2.4 Робота з функціями бази даних

Excel пропонує декілька функцій для роботи зі списками. Кожна з цих функцій знаходить інформацію про елементи списку, які задо­вольняють деяким умовам і має однотипний синтаксис, а саме:

ФУНКЦІЯ (база_даних ; поле ; критерій)

База_даних – це інтервал клітинок, що утворюють список. В верхньому рядку повинні бути записані заголовки стовпців.

Поле – це заголовок стовпця в лапках, адреса заголовка або його порядковий номер в базі даних. Нумерація стовпців починається з одиниці. Функція використовує вказане поле при розрахунках.

Критерій – це інтервал клітинок, де записані умови для відбору даних. Він повинен містити заголовки стовпців та умови, записані під заголовками. Заголовки стовпців рекомендується копіювати з таблиці.

Якщо умови пошуку задані в таблиці критеріїв в одному рядку, то ці умови зв'язані логічним оператором И, якщо ж умови пошуку задані в різних рядках, то вони пов'язані оператором ИЛИ.

Бсчёт (база_даних ; поле ; критерій)

Підраховує кількість клітинок з числами у вказаному полі спис­ку для рядків, що задовольняють умовам критерію. Аргумент поле не є обов’язковим. Якщо він відсутній, то підраховується кількість записів в БД, що задовольняють критерію.

Наприклад, щоб підрахувати кількість робочих в бригаді № 3, (див. рис. 2.5) можна зробити так:

Десь на Листі Січень, наприклад в діапазоні В24 : В25 розмістити умову (див. рис. 2.7), а в клітинці D23 – формулу:

= БСЧЁТ(A3 : H18 ; C3 ; B24 : B25)

Рисунок 2.7 – Фрагмент вікна з умовою

Для підрахунків можна використати будь-яку з функцій:

=БСЧЁТ(A3:H18 ; ; B24 : B25)

=БСЧЁТ(A3:H18 ; 3 ; B24 : B25)

=БСЧЁТ(A3:H18 ; "Розряд" ; B24 : B25)

Аргумент поле в першому випадку взагалі пропущений, в інших випадках здійснюється посилання на стовпець, що містить числа.

Такий самий результат можна отримати й за допомогою функції

СЧЁТЕСЛИ (діапазон ; критерій)

Зверніть увагу на те, що функція СЧЁТЕСЛИ використовує два аргументи і підраховує кількість клітинок у вказаному діапазоні, які задовольняють критерію. Критерій у функції СЧЁТЕСЛИ може бути числом, виразом або текстом. Формула =СЧЁТЕСЛИ(A4 : A18 ; "№3") теж знаходить кількість робочих в бригаді № 3.

Але всі функції для роботи з базою даних дозволяють задавати складніші критерії вибору.

ДСРЗНАЧ (база_даних ; поле ; критерій)

Підраховує середнє значення у вказаному полі серед тих запи­сів, що задовольняють умовам, записаним в блоці критеріїв.

Наприклад, щоб обчислити середній заробіток (стовпчик Н) робітників бригади № 2, що мають п’ятий або шостий розряд, треба записати умови (див. рис. 2.8) і використати функцію:

=ДСРЗНАЧ(A3 : H18 ; H3 ; B30 : C31) або

=ДСРЗНАЧ(A3 : H18 ; "Одержати" ; B30 : C31)

Рисунок 2.8 – Фрагмент з умовами і формулою

Бдсумм (база_даних ; поле ; критерій)

Знаходить суму чисел у вказаному полі БД для тих запи­сів, що задовольняють умовам, записаним в блоці критеріїв.

Наприклад, щоб підрахувати загальний заробіток робітників бригади № 2, можна використати частину записаного раніше критерію та функцію: =БДСУММ(A3 : H18 ; H3 ; B30 : B31)

Такий самий результат можна отримати й за допомогою функції

СУММЕСЛИ (діапазон ; критерій ; діапазон_підсумовування)

У функції СУММЕСЛИ діапазон – це діапазон клітинок, де перевіряється виконання умов критерію.

Критерій може бути числом, виразом або текстом. Він ви­значає рядки, для яких буде виконане підсумовування.

Діапазон_підсумовування – це діапазон клітинок, значення яких треба підсумовувати.

Функція =СУММЕСЛИ (A4 : A18 ; "№2" ; H4 : H18) теж підсу­мовує загальний заробіток робітників бригади №2.

Функції для роботи з базою даних можуть використовувати й складніші критерії. Наприклад, загальний заробіток бригад №1 та №2 можна підрахувати формулою =БДСУММ(A3 : H18 ; H3 ; B40 : B42).

У цій формулі: Н3 – заголовок "Одержати", критерії записані в діапазоні B40 : B42 (див. рис. 2.9), вибирається бригада №1 ИЛИ №2.

Рисунок 2.9 – Фрагмент Листа з умовами і формулою

Приклад. Знайдемо кількість робітників, заробіток яких стано­вить від 600грн. до 800грн., і загальну суму сплаченого ними податку.

Запишемо до клітинок С44 та С45 формули (див. рис. 2.10):

=БСЧЁТ(A3 : H18 ; ; B47 : C48)

=БДСУММ(A3 : H18 ; "Податок" ; B47 : C48)

Умови поєднує логічне И.

Рисунок 2.10 – Приклад використання критерію

Функція ДМАКС (база_даних ; поле ; критерій) знаходить максимальне значення у вказаному полі серед записів, що задовольня­ють критерію. Функція ДМИН (база_даних ; поле ; критерій) знахо­дить мінімальне значення у вказаному полі серед записів, що задо­вольняють критерію.