Навички роботи в групі

Численні чинники впливають на ефективність функціонування групи. Їх необхідно враховувати при формуванні та розвитку груп.

Індивідуальні особливості членів групи. Індивідуальні особливості та характер членів групи впливають на згуртованість групи і ефективність, досягнення групою намічених цілей. Люди зі схожими індивідуальними особливостями і характерами мають тенденцію працювати більш злагодже­но. Тому необхідно уважно підходити до підбору членів групи, враховуючи не тільки професійну придатність, але й схожість характерів, темпераментів, мотивації, оскільки це необхідні умови створення гармонійної, плідно працюючої групи. Це пов'язано з тим, ще люди з різною мотивацією і темпераментом значно важче «спрацьовуються». Так, на­приклад, люди, для яких головний мотив - прагнення заро­бити більше грошей, можуть зіткнутися з ускладненнями при роботі з людьми, яких більше цікавить «задоволення від праці»; спокійні, розсудливі люди можуть роздратовува­ти нетерплячих; енергійні - придушувати соромливих; лю­ди з нестійким, часто мінливим настроєм створюють нер­возну обстановку і т, п. Разом з цим треба додержуватися принципу різноманітності., оскільки тільки зіткнення різних ідей, підходів, думок забезпечить прогрес та ефективне до­сягнення цілей групи.

Досягнення збалансованості особистих якостей членів групи є важким завданням, особливо з урахуванням того, що кожна людина при працевлаштуванні прагне справити найкраще враження, і тільки потім, у процесі праці виявляються її істинний характер та якості. Велику допомогу в цьому може надати особиста співбесіда, особливо якщо ви маєте навички її проведення.

Співпраця членів групи. Коли члени групи орієнтовані на співпрацю, працюють згуртовано, спільно долаючи труднощі та проблеми, то група буде більш ефективною в досягненні своїх цілей. Якщо група не згуртована, деякі її члени прагнуть працювати незалежно, ставлять особисті цілі вище групових, втрачається основна перевага групи - можливість об'єднання ресурсів її членів. Ефективність групи в цьому випадку різко зменшується.

Територіальна близькість. Ефективність праці групи та її згуртованість буде вищою, якщо члени групи будуть мати умови для більш тісного функціонального і людського спілкування. Для цього треба уважно поставитися до прос­торової організації групи. Територіальна близькість - це не­обхідна умова більш тісних відносин. Тому при просторовій організації робочого місця групи необхідно прагнути до за­доволення таких вимог.

* Всім членам групи необхідно мати робочі місця на обмеженій території і можливість легко спілкуватися один з одним. Розміщення членів однієї групи на різних поверхах будівлі, або, що ще гірше, в різних будівлях створює сер­йозні перешкоди для ефективної праці і згуртування колек­тиву.

* Кожному члену групи необхідно мати індивідуальне робоче місце, організоване таким чином, щоб при необхід­ності можна було психологічно усамітнишся. Тому потріб­но уникати вторгнення на чужу робочу зону, при необхід­ності треба робити це тактовно.

* Необхідна спільна територія, площа якої дозволяє проводити наради всієї групи. Вона має бути досить великою, комфортною, укомплектованою необхідним обладнанням і меблями, забезпечувати в необходниїх випадках конфіденційність зборів групи. Бажано для спілкування мати невелике приміщення із зручними меблями. Тут можна відпочити, поспілкуватися з колегою , попити каву або чай.

Розмір групи. Це дуже важливий чинник, що впливає на ефективність роботи. Не існує загальних рекомендацій з оптимального розміру групи. Він залежить від конкретних робочих завдань, навичок членів групи, організації робіт. Проте при виборі розміру групи необхідно мати на увазі нижче зазначені обставини.

При збільшенні розміру групи зменшується відносний внесок кожного її члена в досягення спільної мети, знижу­ється можливість впливу на роботу групи загалом. Це може породжувати зниження почуття відповідальності, зацікав­леності членів групи.

У великій групі ускладнюються проблеми адміністрування. Як правило, її необхідно ділити на підгрупи зі своїми керівниками. Це зменшує згуртованість групи, утрудняє спілкування, робить її більш інерційною. Велика група схо­жа на величезний океанський лайнер, якому важко швидко змінити курс і потрібно багато часу для зупинки. Ці чинни­ки визначають верхню межу розміру групи: від 10 до 15 осіб.

На відміну від цього, невеликі групи, наприклад, не більше п'ятнадцяти чоловік, дозволяють використати менш жорстку систему адміністрування, культивувати менш фор­мальні стосунки , швидше і гнучкіше виробляти оперативні і довготривалі рішення. Є можливість колегіального прийн­яття рішень, на нього можуть впливати всі члени групи. Ще одна перевага малої групи полягає в тому, що легко оцінити внесок кожного її члена, що підвищує відчуття відповідальності і мотивації кожного. Таикм чином, перевагу треба на­давати малим групам. Разом з тим із згаданого вище принципу різноманітності випливає, що нижня межа розміру гурпи рівна 3 – 5 осіб.

