Відбір даних засобами автофільтру

Фільтри, вбудовані в Excel дозволяють відібрати та відобразити тільки ті записи, що задовольняють заданим критеріям (умовам). Це спрощує процес пошуку потрібної інформації, редагування та видалення записів, допомагає аналізувати дані. Excel надає дві команди для фільтрації даних:

• для відносно простих критеріїв Автофильтр

• для більш складних критеріїв Расширенный фильтр.

Після фільтрації відібрані дані можна копіювати традиційними методами (при потребі, відповідну частину полів запису) в інше місце робочої книги.

Можливостями автофільтра можна скористатися, розташувавши активну комірку всередині списку та скориставшись командою Данные / Фильтр / Автофильтр. Кнопки зі стрілкою, що з’являються праворуч від кожного імені поля, дозволяють відкрити перелік значень даного поля та накласти обмеження, створивши критерій відбору за декількома полями. В результаті відбору відображаються тільки ті записи, що відповідають заданому критерію, а рядок стану містить повідомлення про кількість знайдених записів.

Список із запропонованими для вибору значенням може бути достатньо довгим. Для швидкого переходу до певного елемента списку можна ввести початкові літери.

Елемент (Все) списку дозволяє зняти обмеження щодо даного поля.

За допомогою елемента (Первые 10…) користувач може відібрати певну кількість записів з найбільшими або найменшими значеннями у даному числовому полі. Вікно діалогу Наложение условия по списку дозволяє вибрати максимальні або мінімальні значення, а також встановити числове або процентне обмеження на кількість потрібних записів.

Можна задавати й більш складні критерії, ніж перевірка рівності. Скориставшись елементом списку (Условие…), можна відкрити вікно діалогу Пользовательский автофильтр й з’єднати за допомогою логічних операторів окремі умови відбору записів за одним полем (з будь якими відношеннями порівняння). При визначенні критеріїв за текстовими полями можна використовувати також символи шаблона "?" та "*".

Застосувати автофільтр можна тільки до одного списку на робочому аркуші.

Для відображення всіх записів списку можна скористатись командою Данные / Фильтр / Отобразить все. Для відміни (деактивації) автофільтра потрібно повторно скористатись командою Данные / Фильтр / Автофильтр.

Якщо перед звертанням до команди автофільтра виділити частину списку, то можливості відбору будуть надані тільки з записів та за полями, що включені до діапазону виділення.

Розширений фільтр

Для фільтрації списків програма Microsoft Excel, крім команди Автофильтр, надає користувачеві команду Расширенный фильтр, яку використовують для створення складних умов відбору даних.

Команда Расширенный фильтр має низку додаткових можливостей в порівнянні з командою Автофильтр, а саме:

• Вона дозволяє задати для декількох стовпців умови, що з’єднані логічним оператором ИЛИ. Наприклад, можна вибрати зі списку всіх співробітників, що віком старше 50 років або таких, що мають зарплатню понад 10 000 грн. на рік.

• Вона дає змогу задати три або більше умов для конкретного стовпця з використанням хоча б одного логічного оператора ИЛИ. Наприклад, можна вивести на екран список співробітників, чиї прізвища починаються або з букви «А», чи «Г», чи «Н».

• Вона дозволяє задати обчислювальні умови. Наприклад, можна вивести на екран списки тільки тих співробітників, зарплатня яких на 25 відсотків вище середньої.

• Крім того, команду Расширенный фильтр використовують для відбору рядків зі списку за деякою умовою та копіювання відібраних рядків в іншу частину робочого аркушу.

• Команда Расширенный фильтр вимагає визначення умов відбору рядків в окремому діапазоні комірок робочого аркушу. Діапазон умов рекомендується задавати у вільних рядках над списком.

Для використання розширеного фільтра до створеного засобами Excel списку необхідно виконати такі дії.

• Вставити декілька порожніх рядків у верхній частині робочого аркушу над списком (щоб вивільнити місце для діапазону умов).

• Задати діапазон умов відбору рядків. Діапазон умов повинен містити принаймні два рядки. У верхній рядок вводять один або декілька заголовків стовпців, у другому і в наступних рядках задають умови відбору. Між значенням умов і списком повинен бути принаймні один порожній рядок. За винятком обчислювальних умов заголовки в діапазоні умов повинні точно співпадати з заголовками стовпців у списку. В діапазоні умов можна ввести будь-яку кількість умов. Excel сприймає їх за таким правилом:

  • умови одного рядка вважаються з’єднаними логічним оператором И (себто всі умови повинні виконуватися одночасно);

  • умови у двох рядках вважаються з’єднаними логічним оператором ИЛИ (себто загальна умова є виконана, якщо хоч одна з них виконується);.

• Для того, щоб знайти дані, що відповідають одній умові в одному стовпці або іншій умові в іншому стовпці, слід ввести умови відбору в різні рядки діапазону умов відбору. Наприклад, наступний діапазон умов відображає всі рядки, що містять значення «Артикул 1» в стовпці «Товар» або «Іванов» в стовпці «Менеджер», або обсяг продаж, який перевищує 1 000.

Товар	Менеджер			Продажі
Артикул 1
	Іванов
				>1 000

• Менеджер

  А

  Г

  Н

  При наявності для одного стовпця двох і більше умов відбору треба ввести їх безпосередньо одна під одною в суміжні рядки. Наприклад, наступний діапазон умов відображає рядки, що містять в стовпці «Менеджер» список співробітників, чиї прізвища починаються з букви «А», «Г» або «Н».

