9

Курс лекцій "Інформатика та комп’ютерна техніка". Лектор кн. фіз.-мат. наук, доцент Гімчинський Олександр Георгійович.

4.6. Створення та обробка даних для злиття

Word — більше, ніж просто редактор текстів, він може друкувати звіти, працювати з базами даних. Він дозволяє працювати з такими видами табличних даних, як адреси, рахунки, каталоги продуктів та прайс-листів, зберігати їх у виді таблиць, імпортувати таблиці з інших додатків. Безліч задач розв’язуваних за допомогою СУБД, можуть бути вирішені й у Word. Наприклад, можна використовувати дані створені чи імпортовані в Word, щоб створити наступні види документів:

• Стандартні листи з використанням інформації про імена й адреси. У стандартні листи може бути вставлена й інша інформація, наприклад, обсяг замовлення, найменування продукту і т.д.

• Конверти, що можуть створюватися одночасно з листами.

• Наклейки, що можуть включати логотипи компанії, малюнки й інші типи нестандартних даних.

• Каталоги, що можуть містити в собі графіку.

• Звіти довільної форми. Word дозволяє використовувати верстку в колонок і обтікання графіки текстом, що недоступно для робочих аркушів Excel чи генераторів звітів СУБД.

4.6.1. Основні поняття різних методів збереження даних

У Word можна виділити три основних джерела даних для злиття: документ Word, зовнішній файл і спільно використовувані бази даних.

Документ Word може являти собою таблицю з даними. Вона може бути легко перетворена в текст із використанням символу табуляції або крапки з комою для поділу даних.

Зовнішнім файлом може бути будь-який файл даних, імпортований з іншого додатка, такого як Microsoft Access, Microsoft Excel, dBASE, Paradox і т.д. Можливо також користатися драйверами ODBC.

До спільно використовуваних даних відносяться адресні книги, створені за допомогою "Персональної адресної книги", спеціального засобу Word, або за допомогою інших додатків Microsoft, таких як Schedule+ або списки для Microsoft Network.

4.6.2. Використання адресної книги

Робота зі списками імен і адрес дуже проста при використанні таких додатків, як адресна книга Schedule+. Після введення імен і адрес, користувач може виконувати безліч дій з цими даними: редагувати, видаляти, додавати нові, здійснювати пошук і сортувати.

Word дозволяє призначити конкретну адресну книгу Schedule+ як джерело даних для здійснення операції злиття. Так як багато компаній використовують саме Schedule+ для складання персональних розкладів, підготовки зустрічей і оповіщення співробітників, є зміст використовувати цей додаток для підготовки адресних книг, збереження імен клієнтів або списків своїх контактів. Уся така інформація зберігається в персональних адресних книгах.

4.6.3. Створення власних джерел даних

Засіб Асистент злиття дозволяє працювати з безліччю джерел даних, створених за допомогою різних додатків. Можна створювати документ на основі даних з файлу Word, з електронної таблиці, з бази даних або за допомогою якого-небудь іншого зовнішнього додатка. Основна перевага полягає в тому, що можна створювати вихідні дані в будь-якому додатку, а потім використовувати їх при створенні документів Word.

4.6.4. Управління даними

Асистент злиття звертається до об'єктів, що містять дані, як до джерел даних. Джерелом данихможе бути такий же документ Word, робочий лист Excel, база даних, що знаходиться на сервері і створена такими додатками, як Oracle або SQL-Server. У цьому випадку Word може витягти лише ті дані з бази даних, що потрібні користувачу.

Інформація, що зберігається в джерелі даних, являє собою таблицю, що складається з рядків і стовпчиків. Кожен рядок у такій таблиці називається записом. Кожен запис у джерелі даних кінчається спеціальним символом.

У стовпцях, що називаються полями, міститься однотипна інформація. Наприклад, джерело даних, що містить адреси клієнтів, може зберігати в одному полі адреса, а в іншому — поштовий індекс адресата. Одне поле від іншого відокремлює спеціальний роздільник. В якості роздільників можна використовувати символи табуляції, коми. Зберігати дані можна й в комірках таблиці. Якщо в записі більш тридцяти одного поля, Word не зможе організувати таблицю для таких даних. У цьому випадку він розділяє поля комами або символами табуляції. Word також розпізнає, як роздільники, символи абзацу і будь-які інші символи, визначені користувачем.

Інформація про імена полів зберігається в першому рядку таблиці. Ці імена використовуються при виконанні операцій над конкретними полями або якщо потрібна тільки частина бази даних. Ці імена також необхідні для того, щоб визначити, куди відправляється інформація після того, як її імпортували з джерела даних шляхом злиття і помістили в кінцевий документ, такий як типовий лист або наклейка.

Імена полів повинні відповідати деяким вимогам. Ім'я повинне починатися з букви, його довжина не повинна перевищувати сорока символів, не допускається використання пробілів. Замість пробілу можна використовувати символ підкреслення.

Порада!Іноді буває зручно замість використання символу підкреслення, просто робити першу букву кожного значущого слова заголовної, наприклад,ИмяПоля.