Контрольні питання:

1. Які задачі доцільно виділяти в розділі бухгалтерського обліку "Облік основних засобів"?

2. Назвіть первинні документи, які застосовують у випадку автоматизації обліку основних засобів.

3. Охарактеризуйте склад і структуру вхідних оперативних масивів ділянки обліку основних засобів в умовах автоматизованої обробки інформації.

4. Які масиви з умовно-постійною інформацією необхідно створювати для автоматизованого розв'язування задач обліку основних засобів?

5. Охарактеризуйте коротко побудову основних кодів на ділянці автоматизованого обліку основних засобів.

6. Перерахуйте вихідні машинограми, які одержуються під час автома­тизованого розв'язання задач обліку основних засобів.

7. 3а якими основними формулами розраховуються результатні пока­зники ділянки обліку основних засобів?

8. Охарактеризуйте інформаційну модель розв'язання задач обліку основ­ них засобів.

9. У розрізі яких субрахунків ведеться бухгалтерський облік основних засобів в умовах використання програми "1С: Бухгалтерия 7.7"?

10. Охарактеризуйте три способи відкриття довідника "Необоротные активы" в програмі "1С: Бухгалтерия 7.7".

11. Який документ використовується для нарахування амортизації в умовах застосування бухгалтерської програми "1С: Бухгалтерия 7.7"?

12. Які основні реквізити містить документ "Модернізація необо­ротних активів"?

13. 3 якою метою розробниками програми "1С: Бухгалтерия 7.7" ство­рено Помічник "Ліквідація необоротних активів"?

Тема 9. Автоматизація обліку матеріальних цінностей

План:

1. Загальна характеристика задач обліку матеріальних цінностей

2. Вхідні документи та коди облікових номенклату

3. Розрахунок і відображення вихідної інформації

4. Ведення обліку матеріальних цінностей за допомогою програми «1С: Бухгалтерия 7.7»

1. Загальна характеристика задач обліку матеріальних цінностей

Облік матеріальних цінностей є однією з найважливіших ділянок облікової роботи, оскільки питома вага вартості сировини і матеріалів у структурі собівартості виробу в середньому по промислових підприємствах становить 50 %, а в деяких галузях може досягати 80 % (хімічна, текстильна, харчова промисловість). Тому передумовою підвищення ефективності виробництва і забезпечення його безпере­бійної роботи є економія матеріальних цінностей, а також визначення потреби в них.

Завдання обліку матеріальних цінностей на підприємстві полягають в тому, щоб забезпечити:

• правильне і своєчасне документування усіх операцій з придбання сировини та матеріалів, виявленню та відображенню витрат, пов'язаних з їхньою заготівлею;

• одержання точних даних про виконання плану матеріально-технічного постачання;

• дієвий контроль за наявністю матеріальних цінностей в місцях їх зберігання і використання;

• контроль за лімітом відпуску матеріалів на виробничі потреби, спису­ванням їх вартості на витрати виробництва (контроль за дотриманням норм);

• одержання точних відомостей про залишки запасів, що знаходяться на складах і в коморах;

• своєчасне виявлення на підприємстві матеріалів, що не використовуються з метою їх реалізації для забезпечення мобілізації внутрішньовиробничих резервів;

• подання точної інформації для чіткого управління підприємством і складання встановленої звітності для зовнішніх користувачів.

На практиці трапляються різні варіанти організації машинної обробки інформації обліку матеріальних цінностей. Вони залежать від методології обліку, способів оцінки матеріальних цінностей, складу і групування задач, особливостей організації інформаційної бази, технічних засобів, що викорис­товуються для обробки.

Вибір способів оцінки матеріалів має важливе значення при обробці облікової інформації. Згідно з П(С)БО 9 "Запаси", що встановлює принципи формування в бухгалтерському обліку інформації про запаси, придбані або виготовлені матеріальні цінності зараховуються на баланс за первісною вартістю. У поточному обліку оцінка запасів за первісною вартістю викорис­товується рідше. Здебільшого застосовуються облікові ціни, якими можуть бути договірні ціни постачальників, оптові ціни промисловості тощо.

