3.Документація з особового складу

До документації з особового складу в належать: заяви, накази щодо особового складу, автобіографія, характеристика, резюме, особова справа.

Заява — це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання. За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій — повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві не є обов'язковими викладені вище вимоги.

 Реквізити:

-Адресат.

-Адресант.

-Назва документа.

-Текст, додатки (якщо потрібно).

-Дата, підпис.

Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації. Це офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника. Характеристику пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. Текст викладають від третьої особи.

Основні реквізити характеристики:

-Назва документа

-Прізвище, ім'я, по батькові того, кому видається характеристика.

-Рік народження, освіта.

-Текст, де зазначено, з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до виконання своїх службових обов'язків, який має рівень професійної майстерності, авторитет у колективі.

-Дата складання.

-Підпис відповідальної службової особи й гербова печатка організації, яка видала характеристику.

Автобіографія — це опис свого життя. Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Головні

вимоги під час його написання — вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

В автобіографіях обов'язково зазначаються:

-Назва документа.

-Прізвище, ім'я, по батькові.

-Дата народження.

-Місце народження (місто, село, селище, район, область, країна).

-Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися).

-Відомості про трудову діяльність (стисло, в хронологічній послідовності назви місць роботи й посад).

-Відомості про громадську роботу (всі її види).

-Стислі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).

-Дата написання й підпис автора.

Резюме – це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.

 Реквізити:

-Назва документа.

- Прізвище, ім'я, по батькові.

-Дата й місце народження.

-Сімейний стан.

-Домашня адреса.

-Телефон.

-Е-mail.

-Відомості про освіту.

-Відомості про професійний досвід.

-Особисті якості та професійні навички

Розписка - документ, який засвідчує одержання цінностей (коштів, документів, матеріалів, обладнання). Розписка може бути приватного або службового характеру.

Розписку складають довільно. Вона має такі реквізити:

-Найменування документа.

-Посада.

-Прізвище, ім’я та по батькові особи, яка дає розписку.

-Дата.

-Підпис.

Особова карта - документ, призначений для аналізу складу й обліку пересування кадрів, зберігається в відділі кадрів у сейфі, в окремій картотеці, складеній в алфавітній послідовності. Заповнюють особову картку рукописним або машинописним способом на підставі документів, які має працівник.

        Особова картка містить такі реквізити: 

- Прізвище, ім'я, по батькові.

-Відомості про освіту, роботу, сімейний стан

На зворотній сторінці подають відомості про призначення і пересування з посади на посаду, про надання відпусток, додаткові відомості, дату та причину звільнення з роботи.