Створення таблиці Документи підприємства

 

Створюю таблицю Документи підприємства, яка містить інформацію про всі внутрішні документи підприємства. Створюю в таблиці поле, яке міститиме гіперпосилання на документ. Встановлюю по виду документа зв'язок «один-до-багатьох» з таблицею Внутрішні.

1. В режимі конструктора таблиць створюю нову таблицю Документи підприємства з структурою, представленою на рис. 2.

Рис. 2. Структура таблиці Документи Підприємства

Пояснення до структури

Поле Poryad_nomer («порядковий номер») має тип даних Лічильник і є ключовим. При занесенні в таблицю нового документа, в цьому полі автоматично з'являється порядковий номер. Таким чином, це поле задає суцільну нумерацію всім внутрішнім документам в порядку занесення їх в таблицю.

В полі Data_doc заноситься дата створення документа. Оскільки дата документа дуже часто співпадає з днем його підписання і занесення в базу даних, зручно у властивостях поля ввести в рядок Значення за умовчанням формулу обчислення поточної дати: = Date(), а в рядку Формат вибрати «Короткий формат дати». Тоді при заповненні бази даних в цьому полі автоматично з'являтиметься поточна дата. При необхідності її можна виправити (Рис. ).

Поле Kod_docum є полем підстановки, пов'язаним із створеною таблицею Внутрішні. Створення стовпця підстановок розглядатиму пізніше.

Рис. Властивості поля Data_doc

В полі Registr_nomer («реєстраційний номер») передбачається заносити порядкові номери створення і внесення в базу даних окремих видів документів. Таким чином, значення в цьому полі можуть повторюватися.

В полі Korotk_zmist передбачається заносити заголовок документа і посилання на місце його зберігання. Тоді при прогляданні бази даних можна відразу по посиланню відкрити і проглянути потрібний документ.

2.   Закриваю всі таблиці.

3.  Відкриваю вікно Схема даних.

4.   Встановлюю зв'язок «один-до-багатьох» між таблицями Внутрішні і Документи Підприємства.

Введення зв'язку «один-до-багатьох» означає, що в базі даних може бути багато документів одного і того ж вигляду. Цей зв'язок, як правило, створюється автоматично при створенні стовпця підстановок, тому вам достатньо переглянути у вікні Схема даних, що зв'язок організований правильно (рис.3).

5. Встановлюю забезпечення цілісності даних.

Рис. 3 Схема зв’язку таблиць Внутрішні та Документи

Заповнення таблиці внутрішніх документів

 

Заповнюю таблицю Документи Підприємства декількома записами по різних видах документів. В полі типу Гіперссилка встановлюю посилання на відповідний документ.

Попередня робота

Перед заповненням таблиці необхідно зберегти декілька файлів різних документів в папках, які я створила, виконуючи практичну роботу по організації файлової структури зберігання документів. Це можуть бути файли, створені і збережені при виконанні завдань уроку «Робота з документами в текстовому редакторі Word». Дуже зручно, якщо файли в папках мають уніфіковані назви. Наприклад, файли протоколів зберігаються в папці Протоколи.

1. Відкрити таблицю Внутрішні. Перед першим стовпцем знаходиться стовпець, що містить знак «+», який вказує на наявність зв'язаної підлеглої таблиці (рис. 4).

Рис. 4. Таблиця Внутрішні із зв'язком

 

Клацнути на знак «+» в рядку Протокол. Розкриється підлегла таблиця Документи підприємства.

Ввожу дату першого протоколу, реєстраційний номер (1) і короткий зміст (рис. 5). Звертаю увагу, що при введенні тексту короткого змісту, він виділяється синім кольором з підкресленням. Це традиційне виділення гіперпосилання.

Рис. 5. Заповнення таблиці Документи

4. Клацаю на кнопці Додавання гіперпосилання. Розкриється вікно для введення адреси гіперпосилання (рис.6). В рядку Текст буде записаний короткий зміст документа.

 

Рис. 6. Вікно Зміна гіперпосилання

5.   Ввожу ім'я файлу документа.

Для цього:

• знаходжу потрібне ім'я в списку останніх файлів (як правило, складання документа передує запису його в базу даних, тому велика вірогідність того, що він буде вказаний в цьому списку) або;

• клацаю на кнопці Файл і вікні огляду вибираю потрібне ім'я файлу.

6.   Ввожу ще декілька створених документів різного вигляду в базу даних. Звертаю увагу, поле Poryad_nomer заповнюється автоматично в порядку введення інформації в базу даних. Реєстраційний номер документів кожного вигляду вводиться вручну. 

Створення запитів

1.   Запускаю Майстер запитів: Создание Мастер запросов

2.   Для запиту вибираю з таблиці Документи підприємства поля Registr_nomer, Data_doc і Korotk_zmist, Kod_docum.

3.  Задаю ім'я запиту Протокол.

4.   Після роботи майстра проглядаю результати запиту. Створений у такому вигляді запит відбирає всі документи з таблиці, тому треба додатково задати умову відбору.

5.   Перехожу в режим конструктора і записую в полі умову відбору "ПРТ", а також відключаю прапорець Висновок на екран (рис. 7).

 

Рис.7. Умова відбору протоколу

6. Проглядаю підсумки роботи запиту. Тепер в таблиці представлені тільки протоколи (рис.8).