2.2 Аналіз інформаційних технологій в управлінні підприємством ресторанного бізнесу «Хінкалі»

Інформаційні технології обробки даних у ресторанному комплексі «Хінкалі» призначені для виконання завдань, щодо яких необхідні вхідні дані та алгоритми та інші стандартні процедури їх обробки. Ця технологія застосовується на рівні операційної (виконавчої) діяльності персоналу невисокої кваліфікації з метою автоматизації деяких рутинних операцій, що постійно повторюються. Впровадження інформаційних технологій і систем на цьому рівні істотно підвищує продуктивність праці персоналу, звільняє його від рутинних операцій, часто приводить до необхідності скорочення чисельності працівників.

Вплив інформаційних технологій на управління спорт – готелем «Селена» величезний, оскільки прямо пов`язаний з підвищенням ефективності роботи готелю в цілому. Можливості автоматизації обслуговування в спорт – готелі „Селена ” охоплюють усі процеси функціонування готелю і взаємин з гостями. Для готельного комплексу „Селена ” впровадження автоматизованих інформаційних технологій управління стало необхідним та важливим для успішного розвитку бізнесу.

Нарівні операційної діяльності розв'язуються наступні завдання:

- обробка даних про операції, які здійснюються готельним комплексом;

- створення періодичних контрольних звітів про стан справ у готельному комплексі;

- отримання відповідей на всілякі поточні запити та оформлення їх у вигляді паперових документів або звітів.

- управління діяльності ресторанного господарства

- управління аренди спортивних кортів та спорт майданчиків.

Особливостями інформаційних технологій є автоматизація процесів планування, обліку і управління основних напрямків діяльності готелю.

Для спорт – готелю «Селена» було спеціально розроблено програма «1С-бухгалтерія» за допомогою якої здійснюються всі операції з автоматизованого обслуговування гостей.

У готельному комплексі «Селена» розробляються всі типи планів за допомогою комп`ютерних систем: перспективні, поточні, оперативні, госпрозрахункові завдання, а також нормативні матеріали, кошториси, цінники, проектні завдання.

Автоматизація процесів функціонування систем готельного комплексу «Селена» дозволяє автоматизувати виконання щоденних завдань персоналу і керівництва готелю, при цьому досягається взаємозв`язок між різними службами готелю, що підвищує ефективність і дозволяє позбутися помилок. Інформаційні технології допомагають персоналу готельного комплексу вирішити велику кількість завдань, наприклад, розмістити великі групи гостей. Керівництво готельного комплексу «Дніпро» може контролювати стан готельного комплексу і фінансові потоки. З моменту використання готельним комплексом „Дніпро” інформаційних технологій він став більш керованим, тому що директор своєчасно отримує данні про стан справ на поточний момент і адміністрація може сміливо робити прогнози на майбутнє, приймати конкретні своєчасні рішення.

У готельному комплексі адміністратор використовує готельну програму, яка має назву „1С – бухгалтерія, 8.0 версія”. Також під час виконання своїх службових обов`язків адміністратор користується програмами :

• Microsoft office 2007

• MathLab 6

• Та інші.

Крім функцій управління в готельному комплексі, підвищується рівень сервісу для гостей. Таким чином є можливість врахувати різноманітні побажання гостей. Комп`ютер зберігає дані про кожного гостя, що коли-небудь проживав у готелі, і при наступному його приїзді адміністратор може провести швидке та безтурботне поселення.

У спорт готелі „Селена ” інформаційні технології застосовуються під час розрахунків з гостями, використовують електронні чеки.

В основі управлінні готельним комплексом лежить спеціально розроблена база даних, що дозволяє зберігати детальну інформацію з роботи готелю. В базі даних накопичені дані, які несуть інформацію за всю діяльність готельного комплексу, тобто наявності його на світовому ринку. Ці дані є безцінним капіталом для готелю. Вони полегшують менеджеру готелю „Селена” прогнозувати попит на послуги та реалізувати програми частого гостя і заохочити своїх постійних клієнті.

Проаналізую особливості, пов'язаних з обробкою даних, що відрізняють дану технологію від всіх інших:

- виконання необхідних готельному комплексу завдань з обробки даних. Згідно з законодавством України необхідно зберігати дані про свою діяльність, які можна використовувати як засіб забезпечення і підтримки контролю на підприємстві. Тому у готельному комплексі «Дніпро» обов'язково розроблена інформаційна система обробки даних і розроблені відповідні інформаційні технології;

- вирішення тільки добре структурованих задач, для яких можна розробити алгоритм;

- виконання стандартних процедур обробки. Існуючі стандарти визначають типові процедури обробки даних і зобов'язують готельний комплекс їх дотримуватися;

- виконання основного обсягу робіт в автоматичному режимі з мінімальною участю людини;

