8.4. Ведення обліку основних засобів за допомогою програми

«1С: Бухгалтерия 7.7»

Бухгалтерський облік основних засобів ведеться на рахунку 10 "Основні засоби" за первісною вартістю в розрізі таких субрахунків:

101. "Земельні ділянки";

102. "Капітальні витрати на поліпшення земель";

103. "Будинки та споруди";

104. "Машини та обладнання";

105. "Транспортні засоби";

106. "Інструменти, прилади та інвентар";

107. "Робоча і продуктивна худоба";

108. "Багаторічні насадження";

109. "Інші основні засоби".

Існуюче настроювання плану рахунків і аналітичного обліку для рахую 10 "Основні засоби" передбачає ведення обліку в розрізі двох видів субконто: номенклатури основних засобів (необоротних активів) та місць їх зберігання. Виду субконто "Необоротні активи" відповідає довідник "Необоротні активи" який містить основних засобів, нематеріальних активів, інших необоротних матеріал них активів та інших необоротних активів. Реквізити довідника діляться на основні, додаткові, про що свідчать закладки на діалоговому вікні Необоротные активы основних реквізитів належать: код/код, назва/наименование, повна назва/полное наименование, вид необоротного активу/вид необорот. активи, рахунок обліку/счет учета, первісна вартість/первонач. стоимость, інвентарний номер/инвентарный номер, шифр/шифр, одиниця вимірювання/единица измерения, дата введення експлуатацію/дата ввода в экспл. До додаткових: рахунок витрат/счет затрат, вид витрат/вид затрат, метод розрахунку амортзації/метод расчета износа, ліквідаційна вартість/ликвидационная стоимость, строк корисного використання (міс.)/строк полезного использования (мес), тощо.

Охарактеризуємо деякі з наведених вище реквізитів:

• вид необоротного активу/вид необорот. актива — використовується для визначення належності активу до типових груп. Реквізит може набувати таких значень (основні засоби/осн. средства, інші необоротні матеріальні активи /друегие необоротные материальние активы);

• дата введення в експлуатацію/дата ввода в экспл. — вводиться авто­матично під час оформлення документа Введення в експлуатацію/ввод в эксплуатацию для певного необоротного активу;

• код/код - формується автоматично шляхом присвоєння об'єктам необоротних активів номерів по порядку (без пропуску номерів і врахування належності до певних груп та видів);

• інвентарний номер/инвентарный номер - формується відповідно до прийнятої на підприємстві системи кодування інвентарних номерів необоротних активів. Інвентарний номер не збігається з кодом об'єкта;

• шифр/шифр - має необов'язковий характер і служить для уточнення інформації про об'єкт необоротних активів;

• рахунок обліку/счет учета - інформація про рахунок обліку необо­ротного активу;

• рахунок витрат/счет затрат та вид витрат/вид затрат — зазначається рахунок і аналітика витрат, на які будуть зачислені суми нарахованої амортизації.

Для відкриття довідника Необоротные активи можна скористатися одним з трьох способів:

1. У головному меню з пункту Операції/Операции, вибрати команду Довідники/Справочники, при виконанні котрої відкривається діалогове вікно для вибору конкретного довідника (у цьому випадку Необоротні активи/ Необоротные активы);

2. У головному меню вибрати пункт Довідники/Справочники, у спадному меню якого перераховані довідники;

3. На панелі інструментів вибрати кнопку, що позначає певний довідник. Для введення в довідник нових груп елементів необхідно після відкриття довідника натиснути Сtrl+F9 або виконати команду Дії/Действия → Нова група/Новая группа. Після цього на екрані з'явиться діалогове вікно, де пот­рібно ввести Код/Код та Назву/Наименование групи необоротних активів.

Розглянемо особливості реалізації комп'ютерного обліку необо­ротних активів на прикладі господарських операцій; ввід в експлуатацію, списання, ліквідація, ремонт, нарахування амортизації тощо.

