labAccess

Київський національний торговельно-економічний університет Чернівецький торговельно-економічний інститут

Кафедра інформаційних систем і мереж

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

та завдання для лабораторних і самостійних робіт

зкурсу „Інформатика та комп’ютерна техніка” розділ

„Система управління базами даних MS Access”

для студентів денної форми навчання

Чернівці, 2012

ВСТУП

Студенти спеціальності „Фінанси” ЧТЕІ КНТЕУ вивчають розділ „Система управління базами даних Access” в дисципліні „ Інформатика та комп’ютерна техніка”. Метою даних методичних рекомендацій є навчити студентів створювати та редагувати бази даних, будувати різноманітні запити, форми та звіти для роботи з фінансово-економічною інформацією.

Дана методична розробка складається з 12 завдань для лабораторних робіт та 20 завдань для самоконтролю. Лабораторні завдання впорядковані по темах розділу „Система управління базами даних Access”. Кожне з лабораторних завдань розраховано на 2 години аудиторної роботи та роботи в поза-аудиторний час, є великим за обсягом і вимагає від студентів як виконання методичних вказівок, так і самостійного доопрацювання. До кожного завдання лабораторної роботи надаються детальні пояснення щодо ходу розв’язання типових задач, що дозволяє самостійно виконати роботу і приступити до розв’язання подібних прикладів, наведених в завданнях.

Розробка може бути корисною для студентів інших спеціальностей як для розв’язання типових прикладів, так і для самостійного здобуття теоретичних знань по роботі з MS Access.

При виконанні лабораторних робіт студенти повинні:

•виконати всі завдання, наведені в лабораторній роботі;

•роздрукувати інформацію, вказану в завданнях. Якщо роздруківка не передбачена завданнями, то необхідно побудувати звіт, в якому детально описати хід виконання завдання (письмово або роздрукувати);

•дати відповіді на питання до лабораторної роботи (письмово або роздрукувати). Відповіді повинні містити номер та тему лабораторної роботи;

•всі листи звіту повинні містити інформацію про виконавця роботи

(прізвище, ім’я, курс, спеціальність, номер групи) та дату виконання.

До заліку студенти повинні подавати на кафедру ІСіМ звіт зі всіма проробленими лабораторними і самостійними роботами та дискету з копією бази даних.

3

РОЗДІЛ 1. ЗАВДАННЯ ДЛЯ ЛАБОРАТОРНИХ РОБІТ

Лабораторна робота №1

Тема: Побудова таблиць в СУБД Microsoft Access

Мета: Навчитися створювати структуру таблиць бази даних та заповнювати таблиці даними

Питання для повторення

1.Відмінність між створенням бази даних та відкриттям бази даних.

2.Розширення файлів бази даних, документа MS Word, шаблона документа MS Word, книги MS Excel, робочої області MS Excel, файла презентації MS PowerPoint.

3.Об’єкти бази даних MS Access та їх призначення.

4.Вибір ключового поля таблиці MS Access.

5.Типи зв’язків між таблицями.

6.Властивості полів бази даних MS Access.

7.Типи полів бази даних.

Завдання

1.Створити базу даних, яку назвати своїм прізвищем.

2.Створити таблицю Кадри, задавши в режимі конструктора наступні поля:

Вказівки до виконання:

При побудові полів таблиці необхідно задавати умови, вказані в третьому стовпці. Для задання ключового поля необхідно виділити поле і скористатися

піктограмою на панелі інструментів. Для задання інших властивостей необхідно вибирати потрібні рядки на закладці Общие вікна конструктора і записати необхідну умову.

При виборі типу даних Мастер подстановок поля Освіта з’являється вікно Создание подстановки, в якому необхідно вибрати перемикач Будет введен

4

фиксированный набор значений, натиснути кнопку Далее. На наступному кроці необхідно задати список підстановки так, як показано на Рис. 1:

Рис. 1. Задання списку підстановки

Натиснути кнопку Готово.

3.Заповнити таблицю даними відповідно до свого варіанту. При заповненні даними поля Освіта здійснювати вибір значення поля зі списку, утвореного за допомогою майстра підстановок.

4.Додати в таблицю Кадри поле Рік прийому на роботу, яке заповнити інформацією відповідно до свого варіанту.

Вказівки до виконання: Для того, щоб модифікувати структуру таблиці, необхідно відкрити її в режимі конструктора (у вікні бази даних виділити необхідну таблицю та натиснути кнопку Конструктор).

Для зручності при заповненні інформацією нових доданих полів закріпити поля Прізвище та Ім’я, їх необхідно виділити і скористатися командою Закрепить столбцы меню Формат. Щоб звільнити зафіксовані стовпці після заповнення таблиці, слід скористатися меню Формат-Освободить все столбцы.

5. Скрити відображення стовпців Прізвище та Ім’я.

