8.2. Вхідні документи та коди облікових номенклатур

Носіями вхідних даних, необхідних для автоматизованої обробки інфор­мації, використовуються як правило, типові форми. При цьому формуються дані по всіх господарських операціях. Вони можуть як відображатися на екрані, так і видаватися на друкувальний пристрій. У разі автоматизації обліку основних засобів, типовими формами є:

• ОЗ-1 "Акт прийому-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів" - застосовується для оформлення зарахування до складу основних засобів окремих об'єктів для обліку введення їх в експлуатацію; для оформлення внутрішнього переміщення основних засобів з одного структурного підрозділу до іншого, а також для виключення їх зі складу основних засобів при передачі іншому підприємству;

• ОЗ-2 "Акт прийому-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів" - застосовується для оформлення приймання основ­ них засобів після капітального ремонту, реконструкції та модернізації або здачу їх на капітальний ремонт, реконструкцію чи модернізацію;

• ОЗ-3 "Акт на списання основних засобів";

• ОЗ-4 "Акт на списання автотранспортних засобів" - застосовуються для оформлення вибуття окремих об'єктів основних засобів при повній або часткові їх ліквідації;

• ОЗ-5 "Акт про установку, пуск та демонтаж будівельної машини" - складається при установці, пуску і демонтажі будівельної машини, що взята напрокат;

• ОЗ-6 "Інвентарна картка обліку основних засобів" - застосовується для аналітичного обліку та узагальнення інформації про всі типи основних засобів на підприємстві;

• ОЗ-7 "Опис Інвентарних карток з обліку основних засобів" - застосо­вується для реєстрації інвентарних карток;

• ОЗ-8 "Картка обліку руху основних засобів" - застосовується для обліку руху основних засобів за класифікаційними групами (при машинному способі обробки інформації - не застосовується);

• ОЗ-9 "Інвентарний список основних засобів" - застосовується в місцях зберігання (експлуатації) основних засобів для обліку кожного об'єкта за матеріально відповідальними особами;

• ОЗ-14 "Розрахунок амортизації основних засобів (для промислових підприємств)";

• ОЗ-15 "Розрахунок амортизації основних засобів (для буді­вельних організацій)";

• ОЗ-16 "Розрахунок амортизації по автотранспорту" - застосовується для розрахунку амортизації основних засобів.

З різноманітної первинної документації, яка служить вхідною інформацією для розв'язання задач обліку основних засобів (а саме: акти ОЗ-1, ОЗ-2, ОЗ-3, ОЗ-4, ОЗ-5) доцільно формувати вхідний масив єдиної структури з реквізитами: номер документа, дата, код матеріально відповідальної особи, код виду операції, назва об'єкта, структурний підрозділ (цех, відділ, дільниця, лінія), дебет рахунку (субрахунок, код аналітичного обліку), кредит рахунку (субрахунок, код аналітичного обліку), сума, номер (інвентарний, заводський), код рахунку та об'єкта аналітичного обліку (для віднесення амортизаційних відрахувань), код норми амортизаційних відрахувань, норма амортизаційних відрахувань (на повне відновлення, на капітальний ремонт), поправковий коефіцієнт, вид устаткування, код устаткування, сума амортизації за даними переоцінки, рік випуску, дата введення в експлуатацію, номер паспорта. При списанні автотранспортних засобів, крім вказаних вище реквізитів, використовуються ще: вид автомобіля, причепа, напівпричепа; код транспортного засобу; пробіг (з початку експлуа­тації, після останнього капітального ремонту).

У випадках, коли бухгалтерське проведення не можна проставити в первинному документі при відображенні сторнувальних записів, а також для запису на машинні носії вхідного сальдо і оборотів з початку року, при початковому розв'язанні задачі складають спеціальні бухгалтерські довідки.

Дані первинних документів визначають склад і структуру вхідних масивів, до яких належать:

1) масив даних про надходження, вибуття та внутрішнє переміщення об'єктів основних засобів в звітному місяці (МVХВ101), необхідний для формування коригуючого масиву інвентарної картотеки (МRВВ103);

2. масив бухгалтерських проводок (МSVВ 702), який формується на ^; ділянці зведеного обліку і звітності на основі даних про рух основних засобів. Структура масиву МSVВ 702: дата, дебет рахунку (субрахунок, код аналітичного обліку), кредит рахунку (субрахунок, код аналітичного обліку), код операції, кількість, сума по бухгалтерському проведенню;

3. масив сальдо (МSVВ701), який при першому розв'язанні задач створюється з інформації, що міститься в бухгалтерських довідках. Структура масиву: рахунок (синтетичний рахунок, субрахунок, код аналітичного обліку), кількість, сума.

