Заповнення таблиці внутрішніх документів
Заповнюю таблицю Документи Підприємства декількома записами по різних видах документів. В полі типу Гіперссилка встановлюю посилання на відповідний документ.
Попередня робота
Перед заповненням таблиці необхідно зберегти декілька файлів різних документів в папках, які я створила, виконуючи практичну роботу по організації файлової структури зберігання документів. Це можуть бути файли, створені і збережені при виконанні завдань уроку «Робота з документами в текстовому редакторі Word». Дуже зручно, якщо файли в папках мають уніфіковані назви. Наприклад, файли протоколів зберігаються в папці Протоколи.
1. Відкрити таблицю Внутрішні. Перед першим стовпцем знаходиться стовпець, що містить знак «+», який вказує на наявність зв'язаної підлеглої таблиці (рис. 8).
Рис. 8. Таблиця Внутрішні із зв'язком
Клацнути на знак «+» в рядку Протокол. Розкриється підлегла таблиця Документи підприємства.
Ввожу дату першого протоколу, реєстраційний номер (1) і короткий зміст (рис.9). Звертаю увагу, що при введенні тексту короткого змісту, він виділяється синім кольором з підкресленням. Це традиційне виділення гіперпосилання.
Рис. 9. Зразок заповнення таблиці Документи
4. Клацаю на кнопці Додавання гіперпосилання. Розкриється вікно для введення адреси гіперпосилання (рис.10). В рядку Текст буде записаний короткий зміст документа.
Рис. 10. Вікно Зміна гіперпосилання
5. Ввожу ім'я файлу документа.
Для цього:
знаходжу потрібне ім'я в списку останніх файлів (як правило, складання документа передує запису його в базу даних, тому велика вірогідність того, що він буде вказаний в цьому списку) або;
клацаю на кнопці Файл і вікні огляду вибираю потрібне ім'я файлу.
6. Ввожу ще декілька створених документів різного вигляду в базу даних. Звертаю увагу, поле Poryad_nomer заповнюється автоматично в порядку введення інформації в базу даних. Реєстраційний номер документів кожного вигляду вводиться вручну.
Створення запитів
1. Запускаю Майстер запитів: Создание Мастер запросов
2. Для запиту вибираю з таблиці Документи підприємства поля Registr_nomer, Data_doc і Korotk_zmist, Kod_docum.
Задаю ім'я запиту Протокол.
4. Після роботи майстра проглядаю результати запиту. Створений у такому вигляді запит відбирає всі документи з таблиці, тому треба додатково задати умову відбору.
5. Перехожу в режим конструктора і записую в полі умову відбору "ПРТ", а також відключаю прапорець Висновок на екран (рис. 11).
Рис.11. Умова відбору протоколу
6. Проглядаю підсумки роботи запиту. Тепер в таблиці представлені тільки протоколи (рис.8).
2.3. Практичне завдання Створення бази даних «Реєстрація документів»
В середовищі баз даних можна організувати облік всіх документів: внутрішніх, вхідних, вихідних. Бази даних дозволяють також вести на комп'ютері журнали обліку співробітників, що направляються у відрядження або що приїжджають у відрядження, журнал обліку телефонограм, журнал обліку документів колегіальних органів.
Мені потрібно створити базу даних «Реєстрація документів» і організувати в ній облік внутрішніх документів. Для цього необхідно створити таблицю Внутрішні, яка містить перелік всіх видів внутрішніх документів, що складаються на підприємстві, і їх скорочене позначення.
Спочатку я повинна створити нову базу даних з ім'ям Внутрішні документи та зберегти її в папці Підприємство.
В головному вікні бази даних я повинна вибрати об'єкт Таблиці.
Створюю таблицю Внутрішні з структурою, показаною на рис. 1.
Рис. 1. Структура таблиці Внутрішні
В режимі таблиці ввожу дані, приведені в табл.1. Ключове поле містить умовне скорочення назви документа. В другому полі приведена повна назва виду документа.
Таблиця 1
|
Код документа |
Вид документа |
|
АКТ |
Акт |
|
ПРТ |
Протокол |
|
ПРТВТ |
Витяг з протоколу |
|
СЗ |
Службова записка |
|
ДОВ |
Довідка |
Таблиця 1. Дані для таблиці Внутрішні