lec1.unlocked

Завдяки вивченню дисципліни студенти повинні:

знати зміст законодавчих і нормативно-правових актів, які врегульовують ведення електронного обліку та використання комп’ютерної техніки при веденні обліку, теоретичні аспекти побудови інформаційних систем підприємств;

вміти застосовувати теоретичні знання при веденні електронного обліку, використовувати систему програм «1С: Предприятие».

При вивченні дисципліни необхідно користуватися Законами України, постановами Верховної Ради України, Положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку, нормативними документами відповідних міністерств і відомств, а також періодичними науковими та професійними виданнями з питань подальшого удосконалення бухгалтерського обліку в умовах його автоматизації.

Поняття інформації та інформаційної системи.

Слово інформація утворене від латинського informatio, що означає викладення, роз'яснення якогось факту, події, явища. У загальному розумінні інформацію визначають як відомості про той чи інший бік матеріального світу і процесів, які в ньому відбуваються. Під інформацією початково розуміли дані, що передавалися людьми усно, письмово або іншим чином за допомогою умовних сигналів, технічних засобів тощо. Із середини XX ст. інформація — це загальнонаукове поняття, до якого входять: обмін даними між людьми, між людиною і автоматом, між автоматом і автоматом; обмін сигналами в тваринному і рослинному світі, передача впливу від клітини до клітини, від організму до організму тощо.

Інформація відзначається смисловим навантаженням. Вона дуже різноманітна і поділяється за видами людської діяльності, в якій її використовують: наукова, технічна, виробнича, управлінська, економічна, соціальна, правова тощо. Кожен з видів інформації має свою технологію обробки, смислове навантаження, цінність, форми подання і відображення на фізичних носіях, вимоги до точності, достовірності, оперативності відображення фактів, явищ, процесів.

Кількість інформації, з якою має справу людина, невпинно росте. Може виникнути ситуація коли інформація для прийняття правильного рішення є, але знайти її серед іншої інформації важко. В таких випадках доречно пригадати приказку про голку та копицю сіна. Розв’язується подібна проблема шляхом побудови інформаційної системи.

Інформаційні системи існують з моменту появи суспільства, оскільки на кожній стадії його розвитку існує потреба в управлінні. Місією інформаційної системи є виробництво інформації, потрібної для ефективного управління всіма ресурсами, створення інформаційного та технічного середовища для управління діяльністю організації, установи, підприємства. Інформаційна система може існувати і без застосування комп’ютерної техніки – це питання економічної необхідності.

Найдавнішими і найпоширенішими інформаційними системами слід вважати бібліотеки. Здавна у бібліотеках збирають книги (або їх аналоги), зберігають їх, дотримуючись певних правил, створюють каталоги різного призначення для полегшення доступу до книжкового фонду. Видаються спеціальні журнали та довідники, що інформують про нові надходження. Ведеться облік видачі.

2

Одне зі значень терміну система — це сукупність елементів, які працюють разом під час виконання завдання. ЇЇ різновидом є інформаційна система (ІС).

Інформаційна система — це комунікаційна система зі збору, передачі, переробки інформації про об’єкт (підприємство), що забезпечує працівників різного рангу інформацією для реалізації функцій управління.

Приклад. Розглянемо деяке виробниче підприємство. Для ефективної діяльності підприємству необхідно скласти виробничий план, в якому б враховувались інтереси кожного структурного підрозділу підприємства.

Виробничий відділ зацікавлений у обмеженій номенклатурі виробів і у великому обсязі їх випуску.

Відділ збуту, навпаки, хотів би мати на складах багато різних зразків виробів. Фінансова частина зацікавлена в тому, щоб на складах залишалося якомога

менше продукції, бо це прискорить обіг коштів.

Відділ кадрів має на меті зберегти постійний рівень завантаження працівників. Аналогічно можна встановити інтереси всіх інших служб.

Всі підрозділи підприємства постійно обмінюються між собою інформацією. Проконтролювати ці інформаційні потоки, зробити певні висновки щодо ефективного управління об’єктом допомагає створення інформаційної системи.