Необхідно відзначити інформаційну близькість задач бухгалтерського обліку матеріальних цінностей і оперативного обліку матеріальних ресурсів підсистеми управління матеріально-технічними ресурсами (УМТР). Однак ці задачі не треба змішувати.

При машинній обробці інформації обліку матеріальних цінностей, задачі доцільно згрупувати так:

1. облік та контроль за надходженням матеріальних цінностей (запасів) на склади підприємства - код ZВ201;

2. облік та контроль наявності і руху матеріальних цінностей (запасів) на складах і в експлуатації (включаючи розрахунок коефіцієнта розподілу суми транспортно-заготівельних витрат) - код ZВ202;

3. облік та контроль вибуття матеріальних цінностей (запасів) зі складів підприємства на сторону - код ZВ203;

4. облік та контроль наявності і руху малоцінних та швидкозношувальних предметів - код ZВ204;

5. облік переоцінки виробничих запасів - код ZВ205;

6. відображення операцій з матеріальними цінностями (запасами) в облікових реєстрах - код ZВ206.

Первісною вартістю виробничих запасів, що придбані за плату, є собі­вартість, яка складається з витрат на: сплату сум згідно з договором з поста­чальником (продавцем) за вирахуванням непрямих податків; сплату ввізного мита; сплату непрямих податків у зв'язку з придбанням запасів, які не відшкодовуються підприємству; заготівлю, вантажно-розвантажувальні робо­ти, транспортування запасів до місця їх використання, включаючи витрати зі страхування ризиків транспортування запасів; інші потреби, безпосередньо пов'язані з придбанням запасів і доведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання в запланованих цілях.

Не включаються в первісну вартість: понаднормові втрати і недостачі запасів, витрати на збут, відсотки за використання кредитів (зокрема комер­ційних), адміністративні та інші подібні витрати.

При оприбуткуванні матеріалів від постачальника, матеріальний відділ бухгалтерії здійснює перевірку відповідності прибуткових документів розра­хунковим документам (рахункам, накладним). У разі, якщо при післяоплати, запаси отримано, а рахунки-фактури ще не надійшли, умовна вартість даних цінностей відображається у відповідному журналі, з подальшим сторнуванням записів після одержання розрахункових документів від постачальників.

Задачу обліку та контролю за надходженням матеріальних цінностей (за­пасів) на склади підприємства (код ZВ201) доцільно розділити на такі підзадачі:

• обліку придбання матеріальних цінностей (запасів) за грошові кошти (код ZВ20101);

• обліку надходження матеріальних цінностей (запасів) на склади підприємства за бартерними угодами (код ZВ20102);

• обліку надходження матеріальних цінностей (запасів) як внеску до статутного капіталу (код ZВ20103);

• обліку безоплатного одержання матеріальних цінностей (запасів) на склади підприємства (код ZВ20104);

• контролю за надходженням матеріальних цінностей (запасів) на склади підприємства (код ZВ20105).

Матеріали, що надходять на склад, перевіряють, встановлюють відповідність їх якості, кількості, асортименту, умовам поставок і супровідним документам. Якщо не виявлено розбіжностей, матеріали приймаються комірником. При цьому можливі два варіанти оформлення надходження: проставлення штампу про приймання (із зазначенням тих же реквізитів, що і в прибутковому ордері) безпосередньо на документі постачальника або оформлення прибуткового ордера (ф. М-4). У випад­ках, коли є розбіжності кількості та якості з даними супроводжувальних документів постачальника, а також для матеріалів, що надійшли без платіжних документів, складають "Акт про приймання матеріалів" (ф. М-7). Акт складається комісією, що призначається керівником підприємства. Наявність приймального акта виключає необхідність оформлення прибуткового ордера.