Найпоширенішою є операція придбання основного засобу у постачальника та введення Його в експлуатацію. Для автоматизації процесу відображення цих операцій в комп'ютерному обліку призначені такі документи:

1. Банківська виписка, платіжне доручення та видатковий касовий ордер використовується для здійснення оплати основного засобу, отриманого від постачальника з розрахункового рахунку чи каси підприємства.

2. Прибуткова накладна використовується для оприбуткування основного засобу на баланс підприємства.

3. Акт введення в експлуатацію використовується для оформлення введення в експлуатацію об'єкта основного засобу.

Операція з оплати за оприбутковані основні засоби від постачальника не розглядається в комплексі задач, що стосуються обліку основних засобів, тому одразу розглядатимемо операції з оприбуткування.

Діалогова форма документа "Прибуткова накладна" заповнюється на основі супровідних документів постачальника (скажімо, накладної, товарно-транспортної накладної, специфікації тощо).

Екранна форма документа "Прибуткова накладна" має такі основні реквізити:

• Номер прибуткової накладної і дата (заповнюються автоматично);

• Вид постачальника/Вид поставщика - може мати одне з таких значень: Вітчизняний постачальник/Отечественный поставщик, Іноземний постачальник/Иностранный поставщик. Підзвітна особа/Подотчетное лицо або Інше/ Прочее;

• Контрагент/Контрагент - призначений для вибору організації-постачальника;

• Замовлення/Заказ - призначений для вибору документа, на основі котрого проводиться оплата (вибирається з довідника "Договори (счета)");

• Що оприбутковуємо/Что оприходуем - використовується для вибору групи необоротних активів, що оприбутковуються (ОЗ, НМА та інші необоротні матеріальні активи/ОС, НМА и др. необор. мат. активы або Інші необоротні актви/Прочие необоротные активы).

В подальшому необхідно заповнити табличну форму документа (реквізи­ти: ТМЦ, Кол-во, Цена-, Сумма-, Сумма+, НДС), маючи на увазі, що кожен рядок документа містить дані лише про один об'єкт основних засобів (необорот­них активів). У детальнішому розшифруванні наведених реквізитів на наш погляд немає необхідності.

Документ автоматично генерує проведення з надходження основних засобів.

Для відображення вводу основного засобу в експлуатацію в "1С: Бухгалтерии 7.7" передбачено використання документа "Ввод в эксплуатацию", котрий можна одержати, ввійшовши в журнал документів і вибравши пункт "Необоротные активи и МБП", або ж в меню "Документа" - "Необоротные активы и МБП". В обох випадках треба обрати документ "Ввод в эксплуатацию". Перед введенням всіх реквізитів потрібно обрати позицію Ввід в експлуатацію необоротних активів/Ввод в эксплуатацию необ. активов в діалоговому вікні, що відкриється. Тим самим ми визначаємо склад та структуру табличної частини документа.

Опишемо реквізити документа щодо введення об'єкта основних засо­бів в експлуатацію:

• Місце зберігання/Место хранения - застосовується для вибору місця зберігання активу в період його експлуатації. Реквізит прямо пов'язаний з однойменним довідником і його можна представити у вигляді матеріально відповідальної особи або місця зберігання (складу);

• Вид необоротних активів/Вид необоротних активов - призначений для вибору виду необігового активу (скажімо, Основні засоби/Осн. средства);

Таблична частина містить таку інформацію: об'єкт, що є джерелом надходження активу (реквізит ТМЦ/Инвестиции); об'єкт, котрий вводиться в експлуатацію - вибирається з довідника "Необоротные активи" (реквізит Необоротний актив/Необоротный актив); кількість об'єктів, що вводяться в експлуатацію (реквізит Кількість/К-во); вартість об'єктів, що вводяться в експлуатацію (реквізит Ціна/Цена); сума по введених об'єктах - розрахо­вується програмним способом, множенням кількості об'єктів на їх вартість (реквізит Сума/Сумма).