- використання деталізованих даних. Записи про діяльність готельного комплексу мають детальний (докладний) характер, що допускає проведення ревізій. В процесі ревізії діяльність готельного комплексу перевіряється хронологічно від початку періоду до його кінця і від кінця до початку;

- акцент на хронологію подій;

- мінімальна потреба допомоги у вирішенні проблем з боку фахівців інших рівнів;

- зберігання даних. Багато даних на рівні операційної діяльності необхідно зберігати для подальшого використання або тут же, або на іншому рівні. Для їх зберігання створюються бази даних;

- створення звітів (документів). В інформаційній технології обробки даних створюються документи для керівництва і працівників готельного комплексу, а також для зовнішніх партнерів. При цьому документи можуть створюватися як за запитом або у зв'язку з проведеною готельним комплексом операцією, так і періодично в кінці кожного місяця, кварталу або року.

Інформаційна система для автоматизації управління служб у готельному комплексі «Селена» будується в архітектурі „клієнт-сервер". На сервері знаходиться база даних, у якій міститься вся поточна та архівна інформація готельного комплексу, необхідна для роботи його служб. Вона має модульну структуру, що дозволяє конфігурувати та нарощувати систему на кожному робочому місці в кожній службі відповідно до їх функціональної спрямованості. Усі робочі місця взаємодіють із БД через локальну мережу готельного комплексу. Автоматизована інформаційна система концентрує в собі всі результати роботи системи моніторингу і попередження подій і представляє на засобах відображення узагальнені, а також деталізовані по багатьох рівнях і аспектах дані та інформацію для ефективного управління готельним комплексом.

Отже, проаналізувавши застосування інформаційних систем в готельному комплексі «Селена», прийшла до висновку, що автоматизовані системи дозволяють контролювати діяльність готельного комплексу та ресторану , обслуговувати гостей за короткий час, цим підвищуючи якість обслуговування та підіймає імідж готельного комплексу.

Розвиток ресторанного бізнесу в Україні стає неможливим без впровадження сучасних автоматизованих систем управління, які дозволяють: - покращувати якість обслуговування споживачів;

• контролювати діяльність підприємства в цілому та персоналу, зокрема; щоденно аналізувати фінансові результати, обробляти значні обсяги зовнішньої та внутрішньої інформації для прийняття ефективних управлінських рішень.

Сьогодні на ринку професійних систем України для ресторанного господарства працюють близько 10 крупних компаній, які пропонують такі системи, як: R-Keeper, РСТ: Ресторатор, РСТ: Магнаъ, Автоматизована система управління рестораном (АСУР), АСТОР: Ресторан 4.0 Проф., типові рішення 1С-Парус, Парус-Ресторан 7, Магія, Штрих-М: Ресторан, В 52.

Ресторан «Хінкалі» у своїй діяльності використовує систему 1С. Проведене дослідження показало, що встановлена система 1С в ресторані «Хінкалі» передбачає автоматизацію об’єднаних у єдину схему облікових, виробничих, маркетингових та управлінських процесів. Кожна система виконує дві основні функції: автоматизації процесу обслуговування у залі за допомогою модулю “фронт-офіс”, автоматизації обліку та контролю за допомогою “бек-офісу”. Перший модуль відповідає за діяльність залу та прийом гостей, другий – слідкує за рухом продукції. Всі модулі пов’язані у локальній мережі та постійно обмінюються даними як у режимі реального часу (онлайн), так і за заданим графіком (оффлайн).

Системи 1С спроможна автоматизувати робочі місця офіціанта, бармена, касира, менеджера залу, кухаря, завідувача виробництвом, менеджера закупівель, маркетолога, бухгалтера, фінансового директора, управляючого рестораном. Система, що використовує «Хінкалі» є багатофункціональною, до їх складу входять підсистеми: логістики, обліку виробництва страв та напівфабрикатів, організації продаж, підготовки звітів, управлінського обліку та аналізу, фінансів, маркетингу, управління персоналом, реплікації даних, регламентації прав доступу користувачів до інформації системи, обліку даних про зовнішніх контрагентів. 

Розглянемо окремо можливості системи 1С, що використовується в ресторані:

1. FRONT (для терміналу), який призначений для роботи барменів і офіціантів та має наступні особливості:

• інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, який дозволяє прискорити процес оформлення замовлення;

• робота з терміналом полягає у виборі необхідних столиків, страв або напоїв шляхом дотику до екрану комп'ютера;

• по закінченню формування замовлення з будь-якого пос-терміналу замовлення друкується на кухонний принтер і бар, що дозволяє прискорити процес виконання замовлення;

• за допомогою фронту виконуються завдання резервування столиків, робота із знижками, а також робота з касою.

