Теоретичний матеріал
Організувавши табличні дані у формі списку (бази даних), користувач одержує можливість виконувати в Excel дії, подібні до процедур обробки баз даних в системах керування базами даних (наприклад, введення та редагування даних через спеціальні вікна, сортування та відбір даних, групування та підведення підсумків). Дані, організовані у список, у Excel часто називають базою даних. Звичайно, таблиця-список суттєво відрізняється від баз даних у фахових системах керування базами даних, але наявність спеціальних команд і функцій для керування такою "базою" істотно спрощує роботу та розширює можливості обробки даних. Зауважимо , що крім вказаних можливостей Excel підтримує обмін даними із системами керування базами даних, дозволяючи прочитати або зберегти дані в традиційних форматах "справжніх" баз даних.
Створення списку
Список — це таблиця на робочому аркуші, що побудована за принципами бази даних. Кожний рядок, крім першого містить окремий запис списку (набір даних), кожний стовпчик є полем даних і містить однотипну інформацію. Перший рядок списку містить назви полів. Необхідно уникати порожніх рядків та стовпчиків усередині списку. Максимальний розмір списку обмежено хіба що розміром робочого аркушу.
Excel розпізнає списки автоматично. Перед виконанням дій зі списком достатньо активізувати будь-яку комірку всередині списку. Вміст першого рядка Excel вважає іменами полів і не опрацьовує їх, як інші дані. Якщо перед здійсненням обробки списку виділити окрему частину списку, то Excel вважатиме списком тільки виділений діапазон комірок.
Як бачимо, створити список можна, використовуючи традиційні засоби роботи з таблицями. Задавши імена полів та порядок їхнього розташування, визначивши ширину стовпчиків та параметри форматування (насамперед для дат, часу, числових значень), можна вводити записи списку. Список може також містити значення полів, які отримані в результаті обчислення формул.
При створенні списків доречно скористатися наступними порадами.
Бажано розташовувати список на окремому робочому аркуші, на якому не повинно бути більше нічого. Якщо це неможливо, то список потрібно відокремити від інших даних принаймні одним порожнім рядком та одним порожнім стовпчиком.
Для виділення рядка з іменами полів використовують можливості форматування у вигляді шрифтів, способів їх написання та рамок. Не варто вставляти окремі рядки із дефісів, знаків рівності або інших символів, тому що Excel може сприйняти таке "підкреслення" за дані.
Якщо потрібно зазначити довге ім’я поля для стовпчика з "вузькими" даними, можна записати ім’я у декількох рядках однієї комірки або змінити орієнтацію тексту в комірці.
Для роботи з великими списками, дані яких не відображаються одночасно в робочому вікні, використовують команду Окно / Закрепить области для фіксування областей або Окно / Разделить для розбиття вікна на підвікна.
Присвоєння імені діапазону комірок, що містить список, спрощує роботу зі списком, особливо, якщо він великий за розміром.