Кваліфікація і навички членів групи. Раніше було за­значено, що при формуванні групи необхідно прагнути до схожості характерів, темпераментів її членів. Це забезпечує більш сприятливий морально-психологічний клімат групи. Інший підхід має бути при підборі членів групи за кваліфі­кацією і навичками. Вони мають бути не однаковими, а доповнювати одна одну. Об'єднання ресурсів (навичок і умінь) дозволятиме розв'язувати завдання, які не під силу жодному члену групи нарізно. Крім того, різноманітність навичок і кваліфікації розширює кругозір групи як цілої структури, створює можливість багатоаспектного аналізу, прийняття нестандартних рішень. Із психологічної точки зору, різноманітність навичок членів групи, усвідомлення необхідності об'єднання ресурсів стимулюють згуртова­ність, прагнення до співпраці І мотивацію кожного члена. Особливо важливе це для малих груп, оскільки у великих втрачається індивідуальність кожного члена, зменшується його персональна значущість для групи загалом.

Розподіл обов'язків. Дуже важливо, щоб члени групи мали ясне уявлення про свої обов'язки. Обов'язки кожного члена групи можуть бути визначені шляхом обговорення на нараді групи, сформульовані керівником або сформовані обома зазначеними способами. Головне, що який би спосіб не використовувався, кожний повинен чітко знати, що че­кають від нього. Щоб уникнути непорозумінь обов'язки кожного члена мають бути оформлені письмово, і з ними необхідно ознайомити як виконавця, так і групу загалом. Одночасно можна визначити і стандартні вимоги до роботи кожного співробітника.

Якщо співробітники не мають ясного уявлення про свою роль і обов'язки, можуть виникнути ускладнення двох видів: у першому випадку співробітники виконують роботу на свій розсуд, усі члени груші працюють не узгоджено, що неминуче знижує загальну ефективність. В іншому випадку, декілька співробітників беруться за одну і ту ж роботу, що веде до дублювання і психологічної напруженості.

Враховуючи важливість знання кожним співробітни­ком своїх обов'язків, їх необхідно визначити письмово і, крім того, усно прокоментовані керівником групи в особис­тій бесіді зі співробітником. У процесі такої бесіди необхід­но пересвідчитися, що співробітник ясно розуміє свої обо­в'язки, Крім цього, керівник групи повинен регулярно роз­мовляти з кожним членом групи, щоб пересвідчитися, що всі співробітники виконують свої обов'язки і не зазнають ускладнень. Усі нові члени групи мають одержувати інфор­мацію не тільки про свої обов'язки, але і про обов'язки ко­лег.

Повна взаємна інформованість про обов'язки є необ­хідною умовою ефективної співпраці. В іншому випадку може виникнути функціональний конфлікт, заснований на недостатньому спілкуванні всередині групи і невизначенос­ті відносно обов'язків кожного члена. Одним з найбільш поширених методів вивчення ситуації в групі є обстеження на предмет задоволення від праці, або дослі­дження моралі, думок, настанов і якості трудового життя. Це процедура, за допомогою якої менеджмент отримує від співробітників інформацію про їх ставлення до самого про­цесу праці, зовнішнє середовище, узагальнює індивідуальні відгуки й аналізує одержані дані.

Статус. Статус є могутнім засобом посилення ефек­тивності роботи групи загалом і мотивації її окремих членів. Він відображає соціальне і професійне положення члена групи відносно колег. Символи статусу по­в'язані з визначенням індивідуальних переваг кожного спів­робітника, що необхідно враховувати керівнику. Символи статусу можуть бути не тільки ефективним засобом мої мотивації, але при невмілому використанні привести до образ, розколу групи, конфліктів Шляхами подолання цих труднощів, є відкрите обговорення, чіткі критерії стимулювання, участь співробітників у прийнятті рішень.

Регламент групи. Регламент являє собою множину вказівок і правил, що визначають характер поведінки, кожного співробітника і групи загалом, їх взаємовідносини між собою і зовнішнім середовищем. Регламент, як правило, міс­тить, нарівні з оформленими і відповідним чином зареєстро­ваними, також і перелік деяких неформальних правил (тра­дицій).

Регламент, або відомості корпоративної культури, гур­тує групу, допомагає її членам краще уявити цілі і напрями діяльності, визначити лінію поведінки кожного співробіт­ника в конкретних ситуаціях, Регламент відіграє свою пози­тивну роль у тому випадку , якщо він прийнятий всіма чле­нами групи, тому необхідно забезпечити колегіальність і гласність його обговорення й прийняття. Люди дуже неохоче підкоряються правилам , нав’язаним із ззовні. Крім того, регламент має відображати особливості групи, філософію організації, її вольові настанови. Із цієї точки зору регламент необхідно регулярно переглядати та адаптувати до зміни ситуації.

Згуртованість групи. Згуртованість полягає в здатності групи працювати злагоджено й ефективно, як єдиний колектив. Для цього робота в групі має бути привабливою для кожного співробітник, а він, у свою чергу має бути при­вабливим для групи. Для згуртованої групи характерні такі

особливості.

Кожний співробітник отримує задоволення від роботи в групі. Група працює злагоджено, вільна від внутрішніх конфліктів і тертя, що створює сприятливий морально-психологічний клімат. Група працює плідно, результативність підвищується, оскільки кожний співробітник працює з по­вною віддачею.

Як забезпечити згуртованість групи? Усі описані вище чинники впливають на згуртованість. Підбиваючи підсумок, можна зазначити, що група буде згуртованою у випадку, якщо;

• члени групи мають схожі характери і персональні особливості;

• розмір групи не створює організаційних проблем;

• навички співробітників доповнюють одна одну;

• обов'язки кожного визначені чітко і недвозначно;

• економічне і моральне стимулювання підвищує мо­тивацію членів групи;

• регламент прийнятий всіма співробітниками.