Зазначимо, що ідентифікатори масивів змінної інформації мають таку структуру:

М ХХ В Х ХХ

номер масиву

код ділянки обліку

код підсистеми бухгалтерського обліку

вид масиву: VХ - вхідний; RВ - робочий; RР - для подальших рішень; RV - вихідний; SV - загальний

мнемонічна ознака

Умовно-постійна інформація комплексу задач з автоматизації обліку основних засобів є такою:

1) інвентарна картотека (МРВ 101), що має структуру: дата, номер, назва об'єкта, модель, тип, марка, структурний підрозділ (цех, відділ, дільниця, лінія), рахунок (субрахунок, код аналітичного обліку), балансова (первісна) вартість, код рахунку та об'єкта аналітичного обліку (для віднесення амортизаційних відрахувань), код норми амортизаційних відрахувань, норма амортизаційних відрахувань (на повне відновлення, на капітальний ремонт), поправковий коефіцієнт, вид устаткування, код устаткування, дата та номер акту про введення в експлуатацію, дата початку сплати за основні засоби, інвентарний номер, заводський номер, номер паспорта, сума зносу за даними переоцінки, рік випуску (побудови), вміст дорогоцінних металів (назва, вид, маса), дата вибуття, причина вибуття (переміщення), номер акту прийому-передачі (внутрішнього переміщення);

2) довідник кодів норм і процентів амортизаційних відрахувань (МРН101) - призначений для формування інформації по кодах норм амортиза­ційних відрахувань та об'єктів аналітичного обліку. Структура довідника: структурний підрозділ (цех, відділ, дільниця, лінія), рахунок, код аналітичного обліку, код рахунку та об'єкта аналітичного обліку (для віднесення аморти­заційних відрахувань), код норми амортизаційних відрахувань (на повне віднов­лення, на капітальний ремонт), норма амортизаційних відрахувань (на повне відновлення, на капітальний ремонт);

3. довідник-календар (МРS101) - призначений для формування інформа­ції на певну дату. Структура: поточний день, місяць, рік; необхідний день, місяць, рік;

4. довідник структурних підрозділів (МРS102) - призначений для формування інформації по окремих підрозділах. Структура довідника: код структурного підрозділу, назва структурного підрозділу (цех, відділ, дільниця, лінія);

5. довідник матеріально відповідальних осіб (МРS103) — призначений для формування інформації по матеріально відповідальних особах і має таку структуру: табельний номер, прізвище, ім'я, по батькові, посада;

6. довідник господарських операцій (МРS104) - призначений для форму­вання інформації по кодах господарських операцій. Структура довідника: код операції, назва операції;

7. довідник видів дорогоцінних металів (МРS105)- використовується для формування інформації про наявність та рух дорогоцінних металів, що знаходяться в основних засобах. Структура довідника: вид, назва, одиниця вимірювання.

8. масив-таблиця бухгалтерських проведень (МРS106) - призначений для автоматизованого формування бухгалтерських проведень. Структура довідника: код господарської операції, кореспонденція рахунків.

Ідентифікатори масивів нормативно-довідкової інформації мають таку структуру:

М ХХ Х ХХ

номер масиву

код ділянки обліку

вид масиву: РН - нормативний, РС - розцінковий, РР –

планово-договірний, RS - регламентуючий, РS –

довідково-табличний, РВ - постійно-обліковий

мнемонічна ознака

Одним з основних елементів інформаційного забезпечення є система кодування інформації. Під кодуванням розуміється процес позначення номенклатур за певними правилами вихідної множини об'єктів або повідомлень набором символів алфавіту коду.

Відповідно, автоматизація обробки інформації обліку основних засобів за умови його взаємозв'язку з іншими ділянками вимагає створення системи кодів облікових номенклатур, до основних з яких належать: коди синтетичних рахунків, субрахунків і об'єктів аналітичного обліку, видів операцій, осіб, котрі відповідають за збереження основних засобів, інвентарних номерів, рахунків та об'єктів аналітичного обліку (для віднесення амортизаційних відрахувань), норм амортизаційних відрахувань, устаткувань, транспортних засобів.

Розглянемо побудову основних кодів на ділянці автоматизації обліку основних засобів (табл. 8.1):

Таблиця 8.1 Структура кодів на ділянці обліку основних засобів

№ з/п	Назва кодованої множини	Система кодування	Структура коду	Розшифрування розрядів коду
1	2	3	4	5
1	Код синтетичних рахунків, субрахунків іоб'єктів аналітичного обліку	Комбінована	XX X X XXX	вид основних засобів група основних засобів номер субрахунку номер синтетичного рахунку
2	Код видів операцій	Порядкова	1-9	Один цифровий порядковий знак, який характеризує рух основних засобів
3	Код осіб, котрі відповідають за збереженняосновних засобів (МВО)	Комбінована	X XXX	порядковий номерпрацівника категорія працівника
4	Код інвентарних номерів	Комбінована	X XXX	порядковий номер об'єкта в групі код групи основних засобів
5	Код рахунків та об'єктів аналітичного обліку (для віднесення амортизаційних відрахувань)	Комбінована	XX X X XXX	вид затрат група затрат номер субрахунку номер синтетичного рахунку
6	Код норм амортизаційних відрахувань	Порядкова	01-99	Кожна норма амортизації має свій індивідуальний і неповторний двозначний код
7	Код устаткувань	Комбінована	X X XX XX	тип устаткування клас устаткування підгрупа устаткування група устаткування
8	Код транспортних засобів	Комбінована	5 XXX	порядковий номер об'єкта в групі код групи "Транспортні засоби"