9.2. Вхідні документи та коди облікових номенклатур

Для цієї ділянки обліку (облік матеріальних цінностей) характерна різнома­нітність первинних документів та велика трудомісткість їх обробки, що визначає доцільність використання технічних засобів на стадії первинного обліку.

Основні первинні документи з надходження, вибуття, внутріш­нього переміщення та наявності матеріалів на складах підприємства та опишемо сферу їх застосування на ділянці обліку матеріальних цінностей:

1) документи з надходження запасів:

• журнал обліку вантажів, що надійшли (ф. М-1) - застосовується для обліку та контролю за надходженням та оприбуткуванням матеріальних цінностей;

• прибутковий ордер (ф. М-4) - застосовується для обліку матеріалів, які надходять на підприємство від постачальників чи з переробки;

• акт про приймання матеріалів (ф. М-7) - застосовується для оформ­лення приймання матеріальних цінностей, які мають кількісні та якісні розбіжності з даними супровідних документів постачальника; складається також при прийманні матеріалів, які прибули без документів.

3. документи з вибуття запасів:

• лімітно-забірна картка (використовується для оформлення відпуску матеріалів, що систематично витрачаються при виготовленні продукції, а також для поточного контролю за додержанням встановлених лімітів відпуску матеріалів на виробничі потреби) таких форм:

• ф. М-8 - призначена для багаторазового відпуску одного номенклатур­- ного номеру матеріалів на один місяць;

• ф. М-9 - призначена для чотириразового відпуску лімітованих матері­- алів, що відносяться на один вид витрат (замовлення) на один місяць та на різноманітні види витрат (замовлення);

• ф. М-28 - призначена для відпуску матеріалів на будівельні об'єкти, ведеться протягом усього періоду будівництва і знаходиться у виконавця робіт.

• акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів (ф. М-10) вико-­ ристовується для обліку відпуску матеріалів понад встановленого ліміту або при заміні матеріалів і є основою для списання матеріалів зі складу;

• товарно-транспортна накладна (ф. М-6) - виписується вантажовід­- правником для документального оформлення відпуску матеріалів автомобіль­ ним транспортом.

3) документи по внутрішньому переміщенню запасів:

• накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (ф. М-11) - використовується для обліку руху матеріальних цінностей в середині підприємства та їх відпуску господарствам свого підприємства, що розташовані за межами його території, а також стороннім організаціям. Отже, накладну вимогу можна використовувати як розпорядчо-виправдний документ, як для одноразового вибуття матеріалів на сторону, так і для одноразового внутрішнього переміщення запасів зі складу на склад.

4) документи з наявності матеріалів на складах підприємства:

• картка складського обліку матеріалів (ф. М-12) - застосовується для обліку руху матеріалів на складі за кожним сортом, видом та розміром, заповнюється на кожний номенклатурний номер матеріалу;

• відомість обліку залишків матеріалів на складі (ф. М-14) - ведеться на підприємствах (в організаціях), які обліковують матеріали за оперативно - бухгалтерським методом;

• інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (ф. М-21) - складається при знятті натуральних залишків товарно-матеріальних цінностей по кожному окремому складу, дільниці, об'єкту, які знаходяться у матеріально - відповідальних осіб. Використовується для контролю фактичної наявності за­ пасів на складах.

Для аналітичного обліку малоцінних і швидкозношувальних предметів використовують первинні документи, форми яких затверджені наказом Міні­стерства статистики України "Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини і матеріалів" № 193 від 21.06.96 р. і які були наведені вище (ф. М-4, М-8, М-9, М-11, М-12), а також форми, визначені наказом Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку малоцінних та швидкозношувальних предметів" № 145 від 22.05.96 р., зокрема:

• картка обліку малоцінних та швидкозношувальних предметів (ф. МШ-2) - застосовується для обліку предметів, виданих під розписку робітнику чи бригадиру (для бригади) із роздавальної комори цеху для тривалого користування;

• особова картка обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів (ф. МШ-6) - застосовується для обліку спецвзуття, спецодягу та запобіжних засобів, які видані робітникам підприємства в індивідуальне користування за встановленими нормами;

• акт на списання малоцінних та швидкозношувальних предметів (ф. МШ-8) - застосовується для списування МШП (інструментів (пристроїв), спецодягу, спецвзуття, запобіжних засобів), що стали непридатними для використання.

Під час машинного розв'язання задачі цієї ділянки обліку з первинних документів створюються такі масиви вхідної інформації:

1. Масив вхідного залишку (МVХВ201) матеріальних цінностей (запасів), що має структуру: код структурного підрозділу, місце зберігання, марка, сорт, профіль, розмір, номенклатурний номер, назва матеріалу, код одиниці вимірю­вання, назва одиниці вимірювання, дата, залишок.

2. Масив фактичних залишків матеріалів по результатах інвентаризації (МVХВ202), що має структуру, аналогічну масиву вхідного залишку матеріаль­них цінностей (запасів) МVВ201.