До інформаційної системи входять люди, обладнання, процеси, процедури, дані та операції. Наприклад, у США під інформаційними системами розуміють усі письмові й електронні форми поширення інформації, обробки даних та обміну ідеями . Отже, до них можна віднести всі форми письмового спілкування всередині підприємства (доповіді, звіти, бюлетені та службові записки), а також всі електронні інформаційні засоби (електронну пошту та селекторні і телевізійні наради).

Цікаво, що в більшості джерел інформаційну систему розуміють як сукупність технічних засобів, які служать для накопичення, зберігання, обробки і передачі інформації.

Термін ―інформаційна система‖ треба вживати в двох розуміннях:

1)як деякий метод, суть якого – в раціональному поєднанні і впорядкованості всіх елементів у часі і просторі таким чином, що кожний з них сприяє успіху діяльності всього об’єкта;

2)як об’єкт, який має достатньо складну, певним чином впорядковану внутрішню структуру.

До цього моменту йшлося про інформаційні системи без урахування способу їх реалізації. Найстарші (у моральному і фізичному плані ) системи повністю базувалися на ручній праці. Пізніше їм на зміну прийшли різні механічні пристрої для обробки даних. Наступним кроком стало впровадження автоматизованих інформаційних систем (АІС), тобто систем, де для забезпечення інформаційних потреб користувачів використовується ЕОМ зі своїми носіями інформації.

3

Виділяють наступні типи інформаційних систем (рис. 1):

системи обробки даних (EDP - electronic data processing);

інформаційна система управління (MIS - management information system);

система підтримки прийняття рішень (DSS - decision support system);

Системи обробки даних (СОД) призначені для обліку й оперативного регулювання господарських операцій, підготовки стандартних документів для зовнішнього середовища (рахунків, накладних, платіжних доручень). Обрій оперативного керування господарськими процесами становить від одного до кілька днів і реалізує реєстрацію й обробку подій, наприклад оформлення й моніторинг виконання замовлень, прихід і витрата матеріальних цінностей на складі, ведення табеля обліку робочого часу й т.д. Ці завдання мають ітеративний, регулярний

4

характер, виконуються безпосередніми виконавцями господарських процесів (робітниками, комірниками, адміністраторами й т.д.) і пов'язані з оформленням і пересиланням документів відповідно до чітко визначеного алгоритмами. Результати виконання господарських операцій через екранні форми вводяться в

базу даних. Створення СОД (ІС першого покоління) належать до початку 60-х років XX століття.

Інформаційні системи управління (ІСУ) орієнтовані на тактичний рівень керування: середньострокове планування, аналіз і організацію робіт протягом декількох тижнів (місяців), наприклад аналіз і планування поставок, збуту, складання виробничих програм. Для даного класу завдань характерні регламентованість (періодична повторюваність) формування результатних документів і чітко певний алгоритм рішення завдань, наприклад звід замовлень для формування виробничої програми й визначення потреби в комплектуючих деталях іматеріалах на основі специфікації виробів. Рішення подібних завдань призначено для керівників різних служб підприємств (відділів матеріально-технічного постачання й збуту, цехів і т.д.). Завдання зважуються на основі накопиченої бази оперативних даних. Створення ІСУ (ІС другого покоління) відбувалось в 70-х роках ХХ ст.

Системи підтримки прийняття рішень (СППР) використовуються в основному на верхньому рівні керування (керівництва фірм, підприємств, організацій), що має стратегічне довгострокове значення протягом року або декількох років. До таких завдань ставляться формування стратегічних цілей, планування залучення ресурсів, джерел фінансування, вибір місця розміщення підприємств і т.д. Рідше завдання класу СППР зважуються на тактичному рівні, наприклад при виборі постачальників або висновку контрактів із клієнтами. Завдання СППР мають, як правило, нерегулярний характер.

