lec1.unlocked

безпосереднього її надання заінтересованим громадянам, державним органам та юридичним особам.

Обмеження права на одержання відкритої інформації забороняється законом. Переважним правом на одержання інформації користуються громадяни, яким

ця інформація необхідна для виконання своїх професійних обов’язків.

Інформація з обмеженим доступом за своїм правовим режимом поділяється на конфіденційну й таємну.

Дані управлінського обліку – це конфіденційна інформація.

Конфіденційна інформація – це відомості, які знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних або юридичних осіб і поширюються за їх бажанням відповідно до передбачених ними умов.

До таємної інформації належить інформація, що містить відомості, які становлять державну та іншу передбачену законом таємницю, розголошення якої завдає шкоди особі, суспільству і державі.

Технічне забезпечення комп’ютерного обліку (комп’ютери, принтери) відносять в бухгалтерському обліку до основних засобів підприємства, програмне забезпечення належить до нематеріальних активів. Згідно з П(С)БО № 8, нематеріальний актив – це немонетарний актив, який не має матеріальної форми, може бути ідентифікований (відокремлений від підприємства) та утримується підприємством з метою використання протягом періоду більше одного року (або одного операційного циклу, якщо він перевищує один рік) для виробництва, торгівлі, в адміністративних цілях чи надання в оренду іншим особам . Програмне забезпечення (програми для ЕОМ, бази даних тощо) відносять до групи нематеріальних активів – авторські та суміжні з ними права.

Правовий статус програмного забезпечення визначається Законом України

“Про авторське право та суміжні права”. Цим Законом охороняються твори у галузі науки, літератури і мистецтва, в тому числі твори наукового, технічного або практичного характеру (комп’ютерні програми тощо).

У відповідності з цим Законом, комп’ютерна програма – це набір інструкцій у вигляді слів, цифр, кодів, схем, символів чи в будь-якому іншому вигляді, виражених у формі, яку читає машина, і які приводять її у дію для досягнення певної мети або результату. Це поняття охоплює як операційну систему, так і прикладну програму, виражені у вихідному або об’єктному коді, включаючи підготовчі матеріали та аудіовізуальні відображення, одержані внаслідок розробки комп’ютерної програми. Поняття ―комп’ютерна програма‖ не поширюється на поняття ―база даних‖. База даних – сукупність даних, матеріалів або творів у формі, яку читає машина.

На комп’ютерні програми та бази даних розповсюджується виключне право. Виключне право – право, коли жодна особа, крім тієї, якій належить авторське право або суміжні права, не може використовувати твір, не маючи на те відповідного дозволу (ліцензії), за винятком випадків, установлених цим Законом ―Про авторське право та суміжні права‖. Особа, що має авторське право і суміжні права, – це автор або виконавець у випадках, коли майновими правами володіє

11

автор або виконавець, а також фізична чи юридична особа, якій було передано майнові права.

Виникнення і здійснення авторських і суміжних прав не вимагають виконання будь-яких формальностей. Особа, яка має авторське право, для сповіщення про свої права може використовувати знак охорони авторського права, який вміщується на кожному примірнику твору і складається з латинської літери С у колі – (С), імені (найменування) особи, яка має авторське право, і року першої публікації твору.

Особа, яка має авторське право, у будь-який час протягом терміну охорони авторського права може його зареєструвати в офіційних державних реєстрах. Державна реєстрація здійснюється відповідно до встановленого порядку Державним агентством України з авторських і суміжних прав, яке складає і періодично видає каталоги всіх реєстрацій. Про реєстрацію прав автора видається свідоцтво.

У бухгалтерському обліку інформація може створюватись і зберігатись у вигляді первинних документів, облікових регістрів та звітності на машинозчитуваних носіях інформації. Машинозчитуваний носій інформації – це матеріальний об’єкт, що містить інформацію в такому вигляді, в якому її може сприймати та обробляти комп’ютер (диски, штрихові коди, магнітні стрічки тощо).

Вимоги до інформації на машинозчитуваних носіях містяться у Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку.

Згідно з Положенням, усі первинні документи, облікові регістри і бухгалтерська звітність повинні складатись українською мовою. Документи, що є підставою для записів у бухгалтерському обліку і складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований аутентичний переклад на зазначену мову.

Первинні документи – це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. Господарські операції – це факти підприємницької та іншої діяльності, що впливають на стан майна, капіталу, зобов’язань і фінансових результатів.

При комп’ютеризованому обліку первинний документ може складатись або в бухгалтерії або на робочих місцях облікових працівників – у підрозділах підприємства – за допомогою комп’ютерів, які підключені до локальних та глобальних обчислювальних мереж. Є можливість автоматичної реєстрації первинної інформації за допомогою таких засобів, як технологічні датчики, сканери штрихових кодів (для обліку запасів), касові апарати (для обліку виручки від реалізації), електронні ваги, годинники, лічильники, вимірювальна тара тощо. Причому документи, які зберігаються на електронних носіях, можуть не мати паперових аналогів.

