4.7. Панель інструментів "бази даних"

Word містить у собі спеціальну панель інструментів "Бази даних", що істотно спрощує роботу з управління базами, таблицями й іншими джерелами даних. Панель інструментів "Бази даних" автоматично з'являється на екрані при відкритті документа для злиття. Можна також відкрити цю панель, виконавши команду "Вид,Панели инструментов".

Поле бази даних

Сортування

по убуванню

Обновити поля

Добавити запис

Форма даних

Знайти запис

Видалити запис

Сортування

по зростанню

Правка основного документа

Вставити базу даних

Рис. Панель інструментів «Базы данных»

4.7.1. Вставка бази даних з файлу

Списки невеликого розміру можуть оброблятися безпосередньо в текстовому редакторі. Якщо існує необхідність роботи з базою даних великого об'єму (більш декількох сотень записів), набагато зручніше обробляти її за допомогою СУБД, наприклад, Microsoft Access. За допомогою подібного додатка набагато легше і надійніше зберігати, редагувати і додавати нову інформацію в таку базу даних. За допомогою Word дуже зручно зберігати дані в якому-небудь форматі бази даних, а потім при необхідності використовувати їхній як джерело для операції злиття.

Для того, щоб Word міг імпортувати файли баз даних або зв'язуватися з ними, необхідно установити відповідні конвертери файлів або драйвери ODBC (Open Database Connectivity). Це можна зробити і після того, як була завершена установка Word. Для того, щоб установити відповідні конвертери та драйвери, запустите програму установки ще раз.

Нижче наведені ті формати файлів баз даних, що Word може імпортувати і включати в документи:

Microsoft Word Microsoft Excel Paradox Word for Mac 3.x, 4.x, 5.x WordPerfect 5.x for MS-DOS или Windows

Microsoft Access dBASE Microsoft FoxPro Word for MS-DOS 3.0-6.0 Lotus 1-2-3 2.x или 3.x

При імпорті файлу бази даних користувач може вибрати між вставкою даних або вставкою кодів полів, через які здійснюється доступ до файлу. При вставці даних вони поводяться точно так само, як якби були набрані безпосередньо в документі. При вставці полів з'являється можливість швидкого відновлення даних у документі, тому що дані, що відображаються в документі, насправді знаходяться у файлі бази даних. Якщо дані в цьому файлі будуть поновлені, легко може бути поновлений і документ.

Щоб уставити файл бази даних потрібно:

1. Помістити курсор у ту позицію, де повинна з'явитися перший запис з бази.

2. На панелі інструментів "Бази даних" вибрати кнопкуВставити базу даних.

3. Натиснути кнопку "Получить данные"("Одержати дані").

4. Виділити файл (або ввести його ім'я). Натисніть кнопку "Відкрити".

5. Натисніть кнопку "MS Query", якщо хочете імпортувати дані, що задовольняють яким-небудь критеріям.

6. Натиснути кнопку "Автоформат", щоб швидко відформатувати таблицю.

7. Натиснути кнопку "Вставить данные".

Рис. Вікно діалогу «Вставка данных»

8. Якщо існує можливість уставляти не всю таблицю, а тільки частину її, то можна вказати, які записи необхідно вставити в документ.

9. Якщо хочете створити зв'язок з файлом даних на диску, то потрібно установити прапорець "Вставить данные как поле" ("Вставити дані як поле").

Якщо прапорець Вставить данные как поле" не встановлений, дані, вставлені з файлу, будуть відповідати даним, так якби вони були набрані прямо в документі. Якщо ж прапорець установлений, то створюється зв'язок з файлом бази даних на диску. Цей зв'язок установлюється за допомогою завдання кодів полів. Користувач може обновити таке поле, виділивши його і натиснувши клавішу <F9>. Також існує можливість розірвати подібний зв'язок. Для цього потрібно виділити відповідний код полючи і натиснути клавіші <Ctrl>+<Shift>+<F9>.