1. Масив даних про надходження, вибуття, внутрішнє переміщення матеріальних цінностей (МVВ203). Структура цього масиву така: код структурного підрозділу, код виду господарської операції, код МВО, корес­пондуючий рахунок (рахунок, субрахунок), код аналітичного обліку, марка, сорт, профіль, розмір, номенклатурний номер, назва матеріалу, код одиниці вимірювання, назва одиниці вимірювання, дата оприбуткування (реалізації на сторону, внутрішнього переміщення), ціна, норма запасу, номер документа, порядковий номер, цех-одержувач, організація-постачальник (організація-одержувач) матеріальних цінностей, одержано (кількість), витрачено (кількість), залишок (кількість).

3. Масив руху спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів по табельних номерах (МVВ204) з такими реквізитами: прізвище, ім'я, по батькові робіт­ника, табельний номер, професія, посада, код структурного підрозділу, код виду операції, номенклатурний номер, назва спецодягу (спецвзуття, запобіжних засобів), розміри спецодягу (одягу, головного убору, взуття), кількість, строк служби, дата видачі, дата повернення.

4. Масив бухгалтерських проведень (МSVВ 702) - формується на ділянці зведеного обліку і звітності на основі даних про рух матеріальних цінностей (запасів та МШП) і використовується як вхідна інформація для розв'язання задачі відображення операцій з матеріальними цінностями (запасами) в обліко­вих реєстрах (код ZВ206). Структуру масиву МSNВ 702 було описано у попередньому розділі.

5. Масив сальдо (МSVВ 701), структуру котрого також подано в попередньому розділі.

Умовно-постійна інформація, що її використовують при розв'язанні ком­плексу задач з обліку матеріальних цінностей може містити:

1. Довідник номенклатура-цінник (МРS 201) з такими реквізитами: кореспондуючий рахунок (рахунок, субрахунок, код аналітичного обліку), номен­клатурний номер, назва матеріалу, код одиниці вимірювання, назва одиниці вимі­рювання, марка, сорт, профіль, розмір, норма запасу, ціна. Довідник призначено для здійснення оцінки товарно-матеріальних цінностей, а також для віднесення матеріалів до конкретної групи з метою ведення аналітичного обліку.

Довідник кодів організацій-постачальників (МРS 202), що призначений для формування інформації про матеріали, отримані від зовнішніх постачальників і має такі реквізити: код підприємства, назва підприємства, юридична адреса, телефон, факс, розрахунковий рахунок, обслуговуючий банк, код ЄДРПОУ.

1. Довідник прізвищ робітників підприємства (МРS 301), що одержаний з ділянки обліку праці і заробітної плати і має структуру: код струк­турного підрозділу, табельний номер, прізвище, ім'я, по батькові працівника, стать, професія.

2. Довідник статей обліку (МРS 203) призначений для формування інформації з ведення облікової політики на підприємстві, вибору методу списання сировини і матеріалів, вибору методу нарахування амортизації малоцінних необоротних матеріальних активів, а також для віднесення витрат на статті обліку.

3. Довідник містить такі реквізити: кореспондуючий рахунок (рахунок, субрахунок, код аналітичного обліку), метод списання матеріальних цінностей, метод нарахування амортизації малоцінних необоротних матеріальних активів, стаття віднесення на витрати виробництва;

5. Довідник видів господарських операцій з обліку матеріальних ціннос­тей (МРS 204), що призначений для формування інформації про види господарських операцій стосовно обліку матеріалів і має структуру: код операції, назва операції.

6. Довідник видів одиниць вимірювання (МРS 205), що містить інфор­мацію про сукупність одиниць вимірювання довжини, об'єму та ваги і має структуру: код одиниці вимірювання, вид одиниці вимірювання, назва одиниці вимірювання.

7. Довідник відсотків нарахування зносу (МРS 206), що має структуру: код структурного підрозділу, код затрат, кореспондуючий рахунок (субрахунок), код аналітичного обліку, відсоток нарахування зносу.

Існує багато довідників (МРS 101, МРS 102, МРS 103, МРS 106), які були описані в попередньому розділі і які вигідно використовувати як єдині масиви даних при розв'язанні задач ділянки обліку матеріальних цінностей та інших ділянок бухгалтерського обліку, не змінюючи їхньої структури. Це позбавляє бухгалтера зайвої роботи при формуванні даних масивів, не призводить до плутанини при використанні інформації, виклю­чає дублювання даних.

Організація машинної обробки інформації на ділянці обліку матеріальних цінностей вимагає наявності сукупності кодів облікових номенклатур, зокрема: синтетичних рахунків, субрахунків, об'єктів аналітичного обліку; видів опе­рацій; постачальників; структурних підрозділів; номенклатурних номерів; одиниць вимірювання; матеріально-відповідальних осіб.

Розглянемо побудову основних кодів на ділянці автоматизації обліку матеріальних цінностей (табл. 9.1):

Наведені структури кодів облікових номенклатур є лише одним з бага­тьох варіантів кодування множини даних. Підприємство вибирає систему і спосіб кодування відповідно до власних потреб, проте вибрана система повинна відповідати двом основним вимогам: містити необхідну інформацію про об'єкти та здійснювати в межах даної множини об'єктів однозначне визна­чення кожного об'єкта.