2. Консоль адміністратора (для комп'ютера адміністратора) – призначена для:

• Настройки: користувачів, залів, конфігурації робочих місць, валюти і типів оплат, модифікаторів, меню, розкладів, обміну даними.

• Формування дисконтно-платіжної системи: знижки, бонуси, платіжні карти, розширені дані про клієнта, можливість налаштування знижок на певні відділи і товари.

• Формування статистичних звітів

• Формування основних категорій звітів: загальних, виручки, продаж, видалення і відміни, дисконтної системи, почасових звітів, по днях, по категоріях.

Проаналізувавши 1С в ресторані «Хінкалі» розглянула основні можливості системи:

1. Облік товарних залишків в розрізі складів, товарів, партій і постачальників товару. Оптова і роздрібна схеми зберігання залишків.

2. Облік тари як поворотною, так і купувальною.

3. Облік комплектів: комплектація і розкомплектація наборів.

4. Інвентаризація товарних залишків в розрізі складів, товарних груп.

5. Автоматичне списання партій по методах FIFO, LIFO, FEFO, LEFO. Сумовий облік товарних залишків.

6. Облік операцій громадського харчування: калькуляція, реалізація громадського харчування, оброблення сировини, технологічні карти, акти закупівлі.

7. Гнучкий механізм ціноутворення, категорійності цін і покупців. АВС-аналіз продажів.

8. Могутній механізм формування прайс-листа, можливе ведення паралельно декількох версій прайс-листа. Вибір категорій цін, валют при друці прайс-листа, виведення залишків або позначок в прайс-листі.

9. Гнучка система настройки підключення до торгового устаткування, а саме: сканери штрих-кодів, касові системи, POS-системи, вагове устаткування і інше.

10. Аналіз націнки продажів в розрізі покупців, товарів і товарних груп, постачальників, дисконтних карт.

11. Облік дисконтних карт, аналітика з накопиченого продажу.

12. Резервування товарних залишків; планування закупівель і продажів. Аналіз цін постачальників з метою визначення оптимального.

13. Облік взаєморозрахунків з постачальниками і покупцями, контроль прострочених боргів.

14. Облік вхідних і вихідних податкових накладних, реєстр податкових накладних з вивантаженням в систему підготовки звітності ЗВІТ.

15. Підключення до систем клієнт-банк різних форматів.

16. Автоматичне закриття документів операції (так званих «замовлень») по методу FIFO.

17. Ведення касових операцій, касова книга.

18. Облік операцій підзвітної суми.

19. Автоматичний розрахунок заробітної плати, необмежена кількість видів нарахувань і утримань, можливість завдання алгоритму розрахунку в режимі 1С: Підприємство. Табелювання робочого часу співробітників.

20. Ведення багатофірмового обліку в одній базі даних як роздільно, так і консолідовано. Розділення обліку за типами обліку.

21. Ведення обліку залишків і рухів в різних валютах.

22. Формування фінансового результату діяльності компанії.

Отже, підсумовуючи вищесказане,можемо зробити висновок,що організація харчування в ресторані при готелі «Селена»– дуже важливий чинник обслуговування відвідувачів готелю, що впливає на кількість відвідувачів і завантаження готелю.

Ресторан «Хінкалі» в готелі «Селена» сприяє залученню додаткових доходів готелю. Дуже важливо правильно організувати діяльність ресторану в готелі, щоб відвідувачам було затишно і комфортно, і щоб їм знову і знову хотілося прийти і відпочити саме в цьому ресторані. Тому, мною було запропоновано вирішення проблем розвитку ресторанного господарства, головною з них було виділено автоматизацію громадського харчування, тому для покращення автоматизації ресторану «Хінкалі» необхідно:

• Покращити обізнаність користування системи всіма працівниками рестору «Хінкалі».

• Набрати спеціально вивчений персонал по програмуванню системи 1С.

• Слідкувати за налаштуваннями програми та час від час коригувати її;

• Слідкувати за розвитком інформаційних технологій «ІТ» та за можливості покращувати обрану версію системи в ресторані.

• Обновлювати застарілу комп’ютерну техніку, для повної віддачі системи.

Всі запропоновані пропозиції покращуть систему автоматизації в ресторані «Хінкалі».

2.3 ДОСЛІДЖЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЦЕНТРУ У

РЕСТОРАНІ «ХІНКАЛІ»

В ресторані «Хінкалі» діє спеціальний інформаційний центр. Він входить до структури управління готельним комплексом і підпорядковується технічному директору. Взагалі, він складається з чотирьох технічних співробітників, що забезпечують цілодобову підтримку та інформаційне забезпечення різних служб і відділів готельного комплексу. Постійно два співробітники здійснюють контроль.