Для завдань СППР властиві недостатність наявної інформації, її суперечливість і нечіткість, перевага якісних оцінок цілей і обмежень, слабка формалізованість алгоритмів рішення. Як інструменти узагальнення найчастіше використовуються засоби складання аналітичних звітів довільної форми, методи статистичного аналізу, експертних оцінок і систем, математичного й імітаційного моделювання. При цьому використовуються бази узагальненої інформації, інформаційні сховища, бази знань про правила й моделі прийняття рішень.

Ідеальною вважається ІС, що включає всі три типи перерахованих інформаційних систем.

Класифікація інформаційних систем.

Створенню інформаційних систем у всьому світі приділяється багато уваги. За масштабами, темпами зростання, витратами матеріальних, фінансових і трудових ресурсів, а також за ступенем впливу на процеси управління проблему створення ІС слід розглядати як велике народногосподарське завдання. Інформаційні системи можуть значно різнитися за типами об'єктів управління, характером і обсягом розв'язуваних задач та низкою інших ознак.

5

Загальноприйнятої класифікації інформаційних систем досі не існує, тому їх можна класифікувати за різними ознаками. Інформаційні системи обліку (ІСО) поділяються:

за сферою функціонування об’єкту обліку ;

за рівнем управління;

за ступенем охоплення задач обліку, контролю та аудиту;

за типом інтерфейсу користувача;

за способом передавання інформації;

за типом організації автоматизованих інформаційних систем обліку.

За сферою функціонування ІСО поділяються на:

ІСО промислових підприємств;

ІСО підприємств транспорту;

ІСО бюджетних організацій;

ІСО підприємств зв’язку;

ІСО підприємств сільського господарства.

За рівнем управління ІСО поділяються на:

галузеві ІСО ;

територіальні ІСО;

корпоративні ІСО.

За ступенем охоплення завдань обліку, контролю та аудиту ІСО поділяють

на:

комплексну автоматизацію обліку, контролю та аудиту, пов’язану з іншими автоматизованими інформаційними системами;

автоматизацію окремих комплексів задач (окремих ділянок обліку);

автоматизацію окремих задач обліку, контролю та аудиту.

За типом інтерфейсу користувача ІСО поділяють на:

пакетні ІСО;

діалогові ІСО;

мережеві ІСО.

За способом передавання інформації ІСО поділяють на:

локальні ІСО;

багаторівневі ІСО;

інтегровані ІСО;

розподільчі ІСО.

Нині підприємства потребують автоматизованої інформаційної системи обліку на базі сучасних засобів обчислювальної техніки, яка дає змогу забезпечити:

повне та своєчасне задоволення інформаційних потреб користувачів;

виконання контрольних і аудиторських завдань із метою одержання потрібної інформації про наявні відхилення;

аналіз і прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприємства;

одержання на основі автоматизації ефективних управлінських рішень.

6

Комп’ютерна форма бухгалтерського обліку.

Метою ведення бухгалтерського обліку є надання користувачам для прийняття рішень повної, правдивої та неупередже-ної інформації про фінансовий стан, результати діяльності та рух грошових коштів підприємства.

У бухгалтерському обліку створюється інформаційна модель господарської діяльності підприємства (рис. 2).

Вхідною інформацією для обліку є не самі господарські явища, а інформація про них, відображена шляхом документування реальних явищ і подій. Далі зібрана шляхом документування інформація обробляється в бухгалтерському обліку за допомогою методу подвійного запису в системі рахунків і видається зацікавленим у ній користувачам у вигляді звітів.

Рис. 2. Інформаційна модель господарської діяльності підприємства у бухгалтерському обліку

Технологія обробки облікової інформації (рис.2) визначається формою бухгалтерського обліку. З 1952 року у споживчій кооперації СРСР впроваджена

книжково-журнальна форма обліку, яка використовується на багатьох підприємствах споживчої кооперації України і донині. Але час не стоїть на місці і сучасна техніка проникає у найвіддаленіші куточки України, на зміну книжковожурнальній приходить комп’ютерна форма бухгалтерського обліку. Чим відрізняється ця форма обліку від своїх попередниць, які має переваги або недоліки

ось запитання на які слід дати відповідь.

Форма бухгалтерського обліку — це певна система регістрів бухгалтерського обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з дотриманням єдиних засад бухгалтерського обліку.

