4.8.12. Друк форми
Форму можна надрукувати трьома способами: надрукувати форму цілком, включаючи тексти міток, графіку та дані у заповнених полях, можна надрукувати тільки дані у полях форми або тільки текст міток та графіку і отримати тим самим бланк форми.
Друк тільки даних форми
Друкувати тільки дані форми потрібно у тому випадку, коли використовуються завчасно підготовлені бланки форми. Якщо бланк форми був створений за допомогою того самого шаблону, який використовувався для заповнення форми, можна бути упевненим, що дані потраплять на призначені для них місця в бланку форми.
Для друку тільки даних форми необхідно:
1. Вставити бланк форми у принтер.
2. Вибрати команду “Сервис, Параметры” (рис. 9).
3. Розкрити вкладку “Печать”.
4. Встановити прапорець “Печатать только данные для форм”.
Зверніть увагу, що при цьому для даного документа завжди будуть друкуватися тільки дані форми, поки не буде скинутий відповідний прапорець.
Рис. 8. Діалогове вікно “Параметры”
4.8.13. Збереження даних форми
Дані, які користувач вводить при заповненні форми, можна зберегти та використовувати в іншій програмі, наприклад, у програмі управління базами даних. Для цього потрібно зберегти тільки дані форми, а потім імпортувати їх у іншу програму. Word зберігає дані форми у форматі текстового документу (з розширенням ТХТ), причому дані кожного поля укладені в лапки та відділені один від одного крапкою з комою. Такий формат легко імпортується багатьма іншими програмами.
Для збереження тільки даних форми необхідно:
1. Вибрати команду “Сервис, Параметры”.
2. Розкрити вкладку “Сохранение”.
3. Встановити прапорець “Сохранять только данные для форм”.
4.9. Автоматизація роботи за допомогою кодів полів
Поля – це сховані коди, що вводяться в документ або вставляються за допомогою команди меню «Вставка». Звичайно видні такі значення полів, як дата, номера сторінок, текст зв'язаного документа або дані злиття. Але можна бачити і самі коди у фігурних дужках, як одного конкретного поля, так і всіх полів у документі.
Існує більш 60 різних типів кодів полів. За допомогою кодів полів можна робити наступне:
• Створювати змісти і покажчики.
• Створювати поштові наклейки і листи на бланках.
• Запитувати у користувача введення тексту в потрібне місце документа.
• Вставляти дату, час і статистичну інформацію про документ.
• Зв'язувати документи MS Word з документами інших додатків.
• Автоматично поновляти номера сторінок у перехресних посиланнях.
• Робити математичні обчислення.
• Переходити у документі від одного взаємозалежного слова до іншого.
4.9.1. Складові частини полів
Поле містить три основні частини: символи поля, тип поля та інструкції поля. Наприклад, поле, що вставляє поточну дату у форматі "Фев 26, 96", має наступний вид:
{DATE \@ "МММ д, рр"},
де фігурні дужки {} – символи поля, DATE – тип поля, а \@ "МММ д, рр" – інструкції поля.
Символи поля визначають початок і кінець поля. Хоча вони і виглядають як звичайні фігурні дужки, їх неможливо ввести з клавіатури. Ці символи вставляються в документ за допомогою команд меню, що створюють поля.
Тип поля визначає, яку саме дію виконує поле. Тип поля випливає безпосередньо за символом поля, що відкривається { і повинний бути або одним з визначених типів поля, або знаком рівності (=), або ім'ям закладки.
Інструкції поля визначають дію, яка виконується, більш детально. Дію деяких полів можна налагодити, задаючи різні інструкції.
Крім перерахованих частин поля, потрібно мати на увазі ще наступне.
Аргументи — це числа або текст, що використовуються для управління дією або результатом поля. Якщо аргумент містить більше одного слова, то він повинний бути вкладений у подвійні лапки (" "). Виключення з цього правила приведені в описах конкретних полів.
Наприклад, поле {ASK} можна використовувати для виведення запрошення:
{ASK Прізвище "Введіть, будь ласка, прізвище"}
При цьому текст, який користувач введе у відповідь на це запрошення, буде привласнений закладці з ім'ям Прізвище. Зверніть увагу, що текстовий аргумент, що складається і декількох слів, укладений у подвійних прямих лапках. Якщо в результаті дії поля видно тільки перше введене слово, то, швидше за все, справа в тім, що ви забули взяти аргумент у лапки. Word для Windows використовує тільки перше слово аргументу й ігнорує залишок.