Вказівки до виконання: Щоб скрити відображення стовпців, необхідно виділити поля таблиці та скористатися командою Скрыть столбцы меню Формат.

6. Повернути відображення всіх стовпців таблиці.

Вказівки до виконання: Щоб відобразити скриті стовпці, необхідно скористатися командою Отобразить столбцы меню Формат. З’явиться вікно Отображение столбцов, в якому перемикачами необхідно задати відображення полів (встановити галочки біля полів Прізвище та Ім’я).

7. Поміняти місцями поля Дата народження та Стать.

Вказівки до виконання: Щоб перенести стовпець в інше місце таблиці, необхідно виділити стовпець за заголовок і, утримуючи натиснутою ліву кнопку миші, перетягнути його в потрібне місце.

5

13.Змінити тип зв’язку між таблицями бази даних Кадри (поле Підрозділ) та

Структура підприємства (поле Назва підрозділу).

14.Встановити альбомний макет сторінки, переглянути результат та надрукувати

таблицю Кадри.

Вказівки до виконання: Альбомну орієнтацію сторінки можна встановити,

скориставшись меню Файл-Параметры страницы закладка Страница.

Щоб переглянути результат, необхідно скористатися меню ФайлПредварительный просмотр або скористатися піктограмою . Якщо знизу у вікні

будуть активними кнопки переходу по сторінках , це означатиме, що таблиця не вміщається на одну сторінку. Щоб зменшити ширину стовпців, необхідно повернутися в режим таблиці та звузити стовпці, утримуючи натиснутою ліву кнопку миші на правій межі заголовка стовпця.

Лабораторна робота №2

Тема: Створення таблиць та встановлення зв’язків між таблицями бази даних

Мета: Навчитися створювати таблиці різними способами та встановлювати зв’язки між ними

Питання для повторення

1.Копіювання структури таблиці.

2.Копіювання структури та даних таблиці.

3.Додавання даних з однієї таблиці в іншу.

4.Призначення зв’язку “один-до-одного”.

5.Призначення зв’язку “один-до-багатьох”.

6.Призначення зв’язку “багато-до-багатьох”.

Завдання

1.Відкрити базу даних, створену на попередньому занятті. Перевірити наявність таблиць Кадри та Структура підприємства.

2.Встановити в таблиці Кадри ключовим поле Прізвище.

3.Створити таблицю Посади шляхом копіювання структури та даних з таблиці

Кадри.

Вказівки до виконання: встановити курсор миші на піктограмі таблиці Кадри вікна бази даних. З контекстного меню вибрати Копировать. На чистому полі вікна бази даних натиснути праву кнопку миші і з контекстного меню вибрати команду Вставить. Відкриється діалогове вікно Вставка таблицы, в якому встановити перемикач Параметры вставки на Структура и данные та задати ім’я нової таблиці

–Посади. Натиснути ОК. Створиться таблиця, яка є повною копією таблиці Кадри.

4.Модифікувати таблицю Посади так, щоб вона відповідала структурі полів в завданні.

Вказівки до виконання: Згідно завдання в таблиці Посади відсутні поля Дата народження, Телефон, Відношення до військової служби, Рік прийому на роботу,

Підрозділ. Тому слід в режимі конструктора вилучити з таблиці Посади перераховані поля (виділити необхідні поля та вибрати в меню Правка команду Удалить строки).

7

В режимі конструктора додати поля Місто, Місце роботи, Стаж, Посадовий оклад, Сума надбавки.

Перевірити, чи встановлено ключове поле Прізвище.

5.Заповнити створені поля таблиці Посади даними згідно варіанту.

6.Зв’язати між собою таблиці Кадри (Прізвище) і Посади (Прізвище) між собою.

7.Створити таблицю Клієнти.

Вказівки до виконання: Згідно варіанту таблиця Клієнти має таку структуру:

8.Заповнити таблицю Клієнти даними згідно варіанту (див. додатки с.с. 39 – 62).

9.Встановити зв’язки між таблицями бази даних Кадри (поле Прізвище) та

Клієнти (поле Прізвище працівника).

10.Встановити зв’язки між таблицями бази даних Посади (поле Прізвище) та

Клієнти (поле Прізвище працівника).

11.Створити нову таблицю Детальні дані про фірми. Врахувати при створенні таблиці, що для створення поля Вид діяльності використовується майстер підстановок з фіксованим набором значень:

торгівля;

виробництво;

інші послуги.

Для поля Вид реклами використати майстер підстановок з фіксованим набором значень:

газети;

радіо;

біг-борди;

телебачення.

12.Ключовим полем вибрати поле Код.

13.Зв’язати таблиці Клієнти (Назва фірми) та Детальні дані про фірми (Назва фірми) між собою.

14.Переглянути схему даних створеної бази даних.