Документ автоматично генерує проведення яким відображається введення в експлуатацію основних засобів в журналі проведень.

Процес реалізації в комп'ютерній бухгалтерії господарських операцій по безоплатному надходженню основних засобів чи внесенню основних засобів як статутний капітал є схожим до розглянутих вище операцій з отримання об'єктів основних засобів від постачальників, з врахуванням того, що без­оплатно отримані об'єкти підлягають прийняттю на облік як доходи майбутніх періодів, з подальшим щомісячним віднесенням нарахованої амортизації на фінансові результати як інших доходів, а об'єкти отримані як внесок до статутного капіталу оприбутковуються на рахунку 15 "Капітальні інвестиції" в кореспонденції з рахунком 46 "Неоплачений капітал".

Для нарахування амортизації використовують документ Нарахування зносу/Начисление износа, в якому заповнюють такі реквізити:

• Номер розрахунку/Номер расчета - присвоюється автоматично, проте може бути змінений;

• Дата/Дата - встановлюється користувачем і визначає місяць, за який буде виконуватися нарахування амортизації;

• Ознака нарахування амортизації для податкового та бухгалтерського обліку/Признак расчета амортизации для налогового и бухгалтерского учета - встановлюється залежно від виду амортизації, що розраховується.

• Понижуючий коефіцієнт/Понижающий коэффициент – встановлюється лише для податкового обліку.

Документ автоматично формує проведення в дебет рахунків витрат кредит рахунку 13 "Знос необоротних активів" по кожному об'єкту основ засобів та виконує розрахунок сум амортизаційних відрахувань. Також документ забезпечує контроль залишкової вартості по кожному інвентарному об'єкту (в разі повного зносу нарахування амортизації припиняється), а також контроль за проставленням необоротних активів на облік (по основних засобах, що надійшли| протягом поточного місяця, амортизаційні відрахування не проводяться).

Слід зазначити, що перед введенням документа Нарахування зносу /Начисление износа необхідно впевнитись, що реквізити довідника Необоротні активи/Необоротные активы заповнені повністю. Це стосується тих реквізи­тів, що містяться в закладці Додатково/Дополнительно:

• Нараховувати знос в податковому обліку/Начислять износ в нало- говом учете - заповнюється з метою відображення нарахування зносу в податковому обліку;

• Рахунок витрат/Счет затрат - вказується конкретний рахунок витрат, на який зараховані амортизаційні відрахування;

• Вид витрат/Вид затрат - опис даного реквізиту було подано вище;

• Метод розрахунку зносу/Метод расчета износа — встановлюється індивідуально для кожного інвентарного об'єкта з метою встановлення одного з шести можливих методів нарахування зносу.

Склад решти реквізитів вкладки Додатково/Дополнительно довідника Необоротні активи/Необоротние активы може змінюватися залежно від обраного методу нарахування зносу.

Операції щодо ремонту та модернізації основних засобів відображені в обліку за допомогою документа Модернізація необоротних активів/Модернизация необоротных активов, що містить такі основні реквізити:

• Номер докумета/Номер документа і Дата/Дата — обов'язкові рекві­зити, правила заповнення котрих такі самі, що і для інших документів;

• Місце зберігання/Место хранения - вказується місце зберігання або матеріально відповідальну особу, за якою закріплено той чи інший інвентарний об'єкт,

• Необоротний актив/Необоротный актив - із довідника Необоротні активи/Необоротные активы вибирається основний засіб, що модернізується чи ремонтується;

• Роботи здійснюються/Работы осуществл. - здійснюється вибір із двох доступних способів робіт, що здійснюються при ремонті необоротних активів:

Через підрядника/Через подрядчика (підрядний спосіб) та Власними силами/Собственными силами (господарський спосіб). При цьому, якщо роботи здійснюються підрядним способом, у діалоговій формі документа з'являється ще одна вкладка - Додатково/Дополнительно;

