложение на -
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экзем«пляров.
Например:
Приложение 1. Текстплана научно-исследовательских работ на 1978 г. на 2 л. ш1 экз.
2. Отзывы по проекту плана на 3 л. в 1 экз.
Если приложениясброшюрованы, то количество листов <неуказывается. Приложениядолжны иметь все необходимыереквизиты:наименование вида документа, заголовок,датьіі подписи.(Кроме того, наприложениях в верхнем правом углу] делается отметка, указывающая на связь приложения с основу ным документом.
■Приложение і№ 1 к приказу директора завода I от 30.09.75. № 238