8

Лабораторна робота №3

Тема: Управління даними в таблицях бази даних Access

Мета: Навчитися маніпулювати даними таблиць бази даних, здійснювати відбір за допомогою фільтрів різного типу

Питання для повторення

1.Сортування даних в таблиці.

2.Впорядкування записів за декількома ключами.

3.Відбір даних за допомогою Фільтру по виділеному.

4.Використання розширеного Фільтру.

5.Копіювання структури таблиці.

6.Збереження результатів роботи фільтру в іншу таблицю.

7.Збереження результатів роботи розширеного фільтру у вигляді запита.

Завдання

1.Відкрити власну базу даних.

2.Створити нову таблицю Координати співробітників шляхом введення даних

(Создание таблицы путем ввода данных). В нову таблицю скопіювати стовпчики Прізвище, Ім’я, По-батькові, Дата народження та Телефон з

таблиці Кадри.

Вказівки до виконання: створити таблицю за допомогою піктограми Создание таблицы путем ввода данных. Створиться таблиця з полями Поле 1, Поле 2, … .

Відкрити таблицю Кадри і, виділивши поле (стовпчик) Прізвище, скопіювати його в буфер обміну. Перейти у вікно нової таблиці і натиснути на Поле 1 праву кнопку миші. В контекстному меню вибрати команду Вставить. Записи будуть вставлені в нову таблицю. Аналогічним чином скопіювати в таблицю поля Ім’я, По-батькові, Дата народження та Телефон. При закритті створеної таблиці необхідно вказати її ім’я - Координати співробітників.

3.Поміняти місцями поля Дата народження та Телефон таблиці Координати співробітників.

4.Вилучити поле Дата народження з таблиці Координати співробітників.

5.В таблиці Кадри впорядкувати записи в алфавітному порядку по полю

Прізвище.

6.В таблиці Посади впорядкувати записи за полями Стать та Освіта. Результати роботи показати викладачу.

7.В таблиці Кадри за допомогою функції звичайного фільтру вивести на екран

список осіб, які мають вищу освіту. Відключити фільтр.

Вказівки до виконання: для виклику фільтру по виділеному (звичайного фільтру)

8. За допомогою розширеного фільтру отримати перелік осіб, які були прийняті на роботу після 1995 року. Запам’ятати результат у вигляді запиту Нові співробітники. Переглянути отримані результати.

Вказівки до виконання: відкрити таблицю Кадри, вибрати команду меню Записи- Фильтр-Расширенный фильтр. Відкриється вікно розширеного фільтру, в верхній частині якого розташована таблиця Кадри. В нижній частині вікна розташований бланк фільтру, в якому необхідно вибрати в першому стовпчику:

в рядку Поле Рік прийому на роботу

9

піктограмою (дискета з лійкою). В діалоговому вікні Сохранение в виде запроса слід вказати ім’я створеного запиту. Збережений результат знаходиться на закладці Запросы вікна бази даних як запит із відповідною назвою.

9.З таблиці Детальні дані про фірми за допомогою звичайного фільтру відібрати інформацію про фірми, які використовують радіо як вид реклами. Результат роботи фільтру запам’ятати у вигляді запиту Радіо-реклама.

Вказівки до виконання: відкрити таблицю Детальні дані про фірми, вибрати команду меню Записи-Фильтр-Изменить фильтр. В полі Вид реклами на чистому полі справа натиснути ліву кнопку миші та зі спадного списку, що з’явиться, вибрати необхідне значення – «радіо». Щоб запам’ятати результати роботи фільтру у вигляді

запиту, слід скористатися піктограмою , аналогічно як і при виконанні завдання

впункті 8.

10.Відібрати записи таблиці Посади, що відповідають жіночій статі, та визначити кількість отриманих записів.

11.Створити таблицю Структура-Освіта, скопіювавши структуру таблиці

Кадри.

12.Відкрити таблицю Кадри і за допомогою фільтру по виділеному відобразити записи, які відповідають особам з вищою освітою.

13.Скопіювати отримані записи в таблицю Структура-Освіта.

Вказівки до виконання: виділити необхідні записи таблиці Кадри, скопіювати їх в буфер обміну. Відкрити таблицю Структура-Освіта і вставити в неї дані з буфера обміну.

Лабораторна робота №4

Тема: Побудова запитів в середовищі MS Access

Мета: Навчитися створювати запити на відбір даних та параметричні запити Питання для повторення

1.Призначення запиту.

2.Різниця між фільтрами і запитами.

3.Типи запитів.

4.Чи може існувати запит, якщо таблиця, на основі якої він був створений, вилучена?

5.Побудова простого запиту.

6.Побудова запиту за допомогою конструктора. Структура бланку запиту.

7.Запит по декількох таблицях.

8.Параметричний запит.

9.Збереження запиту.

10