3 Вопрос. Деловые совещания, их организация и технология проводки

Деловые совещания необходимые в случаях, если в руководителя возникает необходимость посоветоваться со специалистами при принятии решения. Особенно это необходимо, если решения касаются важных для организации вопросов.

На совещания, как правило приглашают достаточно большое количество специалистов, руководителей.

Совещания могут длиться достаточно большое время.

То есть совещания достаточно затратные. Поэтому целесообразно повышать их эффективность и сокращать время на проводку совещаний.

Это можно достичь благодаря:

• рационализации подготовки совещания;

• рационального проведения совещания.

Рационализация подготовки совещания предусматривает следующее:

• определение круга специалистов, которых целесообразно пригласить на совещание с точки зрения их полезности при рассматривании вопросов на совещании;

• подготовка и доведение до будущим участников совещания вопросов и материалов, которые будут рассматриваться на совещании с просьбой даты предыдущие замечания по представленным материалам;

• предыдущее рассматривание замечаний и предложений будущих участников совещания.

Такая подготовка совещания дает возможность будущим ее участникам совершенно разобраться в сущности вопросов, которые будут обсуждаться на совещании, подготовиться к совещанию, продуктивно работать на совещании.

Не надо также делать большой доклад, который на слух неважно воспринимается или совсем не воспринимается.

Практически сразу можно перейти к обсуждению вопросов на совещании.

Уменьшается также круг вопросов, которые обсуждаются на совещании благодаря тому, что предварительно могут быть согласованы некоторые вопросы или совсем снятые.

Рационального проведения совещания состоит в следующем:

• необходимо регулировать выступления на совещании путем прекращения выступления, если выступающий отвлекается от темы или ничего конкретного не предлагает;

• периодически необходимо делать итоги совещания, направляя ход совещания на достижение конечной цели.

Рационализация подготовки и проводки совещания дает возможность:

• существенно повысить их производительность, сократить время проводки совещания в 2-3, а иногда и больше раз;

• не откладывать решение вопросов на следующее совещание, которое очень часто случается при плохой подготовке совещания; неслучайно, например, очень часто отправляют законы на “второе чтение” в Верховной Раде.

4