• Вид діяльності/Вид деятельности - обирається вид діяльності, за котрою здійснюється ремонт (скажімо, Виробництво/Производство чи Загальна/Общая);

• Зміна балансової вартості (податковий облік)/Изменение бал. стоимости (напоговый учет) - група реквізитів, що використовується для віднесення витрат на ремонт або модернізацію до валових витрат (у межах 5 % від балансової вартості основних виробничих фондів);

У відповідні графи табличної форми документа вводиться Рахунок/Счет, за котрим проводиться виконання робіт; Субконто/Субконто 1, Субконто/Субконто 2, Субконто/Субконто 3, що відображають аналітику по вибра­ному рахунку; Рахунок модернізації/Счет модернизации та Вид модер­нізації/йми модернизации, що відображають рахунок, на який будуть списані затрати з модернізації (вибирається з довідника Інвестиції/Инвестиции) і його вид; Сума/Сумма, де вказуються суми витрат, понесені на ремонт.

Структуру довідника Інвестиції/Инвестиции розглянемо детальніше. Довід­ник містить такі поля: Код/Код, Назва/Наименование, Рахунок обліку/Счет учета, Ціна/Цена. Для введення інформації в довідник треба виконати такі дії:

1. в меню Довідники/Справочники вибираємо вкладку Інвестиції/Инвести- ции - відкривається форма довідника для введення Його елементів;

2. в меню Дії/Действия вибираємо опцію Змінити/Изменить - з'явля­ється діалогове вікно для заповнення реквізитів довідника.

Документ Модернізація необоротних активів/Модернизация необоротных активов автоматично генерує проведення з модернізації та ремонту основних засобів та розміщує їх у журналі проведень. У разі потреби можна отримати друковану форму акту приймання-здавання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об' єктів (ф. ОЗ-2), натиснувши кнопку Друк/Печать.

При ліквідації необоротних активів використовують документ Ліквідація необоротних активів/Ликвидация необоротных активов, який окрім традиційних -Номер докумета/Номер документа і Дата/Дата - містить такі реквізити:

• Вид ліквідації/Вид ликвидации, що може набувати двох значень: Реалізація/Реализация та Списання/Списание і залежно від цього визначати вигляд вкладки Додатково/Дополнительно;

• Вид ПДВ/Вид НДС - визначає можливі варіанти нарахування ПДВ при реалізації об'єкта основних засобів;

• Валові витрати/Валовые расходы і Валові доходи/Валовые доходы - визначається аналітика рахунків для відображення ліквідації об'єкта основних засобів у податковому обліку.

У табличній частині документа заповнюють лише реквізити: Необоротний актив/Необоротный актив, що вибирається з однойменного довідника (при цьому реквізити Місце зберігання/Места хранения, Первісна вартість (грн.)/Перв. ст. (грн.), Знос (грн.)/Износ (грн.) та Кількість/К-во (заповнюються автоматично) Ціна/Цена, де вказується ціна продажу (якщо необоротний актив було реалізовано).

Для полегшення роботи користувача "1С: Бухгалтерия 7.7", розробниками програми створено Помічник "Ліквідація необоротних активів"/Помощник "Ликвидации необоротных активов", що запускається за допомогою меню Сервіс/Сервис. Внаслідок роботи помічника створюється документ Ліквідація необоротних активів/Ликвидация необоротных активов, причому кожен крок формування документа детально пояснено у вікнах, що почергово відкриваються за допомогою кнопок Далі/Дальше та Назад/Назад. Роботу помічника можна перервати в будь-який момент, натиснувши кнопку Відміна/Отмена.

Оскільки метою цього підрозділу є лише ознайомлення читача з основами автоматизації обліку основних засобів за допомогою програмного засобу "1С: Бухгалтерия 7.7", ми не будемо розглядати облік внутрішнього переміщення основних засобів, переоцінку основних засобів та оренду основних засобів, хоча звичайно ж ці задачі можна реалізовувати в типовій конфігурації "1С: Бухгалтерия 7.7".