Задача обліку та контролю за надходженням матеріальних цінностей запасів) на склади підприємства (код ZВ201) прямо пов'язана із задачею обліку та контролю наявності і руху матеріальних цінностей (запасів) на складах і в експлуатації (включаючи розрахунок коефіцієнта розподілу суми транспортно-заготівельних витрат) (код ZВ202), оскільки всі операції з над­ходження і витрат матеріалів відображаються в картках складського обліку матеріалів (ф. М-12). Аналітичний облік матеріальних цінностей на складах і в коморах підприємства, а також цехів (лабораторій) повинен здійснюватися за сортами відповідно до порядку зберігання матеріалів, обумовленого як умовами виробничого споживання матеріалів, так і вимогами організації склад­ського господарства.

Сортовий кількісний облік руху матеріальних цінностей ведеться безпосередньо матеріально відповідальними особами (завідуючими складами, комірниками тощо).

Картка складського обліку матеріалів відображає інформацію в аналітич­ному розрізі матеріальних цінностей. Бухгалтер може в будь-який момент отрима­ти дані про наявність та рух матеріалів у вигляді машинограми на екрані чи в друкованій формі. При цьому при машинній обробці інформації є можливість уникнути дублювання даних оперативно-складського та аналітичного бухгал­терського обліків (стосовно номенклатурно-кількісних показників).

Задачу обліку та контролю наявності і руху матеріальних цінностей запасів) на складах і в експлуатації (код ZВ202) доцільно розділити на підзадачі, а саме:

• обліку матеріальних цінностей (запасів) за місцями їх зберігання код ZВ20201);

• обліку матеріальних цінностей (запасів) за видами об'єктів, що зберігаються ZВ20202);

• партіонного обліку матеріальних цінностей (запасів) (код ZВ20203);

• кількісного обліку матеріальних цінностей (запасів) (код ZВ20204);

• обліку відпуску матеріальних цінностей (запасів) у виробництво (код ZВ20205);

• контролю наявності і руху матеріальних цінностей (запасів) на складах з експлуатації (код ZВ20205).

При цьому під час реалізації задачі необхідно забезпечити мож­ливість автоматичного зіставлення залишку матеріальних цінностей після кожної реєстрації документів на їх оприбуткування та відпуск із нормою запасу по конкретному виду ресурсів. Це повинно виключити можливість виникнення дефіциту матеріалів на складах підприємства або ж навпаки - їх надлишку.

Задача ZВ202 тісно пов'язана з ділянкою обліку витрат на виробництво через підзадачу обліку відпуску матеріальних цінностей (запасів) у вироб­ництво (код ZВ20205).

Задачу обліку та контролю вибуття матеріальних цінностей (запасів) зі складів підприємства на сторону (код ZВ203) є зміст розділити на підзадачі:

• обліку реалізації матеріальних цінностей (запасів) (код ZВ20301);

• обліку внесків матеріальних цінностей (запасів) у статутний капітал інших підприємств (код ZВ20302);

• обліку безоплатної передачі матеріальних цінностей (запасів) (код ZВ20303);

• обліку списання матеріальних цінностей (запасів) унаслідок крадіжок, псування, надзвичайних подій (код ZВ20304);

• обліку внутрішнього переміщення матеріальних цінностей (запасів) зі складу на склад (код ZВ20305);

• контролю вибуття матеріальних цінностей (запасів) зі складів підпри­ємства на сторону (код ZВ20306).

Задача ZВ203 пов'язана з ділянкою зведеного обліку та складання звітності, оскільки при реалізації цієї задачі формуються проведення по госпо­дарських операціях з продажу матеріальних цінностей, на основі яких заповню­ються звітні форми.

У деяких підзадачах (ZВ20205, ZВ20301 та ін.) двох вищенаведених задач при проектуванні автоматизованого їх розв'язання треба передбачити можливість використання будь-якого з п'яти (за винятком методу цін продажу, що використовується лише підприємствами роздрібної торгівлі), передбачених П(С)БО 9 "Запаси", методів списання запасів:

• ідентифікованої собівартості - передбачає особливе маркування кожної одиниці запасів, що дозволяє в будь-який момент часу визначити вартість, а також встановити дату витрачання кожної одиниці запасу певного виду, собі­ вартість витраченого запасу і вартість запасів, що залишилися;