Розглянемо обов'язки технічного персоналу:

- обслуговування і технічна підтримка автоматизованої інформаційної системи;

- ремонт, диспетчеризація, контроль за вхідною інформацією;

- забезпечення он-лайнового зв'язку, програмне забезпечення, контроль і забезпечення безпеки ресторану «Хінкалі»;

- контроль за вільнимі місцями і фінансовими зловживаннями, попередження різноманітних загроз;

- оперативне управління персоналом ресторану «Хінкалі»;

- реєстрація і управління інформаційними та матеріальними потоками ресторану;

- обслуговування і підтримка сервера, електронної пошти та забезпечення зв'язку з Інтернетом;

- обслуговування і підтримка в робочому стані комп'ютерної техніки, встановлення, настроювання;

- обслуговування і супроводження придбаних програмних продуктів; підтримка і ведення бази необхідних даних;

- розробка і поновлення офіційного web-сайту ресторану;

- впровадження інформаційних технологій у виконавську практику, створення і поновлення баз даних;

- консультативна допомога співробітникам з питань використання інформаційних технологій у їхній роботі;

- програмно-технічне обслуговування мережі;

- передання інформації, здійснення поточного спостереження, аналіз інформації і представлення результатів керівнику відділу;

- контроль витрат води, тепла, електроенергії та ін.;

Отже проаналізувавши діяльність інформаційного центру ресторану «Хінкалі» бачимо, що діяльність комп’ютерних систем злагоджена, і під постійним наглядом спеціальних співробітників.

Постійно відбувається пошук оновлення баз системи для її покращення, та більш швидкого використання.

РОЗДІЛ 3. ШЛЯХИ ПІДВИЩЕННЯ РІВНЯ АВТОМАТИЗАЦІЇ

ТЕХНОЛОГІЧНИХ ПРОЦЕСІВ НА ПІДПРИЄМСТВІ

РЕСТОРАННОГО ГОСПОДАРСТВА «ХІНКАЛІ»

3.1 Значення систем автоматизації для роботи підприємства

ресторанного бізнесу.

Автоматизація ресторану «Хінкалі» надає реальну допомогу у виконанні багатьох функцій, виконуваних різними співробітниками підприємства - технологами, кухарями, завідуючими виробництвом, калькуляторами, комірниками, бухгалтерами, відповідальними за різні ділянки обліку. Система автоматизації в ресторані «Хінкалі» дозволяє контролювати бізнес від моменту закупівлі продуктів до розрахунку на касі з клієнтом.  Багато в чому успіх визначають відмінний сервіс та оперативна робота персоналу. Сьогодні поєднання швидкості і якості стало реальним завдяки можливостям автоматизації ресторану.

Праналізувавши діяльності ресторану «Хінкалі» відзначила основні проблеми у його діяльності:

• У керівництва немає повного уявлення, які страви і напої бажають клієнти.

• які непопулярні страви необхідно виключити з меню, в який день тижня пік відвідувань, а коли - затишшя

• кому з офіціантів відвідувачі віддають перевагу і багато ін.

• гостро стоять питання бухгалтерського та оперативного обліку реалізації і виготовлення страв.

Для вирішення всіх цих завдань необхідне покращення автоматизації, що дозволить ефективно управляти, прискорити процес обслуговування і зменшити можливості зловживань з боку персоналу (в першу чергу крадіжки). 

Отже,хочу відзначити основні переваги покращення автоматизації в ресторані «Хінкалі»: 

• оперативне планування закупівель, виробництва, продажу; 

• облік комплексних обідів і типів харчування, облік спецій, облік продуктів за термінами зберігання, облік сезонності споживання; 

• ведення регламентного і управлінського обліку в єдиній інформаційній базі; 

• обмін даними з різними фронт-офісними системами; 

- звітність: управлінський баланс, стан замовлень покупців і постачальникам, ABC-привабливість продажів, XYZ-привабливість контрагентів;  - роботу з дисконтними і клубними картами. 

Покращення автоматизації ресторану - це комплексна задача, при розв'язанні якої потрібно вирішувати цілий ряд питань оперативного обліку, аналізу і планування торгових операцій, поставки обладнання та програмного забезпечення, забезпечивши тим самим ефективне управління.  Постійне вдосконалення автоматизації є необхідною в сучасних конкурентних умовах. 

Розглянемо переваги від покращення автоматизації:

По-перше, значно скорочуються витрати на обробку та аналіз інформації, із-за застосування спеціалізованого торгівельного обладнання та системи штрих-кодування. 

По-друге, з'явиться можливість оперативного планування закупівель, використовуючи різні прості в розумінні та наочні звіти. Програма сама підкаже, що потрібно і коли купувати. 

По-третє, завжди можна контролювати всі бізнес-процеси в ресторані, отримуючи різні аналітичні звіти.