Кожне підприємство самостійно обирає відповідну форму обліку, враховуючи конкретні умови та особливості господарської діяльності й технології

7

обробки облікових даних. Вибір форми обліку зумовлюється також обсягами облікових робіт, їх складністю, наявністю кваліфікованих кадрів бухгалтерів, можливостями використання автоматизованих систем обробки даних, обчислювальної техніки.

На рис.3 подана схема інформаційних зв’язків при книжково - журнальній формі обліку.

рис. 3. Книжково-журнальна форма обліку

Протягом багатьох років головною ознакою форми бухгалтерського обліку вважали саме зовнішній вигляд паперових регістрів та їх побудову. Регістр відображає вторинну облікову інформацію (первинним джерелом інформації є первинні бухгалтерські документи) і є матеріальним засобом фіксації на рахунках даних про факти господарської діяльності підприємства. Пригадаємо зовнішній вигляд журналів і книг — регістрів книжково-журнальної форми обліку. Бухгалтер звикав до форми регістрів та методики їх заповнення і будь-які зміни були небажаними, бо могли спричинити помилки в роботі облікового працівника.

При паперових формах бухгалтерського обліку під регістром бухгалтерського обліку розуміють засіб, призначений для фіксації, накопичення, систематизації, узагальнення і відображення облікової інформації, при цьому мають на увазі паперову форму із чітко визначеним набором реквізитів.

В умовах комп’ютеризації змінилося традиційне розуміння самого поняття ―регістр бухгалтерського обліку‖. З теоретичної точки зору будь-який запам’ятовуючий пристрій або носій облікової інформації можна розглядати як електронний обліковий регістр. З точки зору облікового працівника відмінність електронного регістру від паперового полягає в тому, що накопичення, систематизація і узагальнення облікової інформації здійснюється в автоматичному режимі (без участі людини), а стадії фіксації та відображення максимально автоматизована. Такі властивості електронних регістрів суттєво змінили бухгалтерську роботу. За умов автоматизації основним завданням облікового працівника стало внесення даних про господарські операції підприємства до

8

комп’ютерної бази даних та контроль за бухгалтерськими проводками, які часто також формуються автоматично. Періодично виникає необхідність відображення облікової інформації, тобто надання систематизованих облікових даних в зручному для користувача вигляді.

Електронний обліковий регістр втілює єдність трьох складових частин:

1)комп’ютерної бази даних з певною структурою, що призначена для накопичення та зберігання облікової інформації на технічних носіях;

2)бухгалтерських рахунків, які представлені комірками пам’яті комп’ютера і служать для систематизації та узагальнення інформації;

3)відеограм та машинограм, що призначені для відображення згрупованої та систематизованої облікової інформації (рис. 4).

Рис. 4. Структура електронного облікового регістру

Якщо, наприклад, в книжково-журнальній формі бухгалтерського обліку передбачено чітко визначений перелік облікових регістрів (К-1, К-1а, К-2, К-3,...), то про які електронні облікові регістри можна вести мову при комп’ютерній формі обліку? Скільки їх, як позначаються?

Відповідь на це запитання слід шукати в бухгалтерському програмному забезпеченні, працюючи з яким, бухгалтер безпосередньо має справу лише з фіксацією (внесенням в базу даних) облікової інформації та її відображенням (відеограми, машинограми), а проміжної стадії в роботі електронних облікових регістрів (накопичення, систематизації, узагальнення) він "не бачить", оскільки

внутрішня справа бухгалтерської програми і кожний виробник програмного забезпечення вирішує її на власний розсуд. Коли говорять про комп’ютерну форму бухгалтерського обліку на якомусь конкретному підприємстві, то завжди вказують на комп’ютерну програму, в середовищі якої відбувається облік.

Нині на ринку програмних продуктів України існують сотні пакетів програм для автоматизації бухгалтерського обліку, проте вже кілька років поспіль лідером на ньому є російська фірма 1С ( особливо це стосується автоматизації обліку малих та середніх підприємств).

9