• середньозваженої собівартості - проводиться по кожній одиниці запасів діленням сумарної вартості залишку таких запасів на початок звітного місяця і вартості одержаних у звітному місяці запасів на сумарну кількість запасів на початок звітного місяця і одержаних протягом звітного місяця;

• ФІФО - базується на припущенні, що запаси використовуються в тій послідовності, в якій вони надходять на підприємство, тобто запаси, які першими відпускаються у виробництво (продаж та інше вибуття), оцінюються за собівартістю перших за часом надходження запасів;

• ЛІФО - базується на припущенні, що запаси використовуються в послідовності, що є протилежною до їх надходження на підприємство, тобто запаси, які першими відпускаються у виробництво (продаж та інше вибуття), оцінюються за собівартістю останніх за часом надходження запасів;

• нормативних витрат - полягає в застосуванні норм витрат на одиницю продукції (робіт, послуг), які встановлені підприємством з урахуванням нормальних рівнів використання запасів, праці, виробничих потуж­ностей і діючих цін. Для забезпечення максимального наближення норма­тивних витрат до фактичних, норми витрат та ціни у нормативній базі потрібно регулярно перевіряти і переглядати; а також можливість вико­ристання декількох методів оцінки щодо запасів, які мають різне призна­чення та умови використання.

Задачу обліку та контролю наявності і руху малоцінних та швидкозношувальних предметів (код ZВ204) можна розділити на такі підзадачі:

• обліку оборотних малоцінних та швидкозношувальних предметів (код ZВ20401);

• обліку малоцінних необоротних матеріальних активів (включаючи нарахування амортизації необоротних МШП) (код ZВ 20402);

• контролю наявності і руху малоцінних та швидкозношувальних предметів (код ZВ20403).

При розв'язанні цієї задачі найактуальнішими є питання автоматизованого розрахунку сум зносу необоротних МШП одним з двох можливих методів:

1. - 50 % амортизованої вартості - у першому місяці використання об'єкта, 50% амортизованої вартості-у місяці списання об'єкта малоцінних необоротних матеріальних активів з балансу;

2. - 100 % вартості - у першому місяці використання об'єкта.

Задача обліку переоцінки виробничих запасів (код ZВ205) поділяється на дві підзадачі:

• обліку уцінення матеріальних цінностей (запасів) (код ZВ20501);

• обліку дооцінки раніше уцінених матеріальних цінностей (запасів) (код ZВ20502).

Запаси в бухгалтерському обліку відображають за найменшою з двох оцінок - первісною вартістю або чистою вартістю реалізації. Друга оцінка застосовується, якщо на дату складання Балансу їхня вартість знизилася або вони втратили початково очікувану економічну вигоду. При цьому відбувається уцінення запасів до чистої вартості реалізації з віднесенням суми перевищення первісної вартості над чистою вартістю реалізації на витрати звітного періоду.

Дооцінка відбувається лише в межах раніше проведеної уцінки, тобто балансова вартість ніколи не перевищує первісної вартості.

Вихідні дані задачі обліку переоцінки виробничих запасів (код ZВ205) використовуються як вхідна інформація при формуванні і коригуванні записів у картках складського обліку (задача обліку та контролю наявності і руху матеріальних цінностей (запасів) на складах і в експлуатації - код ZВ202).

Розв'язання задачі відображення операцій з матеріальними цінностями (запасами) в облікових реєстрах (код ZВ206) полягає в формуванні таких облікових форм:

1. Журнал 5 або 5А за кредитом рахунків 20 "Виробничі запаси", 22 "МШП", 23 "Виробництво", 24 "Брак у виробництві", 25 "Напівфабрикати", 26 "Готова продукція", 28 "Товари" та Відомість 5.1 аналітичного обліку запасів;

2. Головна книга;

3. Оборотні відомості по аналітичних рахунках запасів.

Ця задача пов'язана з ділянкою зведеного обліку та складання звітності, оскільки дані з Головної книги та оборотних відомостей по рахунках запасів переносяться у відповідні рядки Балансу (ф. № 1) в розділ II "Оборотні активи" та Приміток до фінансової звітності (ф. № 5).