Електронний документ реєструється в комп’ютерному журналі реєстрації первинних документів, а проводки, які за ним створюються (облікова фраза), додаються до електронного журналу операцій.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинозчитуваних носіях, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості.

12

Документ, виготовлений машинним способом, повинен бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований згідно з затвердженою системою кодифікації.

На вимогу контролюючих або судових органів та своїх контрагентів підприємство, установа зобов’язані за свій рахунок зробити копії таких документів на паперовому носії.

Первинні документи (на паперових і машинозчитуваних носіях інформації) для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов’язкові реквізити: назва підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа (форми), код форми, дата і місце складання, зміст господарської операції та її вимірники (у натуральному і вартісному виразі), посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за дозвіл та здійснення господарської операції і складання первинного документа.

При застосуванні засобів обчислювальної та іншої оргтехніки реквізити можуть бути зафіксовані у вигляді коду.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.

Документ може бути підписаний особисто, із застосуванням факсиміле, штампу, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення. Підписи осіб, відповідальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах та інших засобах організаційної техніки, виконуються у вигляді паролю або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію.

Документ на машинозчитуваному носії повинен мати код особи, відповідальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі реєструється організацією-створювачем документа на машинозчитуваному носії, а також створюються технічні, програмні засоби та організаційні умови, що виключають можливість користування чужими кодами.

Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватись з використанням самостійно виготовлених бланків, які повинні обов’язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.

Додаткові вимоги до порядку створення первинних документів про касові і банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об’єктів майна передбачаються іншими нормативними актами.

При комп’ютерних технологіях електронні документи заносяться в базу даних програми, яка розташована в пам’яті комп’ютера, і дозволяє шукати документи за будь-якою пошуковою ознакою, введеною при реєстрації: за автором документа, виконавцем, темою, датою складання, номером тощо. При наявності локальної мережі, яка об’єднує комп’ютери підприємства, введення документів у базу даних

13

може здійснюватися децентралізовано за місцем складання документів з передачею інформації в центральну базу даних.

Електронні документи зберігаються у вигляді файлів на твердому диску комп’ютера, на диску іншого комп’ютера, на спеціально виділеному комп’ютері (файл-сервері), на змінних носіях. Особливістю електронного зберігання документів є легкість виготовлення копій, що дозволяє всі документи після завершення обробки негайно копіювати в архів з виготовленням страхових копій на змінних носіях. Комп’ютерні технології дозволяють суттєво прискорити операції по підготовці документів до архівного зберігання – укладати описи документів постійного і довгострокового зберігання, акти на знищення документів.

Дані про документи за минулий рік зберігаються окремо і після того, як всі документи за минулий рік будуть виконані, база даних використовується тільки для довідкової роботи і може бути переписана на зовнішній носій інформації: дискету, магнітну стрічку, CD-ROM тощо. У випадку виникнення необхідності пошуку документів за попередні роки, інформація зчитується з архівного носія.

Документи мають різну цінність і терміни зберігання. Документи, які мають історичне, господарське, практичне значення мають постійний термін зберігання. Більшість документів по особовому складу зберігаються 75 років. Інші документи можуть знищуватися при зникненні потреби в них, деякі мають термін зберігання 3-5 і більше років. Всі ці вимоги стосуються також і електронних архівів документів.

Самостійна робота:

Компоненти та структура інформаційних систем. Концепції інформаційних систем. Основні етапи розвитку.

[1], c.18-27; [2], c.23-56; [3], c.47-53; [4], c.26-32.

Список літератури

1.Шквір В.Д., Загородній А.Г., Височан О.С. Інформаційні системи і технології в обліку: Навч. посіб. — 3-тє вид., перероб. і доп. — К.: Знання, 2007. — 439 с.

2.Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: Навч. Посіб. — К.: Знання – Прес, 2003. — 349 с.

3.Основи інформаційних систем. Навч. Посібник — Вид. 2-ге, перероб. і доп./ В.Ф. Ситник, Т.А. Писаревська, Н.В. Єрьоміна, О.С. Краєва; За ред. В.Ф.

Ситника.—К.:КНЕУ,2001.—420 с.

4.Інформаційні системи і технології в економіці: Посібник для студентів вищих навчальних закладів / За редакцією В.С. Пономаренка. — К. Видавничих центр

«Академія», 2002. — 544 с.

5.Інформаційні системи бухгалтерського обліку: Підручник для студентів вищих навчальних закладів спеціальності 7.050106 „Облік і аудит‖./ Ф.Ф.Бутинець, С.В. Івахненков, Т.В.Давидюк, Т.В. Шахрайчук. За ред проф. Ф.Ф.Бутинця; 2-е вид., перероб. і доп. – Житомир: ПП. „Рута‖, 2002. – 544с.

6.Д.В. Чистов, А.В. Таранов, О.А. Заремба, А.В. Заремба. Хозяйственные операции в компьютерной бухгалтерии 7.7 для Украины: Учебное пособие — М.:1С, 2002. — 523 с.

14