• Менеджер	Продажі
  І	>5 000
  Г	<6 000

  Для того, щоб знайти дані, що відповідають одному з декількох наборів умов, кожний з яких містить умови більше, ніж для одного стовпця, необхідно ввести ці умови відбору в окремі рядки. Наприклад, наступний діапазон умов відображає рядки, що містять в стовпці «Менеджер» співробітників, прізвища яких починаються на «І» та мають обсяг реалізації більше 5 000, або прізвища яких починаються на «Г», а обсяг продаж яких менше 6 000.

• Продажі	Продажі
  >5000	<8 000

  Для того, щоб показати рядки, в яких на елементи одного стовпця одночасно накладається декілька умов, необхідно включити в діапазон умов декілька стовпців з однаковими заголовками. Наприклад, наступний діапазон умов відображає рядки, що містять в стовпці «Продажі» обсяг реалізації товару на суму від 5 000 до 8 000 грн.

• Коли задаються текстові умови, слід дотримуватися наступних правил:

  • одна літера означає, що пошуку підлягають усі значення, що починаються з зазначеної літери;

  • символ «>» або «<» означає, що пошуку підлягають значення, що знаходяться за абеткою після або перед введеним текстовим значенням;

  • формула =текст означає, що пошуку підлягають значення, які точно співпадають з введеним рядком символів текст.

• Після введення діапазону умов відбору слід виконати команду Данные / Фильтр / Расширенный фильтр.

• У вікні цієї команди треба ввести у поле Исходный диапазон діапазон комірок таблиці, до якого буде застосовано розширений фільтр, а у поле Диапазон условий — діапазон комірок робочого аркушу, де задаються умови відбору рядків і що включають заголовки стовпців.

• Перемикач Обработка слід встановити в положення Фильтровать список на месте і натиснути кнопку ОK.

• В результаті виконання команди Расширенный фильтр приховуються всі рядки, що не задовольняють введеним умовам. Номери відібраних рядків позначаються синім кольором.

• Умовою відбору може бути обчислювальне значення, що є результатом виконання певної формули. Наведемо три правила, яких слід дотримуватися при використанні обчислювальних умов:

  • Заголовок над обчислювальною умовою повинен відрізнятися від будь-якого іншого заголовку стовпця в списку. Заголовок умови може бути порожнім або містити довільний текст.

  • Посилання на комірки, що знаходяться за межами списку, повинні бути абсолютними.

  • Посилання на комірки списку повинні бути відносними (за одним винятком, який розглянемо нижче).

Наприклад, для відображення рядків, що містять список працівників, у яких обсяг продаж більше середнього, необхідно:

• в комірку, що знаходиться за межами списку (наприклад, F2) ввести формулу =СРЗНАЧ(F8:F30), яка обчислює середнє значення за стовпцем продаж з діапазону F8:F30;

• вважаючи, що діапазоном умов є A1:A2, ввести в комірку A2 обчислювальну умову =F8>$F$2;

  Вивести	Обсяг продаж більше середнього
  ЛОЖЬ		Середній обсяг продаж	1245

• формула умови порівнює комірку F8 з коміркою F2. Комірка F8 є першою в стовпці «Продажі» невідфільтрованого списку, і у відповідності з формулою обчислювальної умови порівнюється з коміркою F2. В процесі фільтрації за чергою підставляється кожний елемент списку замість цього першого значення, тобто F2 порівнюється з F8, потім з F9 і т.д. до кінця списку;

• посилання на комірку F2 повинне бути абсолютним. Якщо б в комірку A2 діапазону умов була введена формула =F8>F2, то спочатку F8 порівнювалося б з F2, потім F9 з F3 і т.д. І всі ці порівняння, за винятком першого, були б невірними;

• значення «ЛОЖЬ», що повертає формула умови, само по собі непотрібне. В нашому прикладі воно вказує лише на те, що перший працівник у списку має обсяг продаж менше середнього.

При визначенні обчислювальної умови можна ввести формулу =F8>СРЗНАЧ($F$8:$F$30), яка прямо посилається на стовпець «Продажі», а не на комірку, що знаходиться за межами списку. У відповідності з наведеними правилами посилання на комірки у списку повинні бути відносними, проте формула містить абсолютні адреси діапазону комірок від F8 до F30. Це зроблено для того, щоб кожному кроці фільтрації використовувався один і той самий діапазон комірок. Іншими словами, нам треба порівнювати F8 з середнім для F8:F30, потім F9 з середнім для F8:F30 і т.д. Якщо б ми використали відносне посилання на F8:F30, то лише перше порівняння було б вірним.

• Копіювання відфільтрованих рядків в іншу частину робочого аркушу. Вікно діалогу команди Расширенный фильтр дозволяє встановити режим копіювання відібраних рядків в іншу частину аркушу замість виведення відфільтрованого списку. Щоб скопіювати рядки треба перемикач Обработка встановити в положення Скопировать результат в другое место, а в полі Поместить результат в диапазон вказати адресу діапазону, куди слід скопіювати інформацію.

• Режим Только уникальные записи у вікні команди Расширенный фильтр додає додатковий фільтр до заданих умов відбору. Він приховує рядки, що повторюються.

9