12

4.8. Створення та використання форм

Форма – це спеціальний вид захищеного документа, що містить поля, в яких користувач може вводити інформацію.

Будь-який документ, який містить поля форми, є формою. Поле форми – це місце на екрані, передбачене для заповнення. Прикладом форми може бути анкета (рис. 1).

Рис. 1. Використання полів форми в анкеті

Для створення форм можна використовувати таблиці, як основу для форми. Таблиця забезпечує структуру, оскільки комірки таблиці – хороша основа для заголовків та полів форми. Якщо забрати сітку, а групу комірок укласти у рамку, залишив решту без обрамлення, то ця форма буде відрізнятися від табличної.

Таким чином, можна створювати свої власні ділові папери: рахунки, переліки замовлень, картотеки, повістки дня, звітні відомості. Наприклад, можна створити бланк, віддрукувати та розмножити його. Потім додрукувати в ці попередньо віддруковані бланки тільки інформацію, яка міститься у полях форми – вона буде правильно розташована.

У форми можна включати й обчислення. Наприклад, в рахунку можна додати ціни усіх замовлених товарів та вивести загальну суму рахунку.

Для зручності роботи з формами встановлюється затінення полів. Коли поля затінені, користувач легко може бачити, куди необхідно вводити інформацію.

Побудова простої форми відбувається у три етапи. Спочатку потрібно створити новий шаблон та побудувати структуру форми, тобто задати текст міток, заливку та обрамлення, та усе те, що не змінюється в процесі заповнення форми. Потім необхідно вставити поля форми у ті місця, де повинно бути передбачено введення даних при заповненні форми. Нарешті, необхідно захистити та зберегти форму.

4.8.1. Створення та збереження структури форми

Примітка! Перш ніж починати побудову форми на комп’ютері, корисно накидати форму на папері, особливо, якщо використовується таблиця для створення структури форми. Ескіз форми допоможе визначити потрібне число рядків і стовпців у таблиці та вирішити, у яких комірках будуть розташовуватися мітки, а в яких поля форми.

Для побудови та збереження структури форми як шаблон необхідно:

1. Задати структуру форми будь-яким із способів.

Вставити таблицю за допомогою команди “Таблица, Вставить таблицу”. Ввести текст міток та іншу постійну інформацію у відповідні комірки. Відформатувати таблицю, додаючи лінії, обрамлення та заливку.

Ввести текст постійних абзаців, вставляючи поля форми по мірі введення тексту. Можна вставити поля форми пізніше.

Спочатку документа вставити таблицю або ввести текст, який буде містить поля форми. Виділити те, що ввели, заключити в кадр та перемістити кадр в потрібне місце документа. Потім ввести інший незмінний текст форми.

2. Зберегти створену форму як шаблон, використовуючи команду “Файл, Сохранить как”. Вибрати варіант “Шаблон документа” у списку “Тип файла”. Ввести ім’я шаблона в поле введення “Имя файла”.

4.8.2. Додавання полів форми

Після того, як структура форми визначена, в неї можна добавляти поля форми. Існують три типа полів форми:текстові поля, прапорці та списки, що розкриваються. Поле форми можна добавити в шаблон за допомогою команд меню або кнопок на панелі інструментів “Формы”.

Рис. 1. Панель інструментів “Формы”