22.Лист. Гарантійний лист, його структура.

Лист службовий або офіційний — це поширений вид документації, один із засобів обміну інформацією.

Офіційні листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

Види офіційного листування

1. Дипломатичне — офіційне листування міждержав­них установ чи іноземних представництв у дипло­матичній практиці.

2. Адміністративне — офіційне листування між органами управління (органи влади, керівні органи) та виконавцями (установи, підприємства, організації), а також їхніми структурними підрозділами.

3. Ділове (комерційне) — листування напівофіційного характеру між фірмами, установами тощо.

Класифікація листів

Усі ділові листи за функціональними ознаками поділяють на дві групи:

1. 1. листи, що потребують відповіді. До них належать:

• листи-прохання;

• листи-звернення;

• листи-пропозиції;

• листи-запити;

• листи-вимоги.

1. 2. листи, що не потребують відповіді. Сюди належать:

• листи-попередження;

• листи-нагадування;

• листи-підтвердження;

• листи-відмови;

• супровідні листи;

• гарантійні листи;

• листи-повідомлення (інформаційні листи);

• листи-розпорядження.

За тематичною ознакою ділові листи поділяють на:

I. Комерційні — використовуються при підготовці до укладення комерційної угоди, а також під час виконання умов договорів. До них відносяться такі ділові листи:

1. лист-відповідь — лист, що містить відомості, за які попередньо було зроблено запит;

2. лист-запит — лист, в якому адресант звертається з певним питанням до адресата, наприклад, звернення однієї сторони до іншої про бажання укласти угоду, як правило, без зазначення умов угоди або уточнити якесь питання при здійсненні угоди;

3. лист-інформація — містить інформацію про стан якихось справ, що можуть цікавити ту організацію, до якої цей лист надсилається;

4. лист-попередження — лист, в якому адресат попереджається про припинення попередньої домовленності, у разі невиконання ним своїх зобов'язань;

5. лист-пропозиція (оферта) — заява особи про бажання укласти угоду із зазначенням конкретних умов угоди;

6. лист-претензія (рекламація) — претензії до сторони угоди, яка порушила прийняті на себе за договором зобов'язання, і вимога відшкодування збитків;

7. лист-нагадування — містить нагадування про виконання домовленостей, зобов'язань і заходи, які будуть прийняті у разі їхнього невиконання;

II. Некомерційні — використовуються при вирішенні різноманітних організаційних, правових питань, економічних взаємин. До них відносяться:

1. лист-гарантія — містить в собі підтвердження певних зобов'язань або умов й адресується окремій організації чи установі.

2. інформаційний лист (лист-повідомлення) — передбачає інформування про якісь події чи факти, які становлять інтерес або можуть зацікавити адресата;

3. лист-підтвердження — містить підтвердження отримання якогось товару, згоди з чим-небудь, якогось факту тощо;

4. лист-подяка — містить вираз подяки з якогось приводу;

5. лист-привітання — містить вітання з якогось приводу;

6. лист-запрошення — містить запрошення на якийсь захід;

7. лист-прохання — містить прохання зробити або припинити якусь дію, спонукати до дії тощо;

8. лист-рекомендація — лист із попереднього місця роботи, що характеризує професійні якості здобувача роботи або лист із рекомендаціями відомого адресатулиста партнера, фірми.

9. лист-співчуття — містить співчуття з якогось приводу;

10. інструкційний лист — містить вказівки та роз'яснення підвідомчим організаціям;

11. супровідний лист — складається для повідомлення адресату про направлення якихось супровідних (неадресованих) документів, матеріальних цінностей тощо

За структурою виділяють такі ділові листи:

1. Регламентовані — укладаються за певним встановленому зразку.

2. Нерегламентовані — містять авторський текст і складаються у вільній формі, не мають встановленого зразка.

За кількістю адресатів

1. Звичайні — надсилаються на одну адресу від імені одного кореспондента.

2. Циркулярні — надсилаються цілій низці установ (наприклад, керівною установою до своїх структурних підрозділів (кілька адрес)).

3. Колективні — надсилаються на одну адресу, але пишуть його від імені кількох кореспондентів.

За формою відправлення ділові листи можуть бути:

1. Конвертові — надіслані за допомогою пошти в конверті (поштове відправлення).

2. Електронні — надіслані в електронному вигляді на e-mail (електронна пошта).

3. Факсові — надіслані факсом (факсове повідомлення).